Comment gérer les emplois permanents et limiter la responsabilité

Les offres d'emploi permanentes doivent-elles être traitées différemment des autres offres ?

La réponse rapide est « non », à condition toutefois que le processus de recrutement, de suivi des candidats et de sélection soit conforme. Tout d'abord, il serait utile de déterminer si les postes permanents sont vraiment si différents des autres postes vacants. Afin de nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la terminologie, voici comment je définis les deux types de postes aux fins du présent article. Notez également que j'utiliserai les termes « postes », « emplois », « offres d'emploi » et/ou « demandes » de manière interchangeable.

• Un poste Evergreen est une offre d'emploi ouverte qui n'est pas liée à un poste vacant spécifique.
• Une poste vacant est une demande ouverte pour un poste réellement vacant ou à pourvoir.

Les postes permanents sont généralement définis comme étant toujours ouverts. Ils tirent leur nom des arbres à feuilles persistantes, qui restent verts toute l'année. Les postes permanents sont généralement utilisés pour le sourcing et non pour le recrutement. Cependant, vous verrez ci-dessous comment les postes permanents peuvent se transformer en postes ouverts à tout moment. Vous apprendrez également comment gérer les demandes permanentes lorsqu'elles se transforment en demandes ouvertes.

Il existe de nombreux arguments en faveur des positions ouvertes en permanence, tels que :

• Créer un vivier de talents en recherchant en permanence des candidats hautement qualifiés, en particulier pour les postes difficiles à pourvoir.
• Ne pas vouloir perdre au profit d'une personne qui recherche un emploi à un moment différent de celui où vous avez un poste vacant ; en d'autres termes, lorsque la recherche d'emploi et l'ouverture du poste ne coïncident pas dans le temps.
• Pour éviter de passer à côté de candidats de deuxième ou troisième choix qui ne sont pas sélectionnés en raison d'un manque de postes vacants.
• Pour répondre au besoin de recrutements rapides pendant les périodes de croissance rapide ou lors des appels d'offres/remportements de contrats ; et
• Pour pourvoir rapidement les postes à forte rotation.

Évaluons en quoi les postes permanents diffèrent des postes vacants et voyons comment ils peuvent poser des problèmes de conformité. L'objectif de la création de postes permanents est de garantir que les postes sont vacants afin de pouvoir rechercher et recruter des candidats à tout moment. Lorsqu'elles trouvent un bon candidat, certaines entreprises peuvent créer un nouveau poste ou proposer des missions temporaires jusqu'à ce qu'un poste se libère. Plus loin dans cet article, j'aborderai les préoccupations liées à cette première pratique. De nombreux recruteurs et responsables estiment que les postes permanents peuvent améliorer leurs chances de recruter les meilleurs talents au lieu de limiter la recherche aux talents disponibles sur le marché à un moment donné.

Du point de vue de la conformité, ces emplois permanents posent-ils un problème ?

Je dirais qu'il s'agit dans les deux cas de postes ouverts et qu'ils ne posent pas de problème de conformité, sauf s'ils sont traités différemment, jusqu'au moment de la collecte des données AAP. Les deux postes exigent les activités suivantes pour garantir la conformité avec l'E.O. 11246, la VEVRAA et la section 503.

• Inscription auprès du service ESDS de l'État dans lequel le poste est vacant. En vertu de la loi VEVRAA, cette inscription est obligatoire pour les postes inférieurs au niveau de la direction qui restent vacants pendant plus de trois jours et qui ne sont pas pourvus au sein de l'organisation.
• Mener des actions de sensibilisation à la diversité.
• Tenir à jour des registres précis de tous les demandeurs d'emploi et candidats.
• Suivre correctement le statut/la situation et la disposition du demandeur d'emploi afin d'aider à identifier les candidats à prendre en compte dans les données AAP.
• Réaliser une analyse du ratio d'impact sur les activités de recrutement.

Comment traiteriez-vous différemment les activités de conformité ci-dessus pour les demandes permanentes ?

Tout d'abord, en ce qui concerne les offres d'emploi de l'État, pour les postes permanents, il peut être difficile de déterminer l'État dans lequel le poste sera pourvu avant que l'embauche ait été effectuée. N'oubliez pas que vous n'aurez pas à présenter à l'OFCCP la liste des postes permanents qui ne sont pas réellement pourvus. Je vous suggère de les inscrire dans l'État où la fonction de recrutement est exercée ou au siège social. Deuxièmement, l'analyse du ratio d'impact n'aurait pas besoin d'être effectuée pour les postes permanents non pourvus.

Étant donné que ma proposition peut différer de celles avancées par d'autres, je pense qu'il serait utile de comprendre le déroulement d'une demande permanente par rapport à celui d'une demande ouverte. Considérez le processus de la position permanente comme un calendrier qui se termine toujours après trois mois ou lorsque le poste est pourvu, selon la première éventualité. Cela permet de gérer et de limiter le nombre de candidats lorsqu'un poste est pourvu.

