L'OFCCP insuffle une nouvelle vie à son programme FAAP, qui est resté largement inactif depuis que les AAP fonctionnels ont été autorisés pour la première fois en 2000. De nombreuses entreprises peuvent désormais trouver la structure du FAAP attrayante. Mais la question demeure : la structure du FAAP convient-elle à votre entreprise ?

Qu'est-ce qu'un plan fonctionnel d'action positive ?

Les FAAP ne sont pas nouveaux, mais ils constituent l'une des options les moins connues en matière de conformité à l'OFCCP. Seule une petite fraction des entrepreneurs et sous-traitants concernés choisissent chaque année de structurer les PAA en fonction de critères fonctionnels.

Les FAAP constituent une alternative au cadre du PAA basé sur l'établissement. Plutôt que de lier les plans à un lieu physique spécifique, les FAAP sont structurés selon des lignes fonctionnelles distinctes. Ils sont destinés aux entreprises qui sont organisées, au moins en partie, en unités ou fonctions commerciales indépendantes, qui ont leurs propres structures de reporting et de gestion. (Les entreprises peuvent utiliser une combinaison de PAA basés sur l'établissement et de PAA fonctionnels pour couvrir leurs employés). Les PAAF sont destinés à mieux refléter et saisir la manière dont les décisions en matière d'emploi sont prises dans ces organisations. Ils permettent à un PAA de couvrir de vastes zones géographiques, liées entre elles par le fonctionnement fonctionnel.

Les employeurs doivent obtenir l'approbation préalable de l'OFCCP avant de mettre en œuvre les FAAP. Une demande formelle est requise, avec des détails sur la structure organisationnelle de l'entreprise et son plan de mise en œuvre des FAAP. En cas d'approbation, l'entreprise conclut un accord écrit avec l'OFCCP pour une période déterminée.

Historique des FAAP

Les FAAP sont apparus lorsqu'il est devenu évident que certaines structures d'entreprise ne correspondaient pas à un modèle de PAA fondé sur l'établissement. Depuis les années 1960, les entreprises ont grandi en taille et en étendue géographique, et peuvent opter pour des modèles de gestion décentralisés. L'augmentation du nombre d'employés travaillant à distance ou en télétravail a encore compliqué les plans basés sur l'établissement.

L'autorisation formelle des FAAP est apparue en 2000, lorsque l'OFCCP a révisé sa réglementation sur les PAA. La référence à une structure de plan fonctionnel était discrète et vague :

41 C.F.R. §60-2.1(d)(4). Le règlement précise ensuite que :

Après l'adoption de la section 60-2.1(d)(4), les contractants ont demandé davantage d'informations sur la manière dont cet AAP "non-établissement" pouvait être mis en œuvre. Pour répondre à ces questions, Charles E. James, Sr, alors secrétaire adjoint au respect des contrats fédéraux sous la présidence de George W. Bush, a publié la directive 254 en 2002. La directive 254 définit une procédure par laquelle les contractants peuvent demander l'approbation d'un système de PAA fonctionnel.

 Les entrepreneurs ont également été dissuadés de participer aux FAAP en raison de l'obligation d'audit, qui impose au moins un audit de l'OFCCP pendant la durée de l'accord FAAP.

Les orientations de l'OFCCP sur les FAAP ont depuis été modifiées à de nombreuses reprises, notamment en 2011, 2013 et 2016. Malgré ces changements, les entrepreneurs ont exprimé leur confusion et leur frustration à l'égard de certains aspects du programme FAAP. L'une des principales plaintes est que les agents de conformité sur le terrain ne savent pas comment vérifier un FAAP, en particulier lorsqu'il s'agit de chantiers. Les entrepreneurs ont également été dissuadés de participer aux FAAP par l'obligation d'audit, qui impose au moins un audit de l'OFCCP pendant la durée de l'accord FAAP.

Les changements de juin 2019 : Un FAAP plus convivial

L'OFCCP a été un foyer d'activité sous la direction du directeur Craig Leen. Ce dernier a exprimé son objectif de faire de l'OFCCP une organisation plus efficace et plus transparente. Dans le cadre de cet effort, l'OFCCP a remanié le processus FAAP. La réforme est intervenue par le biais de la directive 2013-01, révision 2, qui est entrée en vigueur le 20 juin de cette année. Les changements apportés par la directive rendent le processus FAAP plus accessible et plus avantageux pour les entrepreneurs.

