Analyse : selon une étude, les directeurs juridiques doivent davantage privilégier les honoraires forfaitaires

Par Aaron Kotok et Michael Williams

Cet article a été publié à l'origine dans The American Lawyer. Reproduit avec l'autorisation de l'auteur.

Nous avons tous beaucoup entendu parler de la façon dont divers modes de rémunération, en particulier les honoraires forfaitaires, vont bouleverser le secteur juridique. Ces dernières années, plusieurs services juridiques sophistiqués se sont largement engagés à utiliser des modes de rémunération alternatifs avec leurs cabinets d'avocats. Pourtant, les honoraires forfaitaires sont loin de détrôner la pratique bien ancrée des cabinets d'avocats consistant à facturer à l'heure. Si les honoraires forfaitaires sont clairement meilleurs, comme nous l'entendons dire depuis plus de 15 ans par leurs défenseurs, alors pourquoi la facturation à l'heure est-elle toujours aussi répandue ?

Bien sûr, les aspects économiques des cabinets d'avocats jouent un rôle : avec des honoraires fixes, ce sont eux qui supportent le coût de toute inefficacité. Une autre raison est que les vieilles habitudes ont la vie dure. Dans le secteur juridique, et au-delà, même les meilleures idées peuvent mettre un temps incroyablement long à s'imposer. (Pour en savoir plus sur ce point, nous vous recommandons les écrits de Bill Henderson sur la diffusion des innovations et les articles colorés de Casey Flaherty sur la lenteur de l'adoption des technologies supérieures.) Cela dit, la raison peut-être encore plus importante de la lente progression des honoraires forfaitaires est que personne n'a répondu à la question la plus importante de toutes : les honoraires forfaitaires fonctionnent-ils réellement ?

Certains directeurs juridiques avec lesquels nous travaillons dans le cadre d'AdvanceLaw (un marché fermé où les directeurs juridiques membres partagent des données de performance afin de sélectionner des conseillers juridiques externes) ne jurent que par les honoraires forfaitaires, tandis que d'autres hésitent à franchir le pas. Les détracteurs soulignent que si les honoraires forfaitaires offrent une prévisibilité budgétaire, les cabinets les fixent avec une marge, ce qui augmente le coût total. Pire encore, certains directeurs juridiques craignent que leur cabinet d'avocats ne confie les dossiers à honoraires forfaitaires à une « équipe B », car les revenus du cabinet sont assurés, quelle que soit la qualité ou le résultat. En fait, nous avons récemment demandé à un groupe de juristes d'entreprise de différentes sociétés ce qui les empêchait d'utiliser davantage les honoraires forfaitaires. La réponse la plus fréquente, citée par 49 % des personnes interrogées, était la crainte que la qualité en pâtisse si des honoraires forfaitaires étaient utilisés. (La deuxième réponse, citée par 33 % des personnes interrogées, était que les cabinets d'avocats ne les proposaient pas assez souvent.)

La qualité du travail souffre-t-elle lorsque les cabinets d'avocats travaillent à un tarif forfaitaire ? On pourrait penser que nous devrions déjà le savoir, car le secteur parle depuis longtemps des tarifs forfaitaires, mais tout ce que nous savons provient soit d'anecdotes, soit de sondages d'opinion. L'expérience GC Thought Leaders examine la satisfaction interne (en termes de coût, de qualité, de réactivité, d'expertise, etc.) à l'égard du travail juridique réellement effectué. Elle est donc conçue pour nous en apprendre davantage qu'un sondage d'opinion ne pourrait jamais le faire. La recherche analyse les différences entre les dossiers qui obtiennent des notes élevées et ceux qui obtiennent des notes faibles, à l'aide d'une analyse de régression. L'objectif est de mieux comprendre une question importante : quelles sont les pratiques des cabinets d'avocats et des clients qui permettent d'obtenir un travail juridique de grande qualité ?

Dans cet article, nous examinons si les honoraires forfaitaires génèrent de meilleurs ou de moins bons résultats pour les cabinets d'avocats en matière juridique que les honoraires horaires. Nous avons appris des choses surprenantes et passionnantes.

Question 1 : Quel est l'effet des honoraires forfaitaires sur le coût et la qualité ?

Commençons par la conclusion. Après avoir examiné 1 400 dossiers juridiques provenant de 400 cabinets d'avocats et de 28 de nos clients (par exemple, Mastercard, Keurig, Nike, Molson Coors, Panasonic — la liste complète des clients participant à l'expérience est disponible ici), nous avons constaté que les honoraires forfaitaires réduisent effectivement les coûts pour les clients, sans nuire ni améliorer la qualité. En un mot, les honoraires forfaitaires fonctionnent.