Processus de demande Evergreen

Processus de demande ouvert

Certains entrepreneurs peuvent penser que la meilleure approche consiste à toujours garder la demande permanente ouverte. Lorsqu'ils souhaitent embaucher une personne qui a postulé à la demande permanente, ils ouvrent une nouvelle demande et y inscrivent le candidat retenu. Même si cette méthode permet de limiter le nombre de candidats, je ne la recommande pas pour les raisons suivantes.

1. Vous vous retrouvez avec un ratio d'embauche de un pour un, ce qui pourrait être considéré comme un signal d'alarme par l'OFCCP, en particulier si de nombreuses demandes sont remplies de cette manière ; et
2. La liste des emplois proposés par l'État au moment de l'ouverture n'a pas été satisfaite.

Voici quelques scénarios types qui illustrent les différents résultats possibles selon la manière dont vous gérez la demande permanente. Les scénarios un et deux suivent mes recommandations ci-dessus.

Scénario n° 1 – Demande non satisfaite, clôturée après trois mois et ouverture d'une nouvelle demande permanente.

• ^1er janvier – ouverture de la demande permanente
• ^1er janvier –³¹ mars – 200 candidats postulent
• ³¹ mars – la demande est clôturée et aucun des 200 candidats n'est pris en compte dans les données AAP, qu'ils répondent ou non à la définition d'un candidat Internet.

Résultat final: aucun candidat n'est pris en compte dans les données AAP.

Scénario n° 2 – Demande traitée dans les trois mois, clôturée et nouvelle demande permanente ouverte

• ^1er janvier – ouverture de la demande permanente
• ^1er mars – poste pourvu et demande clôturée. 125 candidats postulent, 20 répondent à la définition d'un candidat Internet et sont pris en compte dans les données AAP.

Résultat final: 20 candidats sont pris en compte dans les données de l'AAP.

Scénario trois – La demande reste ouverte pendant toute l'année AAP (non recommandé)

• ^1er janvier – ouverture de la demande permanente
• ^1er mars – poste pourvu, mais la demande reste ouverte. 125 candidats postulent, 20 répondent à la définition d'un candidat Internet et sont pris en compte dans les données AAP.
• ^1er août – poste pourvu et demande d'embauche toujours ouverte. 200 candidats postulent, 50 répondent à la définition d'un candidat Internet et sont pris en compte dans les données AAP.
• ^1er décembre – poste pourvu, mais la demande reste ouverte jusqu'à la fin de l'année. 225 candidats postulent, 70 répondent à la définition d'un candidat Internet et sont pris en compte dans les données AAP.

Résultat final: 140 candidats sont pris en compte dans les données de l'AAP.

Comme vous pouvez le voir dans l'illustration ci-dessus, le fait de maintenir la demande permanente ouverte pendant toute l'année AAP conduira sans aucun doute à un plus grand nombre de candidats, ce qui permettra de mesurer l'impact négatif. Je ne pense pas que ce soit la situation idéale pour la plupart des entrepreneurs.

Que faire si vous souhaitez prendre en considération certains candidats issus d'un poste permanent fermé pour de futurs postes vacants ou de nouvelles demandes permanentes ?

Il va sans dire que cela complique le processus ; cependant, cela n'a rien d'inhabituel et s'inscrit dans la logique des raisons pour lesquelles vous souhaitez disposer de demandes permanentes. La meilleure pratique consiste à contacter le demandeur d'emploi et à lui demander de postuler à nouveau à la nouvelle demande permanente s'il est toujours intéressé. L'autre processus, peut-être moins conforme mais plus pratique, consiste à transférer manuellement ces candidats vers la nouvelle demande. Vous pouvez adopter cette deuxième approche pour éviter de demander au candidat de postuler à nouveau à chaque nouvelle offre d'emploi.

Cependant, si vous continuez à les ajouter manuellement à une nouvelle demande sans connaître leur niveau d'intérêt, vous risquez finalement d'augmenter votre bassin de candidats. Pour remédier à cela, lorsque la demande permanente se transforme en poste vacant réel, vous pouvez alors contacter le candidat pour déterminer son intérêt. Si, à ce moment-là, il manifeste un manque d'intérêt, il se retirera de lui-même du processus de sélection et ne sera donc pas considéré comme un candidat Internet aux fins de l'AAP.

J'espère avoir retenu votre attention et que vous vous abstiendrez de conserver indéfiniment une position ouverte. Voici d'autres conseils et rappels utiles :

• Chaque demande permanente doit concerner un poste distinct ; toutefois, plusieurs demandes permanentes peuvent être ouvertes simultanément pour différents postes.
• Afin de garantir la propreté des données, des demandes distinctes et permanentes doivent être créées pour les emplois relevant du même AAP.
• Les demandes permanentes ne doivent pas rester ouvertes plus de trois mois. Si le poste permanent devient vacant et est pourvu avant la fin des trois mois, clôturez cette demande et ouvrez une nouvelle demande permanente.

Si vous avez des questions ou souhaitez poursuivre cette discussion, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse [email protected] ou au 410-581-4970. Pour recevoir nos mises à jour et nos bulletins d'information sur la conformité, inscrivez-vous sur www.workplace-dynamics.com.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.