Parmi les aspects les plus remarquables de la directive 2013-01 Rev. 2, on peut citer les suivants :

• • Les accords FAAP ont une durée de 5 ans, contre 3 ans auparavant. Cela réduit la charge administrative des entreprises liée au processus de renouvellement de la demande.

• • L'OFCCP prendra des décisions sur les demandes de FAAP dans un délai de 60 jours. Auparavant, il ne disposait d'aucun délai pour agir. Ce nouveau délai aide les entrepreneurs à travailler rapidement pour remplir leurs obligations en matière d'AA.

• • L'OFCCP n'exige plus qu'un contractant FAAP fasse l'objet d'un audit pendant la durée du FAAP. Cela élimine l'un des principaux obstacles auxquels se heurtent de nombreuses entreprises qui optent pour le FAAP.

• • L'OFCCP ne tiendra pas compte des antécédents d'une entreprise en matière de conformité lorsqu'elle examinera une demande de participation à un programme FAAP. Cela permet aux entreprises dont le dossier n'est pas parfait de passer aux FAAP s'ils conviennent mieux à la structure de l'entreprise.

• Après un audit du FAAP, l'unité bénéficie d'un délai de grâce de 36 mois pour les audits futurs. C'est un an de plus que le délai de grâce accordé aux régimes d'établissement. Il s'agit peut-être là de la plus grande incitation pour les employeurs à envisager les FAAP.

Faut-il poursuivre les FAAP ?

À la lumière des changements apportés par l'OFCCP aux FAAP, les entreprises doivent procéder à de nouvelles évaluations pour déterminer si le modèle est adapté à leur organisation.

La première considération est de savoir si l'entreprise est éligible aux FAAP. Seules les entreprises véritablement structurées selon des lignes fonctionnelles se verront accorder une autorisation par l'OFCCP. L'entreprise doit avoir des secteurs d'activité ou des unités qui fonctionnent de manière autonome, avec des pratiques et des décisions identifiables en matière de personnel, qui se distinguent des autres parties de l'activité de l'employeur. Une fonction suffisamment distincte aura son propre responsable, plutôt que de relever d'une hiérarchie centralisée. En outre, chaque fonction proposée doit compter au moins 50 employés (contrairement aux PAA d'établissement, pour lesquels l'employeur peut choisir de préparer des plans plus petits).

Si les exigences de base sont satisfaites, les entrepreneurs doivent décider si les FAAP ont un sens stratégique. Les FAAP permettront-ils à l'entreprise de mieux se défendre contre les audits ?

Plusieurs considérations influencent la dichotomie FAAP/Établissement. Par exemple :

• • Nombre de plans : Combien de PAA l'entreprise devrait-elle créer dans l'une ou l'autre approche ?

• • Taille des plans : Les FAAP se traduiraient-ils par des plans significativement plus grands ou plus petits qu'une approche fondée sur l'établissement ?

• • Coût administratif : Qu'impliquera le passage d'un système d'établissement à un système FAAP, ou à une combinaison de PAA et de FAAP ?

• • Accès aux dossiers et aux données : Au cours d'un audit, l'OFCCP a accès aux témoins et aux informations dans le cadre du plan. Dans un système FAAP, cela pose-t-il des problèmes compte tenu de l'étendue de l'activité ?

• • Probabilité d'un audit : Bien qu'un audit ne soit plus requis au cours d'un accord FAAP, les chances semblent s'accumuler contre les entrepreneurs FAAP. L'OFCCP a envoyé des CSAL à 66 FAAP fin 2018, et à 72 FAAP en mars 2019. En 2018, l'OFCCP avait 71 accords FAAP actifs (le chiffre actuel n'est pas connu). Les chances d'être contrôlé semblent donc beaucoup plus élevées avec les FAAP.

• Risque juridique : compte tenu de ce qui précède, quelle est la probabilité que l'entreprise fasse l'objet d'un audit dans le cadre de l'une ou l'autre approche ? Comment l'entreprise se comporterait-elle lors d'un contrôle ? N'oubliez pas que les régimes de petite taille sont généralement préférés du point de vue de l'audit, à la fois parce que les statistiques sont plus favorables et parce que le nombre potentiel de "victimes" est réduit.

Chaque entreprise parviendra à sa propre conclusion quant à l'adéquation des FAAP à son organisation. Il sera intéressant de voir, au fil du temps, si les récents changements apportés par l'OFCCP augmentent la popularité du programme.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.