Tout d'abord, examinons les coûts. Nous savons si chacune des affaires juridiques examinées a fait l'objet d'honoraires forfaitaires ou horaires. Nous savons également comment le client a évalué la rentabilité de la représentation. Nous avons donc cherché à savoir si les affaires facturées à l'heure étaient plus ou moins rentables que celles facturées à un tarif forfaitaire. (Nous n'avons pas comparé les coûts en dollars, car les affaires n'étaient pas identiques.)

Dans l'ensemble de ce vaste groupe de questions juridiques, les honoraires forfaitaires ont systématiquement offert un meilleur rapport coût-efficacité que les tarifs horaires. Les notes moyennes étaient respectivement de 4,34 et 4,21 (sur 5). Bien que ces différences semblent minimes, elles sont statistiquement significatives avec un niveau de confiance de 95 %, en tenant compte d'autres variables. Une grande partie de ces écarts de performance s'explique par le fait que les affaires traitées à un tarif horaire sont beaucoup plus susceptibles d'entraîner des coûts très décevants. Par exemple, les clients ont attribué une mauvaise note (2 ou moins) à 5 % de toutes les affaires facturées à l'heure en termes de rapport coût-efficacité, contre seulement 1 % des affaires facturées à un tarif forfaitaire. En d'autres termes, seule une affaire sur 100 facturée à un tarif forfaitaire a obtenu une mauvaise note en termes de rapport coût-efficacité, contre une sur 20 pour les honoraires horaires.

Il est intéressant de noter que les honoraires fixes pour les portefeuilles de travaux obtiennent des scores encore plus élevés en matière de rentabilité. Cependant, cela n'est pas statistiquement significatif, car nous travaillons à partir d'un ensemble de données plus restreint ; seulement 1,5 % des 1 400 affaires juridiques faisaient l'objet d'honoraires fixes pour un portefeuille de travaux.

Une analyse intéressante et connexe : nous voulions voir si les directeurs juridiques qui pensent que les honoraires forfaitaires fonctionnent bien dans leurs services (c'est-à-dire ceux qui ont une opinion favorable des honoraires forfaitaires) ont effectivement raison. Leurs juristes internes sont-ils plus satisfaits du rapport coût-efficacité (pour le travail rémunéré à un tarif forfaitaire) que ceux d'autres services dont les directeurs juridiques ne croient pas aux honoraires forfaitaires ? Non seulement la réponse est non, mais les juristes internes dont les directeurs juridiques ont une opinion très favorable des honoraires forfaitaires sont en réalité légèrement moins satisfaits des honoraires forfaitaires que les juristes internes d'autres équipes (bien que cette différence ne soit pas statistiquement significative). Tout cela souligne à quel point les données des sondages d'opinion sont peu fiables. En d'autres termes, les directeurs juridiques ne savent même pas si les honoraires forfaitaires fonctionnent dans leurs propres services juridiques.

Pour en revenir au sujet principal, les honoraires forfaitaires globaux sont en réalité plus rentables que les honoraires horaires. Cela n'allait pas de soi, car de nombreux clients soupçonnent les cabinets d'avocats de fixer des honoraires forfaitaires avec une marge de sécurité. Mais bien sûr, la grande crainte concernant les honoraires forfaitaires concerne la qualité du service. Pour y répondre, nous avons mesuré la perception des juristes d'entreprise concernant la réactivité des cabinets d'avocats, la qualité du travail, l'expertise juridique, l'orientation vers les solutions et plusieurs autres variables qui témoignent de la qualité du service dans notre ensemble de données portant sur 1 400 affaires juridiques. Comme indiqué ci-dessus, les affaires juridiques facturées à un tarif forfaitaire n'obtiennent pas nécessairement des scores plus élevés ou plus faibles que celles facturées à l'heure sur ces indicateurs de qualité de service. Nous n'avons trouvé aucune relation statistiquement significative. Ainsi, en moyenne, dans l'ensemble de notre base de données, la qualité du service est la même avec les honoraires forfaitaires, et les clients sont plus satisfaits de leurs factures.

Mais une question importante se pose ensuite : « Quand les honoraires forfaitaires sont-ils les plus efficaces ? »

Question 2 : Qu'est-ce qui fait que les honoraires forfaitaires fonctionnent ?

Il existe un sentiment largement répandu selon lequel les honoraires forfaitaires ne fonctionnent que dans le cadre d'une relation de confiance à long terme entre le client et le cabinet. Cela semble raisonnable et difficile à contester. Nos données suggèrent toutefois le contraire : nous n'avons pas constaté que la durée de la relation client-cabinet (ou le degré de confiance d'un directeur juridique envers un cabinet, ou le montant des dépenses engagées auprès d'un cabinet) améliorait l'efficacité des honoraires forfaitaires. Cela nous semble très important dans le cadre de la réflexion sur l'adoption des honoraires forfaitaires, car les clients et les cabinets d'avocats invoquent souvent la nécessité d'une relation de confiance parfaite comme obstacle à l'essai des honoraires forfaitaires.

