HotDocs permet de créer d'extraordinaires systèmes d'automatisation des documents en ligne depuis près de quinze ans, d'abord via HotDocs Server, et plus récemment via HotDocs Document Services et HotDocs Cloud Services. Il prend en charge des méthodes innovantes de prestation de services qui combinent la puissance de l'intelligence artificielle et de la distribution en réseau.
Pour les prestataires de services juridiques, l'assemblage en nuage ne rend pas seulement la création de documents plus pratique ; il ouvre de nouvelles voies pour répartir le travail entre les ressources les plus appropriées. Les applications documentaires des portails en ligne permettent de fournir des services complets ou non. Les clients peuvent remplir des questionnaires et produire des projets avec ou sans l'aide d'un avocat.
La plupart des applications de rédaction de documents - en ligne ou non - impliquent toujours des utilisateurs solitaires. Une personne à la fois interagit avec le logiciel pour saisir des informations ou générer des documents. Parfois, les personnes travaillent à tour de rôle sur la même affaire ou la même transaction. Par exemple, un avocat demande à sa secrétaire de saisir des données de base. Il peut aussi demander à ses clients d'interagir avec des questionnaires intelligents via un extranet afin de réduire le coût de la collecte de données et de fournir des conseils de base.
Ces transferts soulèvent des possibilités intéressantes, telles que les "modèles conçus pour deux", dans lesquels des expériences différentes apparaissent en fonction du rôle de l'utilisateur en tant que client ou prestataire de services. Les versions des questionnaires intelligents destinées aux clients - ou des sites et des applications entiers - peuvent utiliser un vocabulaire approprié et être personnalisées. La langue elle-même peut être modifiée - par exemple de l'anglais au japonais - en fonction du profil de l'utilisateur ou de ses préférences momentanées.
Imaginez un système de planification successorale dans lequel les avocats verraient cela :
après que les clients ont fourni des informations de base et des décisions provisoires dans une telle interface :
(Cet exemple est basé sur une application Legal Systematics SpeedMatters™).
Ce scénario séquentiel client/avocat est un exemple de "coproduction" du travail juridique.
La coproduction est aujourd'hui pratiquée dans les services juridiques des entreprises qui mettent à la disposition du personnel de terrain des assembleurs de contrats à monter soi-même. Et dans les contextes à but non lucratif, pro bono et "low bono", où les personnes qui n'ont pas les moyens de s'offrir les services d'avocats au tarif commercial profitent de services dégroupés tels que le ghostwriting.
Les systèmes documentaires peuvent également être conçus pour permettre aux juristes de travailler ensemble. Par exemple, ils peuvent être modulaires pour permettre aux spécialistes de se concentrer sur des aspects distincts d'une transaction importante : les experts en fiscalité ici, les gourous du droit de l'environnement ici, les spécialistes de la propriété intellectuelle ici. L'avocat principal peut examiner les données consolidées et procéder aux derniers ajustements. De tels systèmes peuvent utilement soutenir la relation partenaire/associé. Les associés peuvent effectuer une grande partie de la configuration des réponses et de la rédaction, tandis que les partenaires qui les supervisent peuvent accéder aux fonctionnalités pour une révision rapide et des commentaires.
La pratique virtuelle et l'e-juridisme sont loin d'être des propositions tout ou rien. La plupart d'entre nous continueront (heureusement) à participer à des réunions en personne dans un avenir indéterminé. Mais il est de plus en plus pratique d'interagir avec des clients, des collègues, des contreparties et des décideurs par le biais des médias électroniques. Et ces médias ne se contentent pas de surmonter les limites de temps et d'espace. Ils permettent des formes riches d'engagement humain, dont certaines sont impraticables, voire impossibles, dans le monde physique.
Marc Lauritsen, auteur de The Lawyer's Guide to Working Smarter with Knowledge Tools (Le guide de l'avocat pour travailler plus intelligemment avec les outils de connaissance)Marc Lauritsen est président de Capstone Practice Systems et de Legal Systematics. Il est membre du College of Law Practice Management et copréside le groupe de travail sur l'eLawyering de l'American Bar Association.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
