Parmi les nombreuses autres leçons difficiles que la pandémie de COVID-19 a enseignées aux entreprises, il y a celle-ci : La gestion des risques liés aux fournisseurs est devenue encore plus complexe qu'auparavant. Une complexité effrayante, en fait, qui la rend encore plus essentielle.
Selon Jay G. Fitzhugh, responsable de la réglementation chez Mitratech, le passage rapide au travail à domicile a créé une nouvelle galaxie de risques de non-conformité pour les entreprises.
"L'un des nouveaux problèmes les plus répandus", souligne-t-il, "est que nous voyons maintenant des employés opérer sur des réseaux domestiques et des routeurs qui sont partagés avec d'autres personnes dans la maison. Leurs enfants jouent à des jeux, par exemple, tandis que quelqu'un d'autre regarde un service de streaming, et toutes sortes de ports s'ouvrent qui pourraient permettre à des acteurs malveillants d'entrer par le biais de leur modem."
Les stratégies de protection des données d' une organisation doivent donc être adaptées pour refléter la façon dont les données professionnelles gérées à distance bénéficient des protections appropriées. Par exemple, le cryptage et les filtres de courrier électronique mis en place pour détecter les données confidentielles, l'approvisionnement en matériel pour le personnel à domicile et l'utilisation de plates-formes de collaboration sécurisées. Même la gestion des politiques et des procédures en ces temps très dynamiques devrait utiliser des solutions capables de relever le défi.
Des dimensions sans précédent dans la gestion du risque fournisseur
Ce n'est qu'un des domaines que Jay et Adrian Rodriguez, vice-président, responsable des contrôles internes chez Amerant Bancorp, et Hector Jimenez, directeur de la gestion des risques opérationnels et des risques liés aux fournisseurs chez Sterling National Bank, aborderont lors de leur session Interact 2020, intitulée " Gestion des risques liés aux fournisseurs" : Le moment est venu.
Comme le souligne Jay, "les gens s'attendaient à ce que ce soit temporaire ; que se passera-t-il si nous fonctionnons encore de cette manière dans quelques mois, ou l'année prochaine ?" La session se concentrera, en partie, sur la façon dont les équipes de RH et de conformité peuvent se concentrer sur cette possibilité, et sur les mesures qu'elles peuvent prendre dès aujourd'hui pour gérer le problème.
Parmi les autres défis à relever ? Les gens deviennent plus complaisants lorsqu'ils travaillent à domicile, et peuvent se laisser aller à de mauvaises habitudes et à des comportements décontractés. Zoom, qui est devenu si répandu, peut exposer les organisations à la présence de rôdeurs du chat vidéo qui attendent d'écouter des conversations confidentielles. Les politiques et les mesures de protection doivent prendre en compte ces problèmes, en particulier lorsqu'il s'agit de fournisseurs tiers : Qui invitent-ils à participer à des chats Zoom concernant votre entreprise ?
Nos meilleures intentions ne suffisent pas
Comme l'explique Jay, les meilleures intentions de chacun peuvent s'éloigner de la réalité à un moment comme celui-ci. Les cadres et les employés doivent se rappeler que de nouveaux problèmes surgissent, qu'ils n'avaient pas besoin d'aborder auparavant, comme la manière de sécuriser les livraisons de documents confidentiels sans contact. Dans les services financiers, l'accent a été mis immédiatement sur la liquidité de la base de clients, et non sur les questions opérationnelles, de sorte que des raccourcis ont été pris dans l'intervalle, ce qui peut avoir des conséquences désastreuses.
La continuité des activités est, nous rappelle-t-il, "comme changer le pneu d'un véhicule en mouvement". De multiples mesures doivent être prises au niveau de l'organisation pour inculquer les meilleures pratiques dans le domaine de l'écoute et de la connaissance. Entre-temps, la question se pose de savoir comment reprendre le travail qui a été mis de côté : Audits et examens, mises à jour opérationnelles et technologiques, et bien plus encore. "Combien de temps peut-on retarder le retard ?
À la lumière de tout cela, quelles sont les questions qu'une organisation doit se poser au sujet de ses efforts de gestion des risques liés aux fournisseurs, selon M. Jay ?
- Avez-vous constaté des incidences sur le soutien requis de la part de vos fournisseurs tiers sous contrat direct ?
- La pandémie a-t-elle entraîné une intensification de l'évaluation des fournisseurs tiers essentiels et importants ?
- Avez-vous fait preuve de la diligence requise à l'égard des tiers qui soutiennent des processus ou des produits critiques et matériels ?
- Un examen approfondi des fournisseurs est-il suffisant ? Si ce n'est pas le cas, existe-t-il une raison pratique ou une règle pour aller au-delà d'un examen approfondi ?
- Dans quelle mesure évaluez-vous la viabilité financière de vos principaux fournisseurs, compte tenu de l'impact financier des trois ou quatre derniers mois ?
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