Il convient de noter que cela correspond à notre expérience globale chez AdvanceLaw. Lorsque nous examinons les dossiers et les portefeuilles de nos directeurs juridiques dans notre activité principale (où les directeurs juridiques transfèrent en grande partie leur travail vers de nouveaux cabinets d'avocats), une part importante du travail est rémunérée à un tarif forfaitaire. Et, dans l'ensemble, nous avons constaté une satisfaction particulièrement forte de la part des clients, tant en termes de coût que de qualité.

Cela dit, en examinant à nouveau l'ensemble des données, nous constatons qu'un facteur est beaucoup plus important que les autres : l'expérience interne en matière d'honoraires forfaitaires. Les services qui recourent plus fréquemment aux honoraires forfaitaires obtiennent de meilleurs résultats (tant en termes de coût que de qualité). Nous estimons qu'il s'agit là d'une conclusion importante, car certains juristes internes qui essaient les honoraires forfaitaires sont susceptibles de les abandonner prématurément, alors que les meilleurs résultats proviennent de la pratique et de l'expérimentation. Cette information pourrait encourager davantage de clients à faire un effort concerté pour adopter et expérimenter les honoraires forfaitaires.

Plus précisément, lorsque l'on compare les clients qui utilisent des honoraires forfaitaires pour 30 % ou plus de leurs services juridiques (ou des honoraires fixes pour leurs portefeuilles) à ceux qui les utilisent pour moins de 30 % de leurs services juridiques, le groupe le plus expérimenté obtient de bien meilleurs résultats avec les honoraires forfaitaires. Ils obtiennent un meilleur rapport coût-efficacité sur leurs honoraires forfaitaires (bien que cela ne soit pas statistiquement significatif) et de meilleurs indicateurs de qualité de service, en particulier en termes de réactivité (4,61 contre 4,39 sur 5) et de probabilité de recommander l'avocat (8,53 contre 7,99 sur 10), tous deux statistiquement significatifs. Les clients ayant plus d'expérience en matière d'honoraires forfaitaires constatent également des améliorations dans l'orientation des solutions proposées par les cabinets d'avocats et dans les résultats des affaires juridiques dans le cadre d'honoraires forfaitaires.

Tout cela renvoie à une autre constatation : les honoraires forfaitaires ne sont pas utilisés autant qu'on pourrait le croire.

Question 3 : À combien s'élèvent les frais fixes et à quoi servent-ils ?

Dans notre échantillon représentatif de 1 400 affaires juridiques, seulement 18,4 % ont été facturées selon des structures tarifaires non horaires (principalement forfaitaires). Ce chiffre est légèrement inférieur à ce que l'on pourrait attendre compte tenu de leur efficacité et de tout ce que l'on peut lire sur les honoraires forfaitaires. Ce faible taux d'utilisation s'explique peut-être par le fait que, dans notre secteur, nous manquons de données significatives sur leur efficacité réelle. Et, pour revenir au point précédent, les juristes d'entreprise les abandonnent peut-être trop tôt en raison de leurs mauvaises performances, alors qu'en réalité, le retour sur investissement des honoraires forfaitaires augmente avec la pratique.

Il peut également être utile pour les clients et les cabinets d'avocats de savoir dans quels domaines juridiques les clients sont les plus susceptibles de retenir les services d'un cabinet d'avocats dans le cadre d'un forfait. Les trois principaux domaines juridiques, par ordre décroissant, sont les suivants : la propriété intellectuelle (22,5 % des forfaits), le droit du travail et de l'emploi (13,3 %) et les fusions-acquisitions (10,2 %). Parmi toutes les affaires à honoraires forfaitaires, 17 % sont des litiges (et 83 % sont des affaires non contentieuses). Lorsque nous publierons notre étude finale (l'expérience Thought Leaders est en cours et nous collectons actuellement davantage de données), nous fournirons des tableaux contenant des données plus détaillées et plus précises dans ce domaine et dans d'autres.

Conclusion

Pour résumer les conclusions ci-dessus : les honoraires forfaitaires réduisent les coûts, n'affectent pas la qualité et ne nécessitent pas de relations longues ou de confiance. Mais surtout, ceux qui utilisent régulièrement les honoraires forfaitaires apprennent à mieux les utiliser. Les honoraires forfaitaires sont un outil qui devient plus efficace à mesure qu'il est adopté de manière plus large et plus approfondie.

Cela suggère que les honoraires forfaitaires devraient être davantage utilisés, non seulement en raison de leur efficacité, mais aussi en raison de leur potentiel. L'innovation que représentent les honoraires forfaitaires est-elle appelée à durer ? Nous le pensons : les honoraires forfaitaires, comme les autres alternatives à la facturation horaire, sont une bonne chose et ne cessent de s'améliorer.