Nous sommes souvent contactés par des employeurs qui se rendent compte, bien après la date limite de dépôt, qu'ils ont omis de soumettre leur rapport annuel EEO-1 à la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) / au Comité mixte de déclaration. Parfois, l'employeur n'a pas déposé de rapport EEO-1 depuis plusieurs années, voire jamais. La première question que pose généralement un responsable des ressources humaines embarrassé est de savoir quelles peuvent être les conséquences du non-dépôt d'un rapport EEO-1.
Bien qu'il existe des conséquences légales et réglementaires spécifiques, les mesures coercitives sont relativement faibles à l'encontre d'un employeur qui ne dépose pas de rapport EEO-1. La conséquence la plus réelle et la plus significative est peut-être d'ordre pratique, à savoir l'impossibilité de présenter un rapport EEO-1 à la demande d'une agence fédérale, par exemple lors d'un audit de conformité d'un sous-traitant fédéral ou lors d'une enquête sur une accusation de discrimination portée par un employé ou un ancien employé.
Comment cela se produit-il ?
Malgré la grande notoriété du programme national de déclaration EEO-1, chaque année, certaines organisations ne parviennent toujours pas à remplir le rapport EEO-1. Certains employeurs ignorent tout simplement qu'ils ont l'obligation de remplir ce rapport chaque année. C'est particulièrement vrai pour les petites entreprises qui dépassent légèrement le seuil de couverture basé sur le nombre d'employés. Dans d'autres cas, il y a un roulement parmi les membres du personnel du service des ressources humaines qui ont été chargés de préparer et de remplir le rapport EEO-1 de l'employeur. Un nouveau responsable des ressources humaines peut même ne pas savoir en quoi consiste le programme de rapport EEO-1.
Il y a plusieurs années, de nombreux employeurs n'ont pas rempli leur rapport EEO-1 lorsque le Comité mixte de déclaration a mis en place son système de déclaration en ligne et a commencé à accepter les formulaires EEO-1 remplis en ligne. À partir de ce moment-là, l'EEOC a progressivement supprimé les déclarations papier. En conséquence, certains responsables des ressources humaines ou chefs d'entreprise ont attendu pendant des années l'arrivée par courrier d'un formulaire EEO-1 papier (qui n'est jamais arrivé) pour se rappeler qu'ils devaient remplir leur rapport annuel. Presque tous les rapports EEO-1 sont désormais déposés en ligne via un système de soumission électronique (www.eeoc.gov/employers/eeo1survey), sauf si un employeur soumet une demande à l'EEOC invoquant une difficulté excessive liée au dépôt électronique. Quoi qu'il en soit, les professionnels des ressources humaines s'interrogent sur les sanctions éventuelles en cas d'omission.
Retour aux fondamentaux : quels employeurs doivent remplir un rapport EEO-1 ?
Tout d'abord, êtes-vous tenu de remplir un formulaire EEO-1 ? Le programme EEO-1 existe depuis environ 50 ans. Tous les employeurs comptant au moins 100 employés sont tenus de remplir un rapport EEO-1 annuel. Sont exclus les gouvernements étatiques et locaux, les systèmes scolaires publics, les établissements d'enseignement supérieur et les syndicats locaux, qui ont chacun un type de formulaire de déclaration et un calendrier de soumission distincts. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux comptant au moins 50 employés et ayant un contrat ou un sous-contrat fédéral d'au moins 50 000 dollars sont également tenus de remplir un rapport EEO-1 annuel. Enfin, il en va de même pour les institutions financières qui sont dépositaires de fonds du gouvernement fédéral ou qui détiennent un contrat fédéral.
Malgré la récente controverse, la communication des données reste inchangée.
Si vous êtes tenu de remplir un formulaire EEO-1, quelles informations devez-vous y inclure ? Les informations à inclure dans un rapport EEO-1 ont fait un tour complet, et le résultat net aujourd'hui est inchangé par rapport à ce qu'il était depuis des décennies. En février 2016, l'EEOC a proposé d'exiger des employeurs concernés qu'ils augmentent considérablement la quantité de données à déclarer. L'EEOC a proposé que, outre l'origine ethnique et le sexe, tous les travailleurs soient classés dans des « grilles » de fourchettes de rémunération. Cela aurait nécessité un formulaire complexe comportant jusqu'à 1 680 cellules de données mesurant la profession, le sexe, l'origine ethnique et les fourchettes de rémunération, ainsi que le nombre total d'heures travaillées. Cette proposition a été suspendue en août 2017 lorsque le Bureau de la gestion et du budget (OMB) a déterminé que ces données supplémentaires violaient la loi sur la réduction des formalités administratives. En résumé, l'OMB a conclu que la proposition de l'EEOC en matière de déclaration des salaires était trop contraignante et que les données sur les salaires et les heures travaillées des employés n'étaient pas suffisamment utiles dans la pratique pour permettre à l'EEOC et au Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail d'identifier des preuves de discrimination en matière de rémunération. En conséquence, les données communiquées aujourd'hui dans le rapport EEO-1 sont inchangées par rapport aux décennies précédentes.
Malgré toutes ces discussions, le seul changement significatif est que l'« instantané » de la main-d'œuvre et la date d'échéance ont été modifiés pour devenir désormais une mesure de la main-d'œuvre d'un employeur entre octobre et décembre d'une année donnée, avec une date limite de soumission du rapport fixée au 31 mars de l'année suivante.
Qu'est-ce que le recours en cas de défaut de déclaration ?
La section 709 (c) du titre VII de la loi sur les droits civils de 1964 stipule qu'un tribunal peut exiger la réalisation de tout rapport requis par l'EEOC. Cela se reflète dans un règlement de l'EEOC qui précise les conséquences pour un employeur qui ne dépose pas de rapport EEO-1 :
- Tout employeur qui omet ou refuse de déposer le rapport EEO-1 alors qu'il est tenu de le faire peut être contraint de le faire par ordonnance d'un tribunal fédéral américain, à la demande de la Commission.
29 C.F.R. §1602.9.
Comme vous pouvez l'imaginer, compte tenu des coupes budgétaires fédérales, du manque de personnel et de l'affectation des ressources chargées de l'application de la loi à des priorités plus importantes, la probabilité que l'EEOC fasse appel à son personnel chargé des litiges pour contraindre un employeur à remplir un rapport EEO-1 est probablement minime. Par conséquent, bien que les conséquences soient clairement énoncées dans le titre VII et les règlements d'application de l'EEOC, les moyens de coercition pour y parvenir sont probablement faibles et lointains.
Une autre falsification consisterait pour un entrepreneur fédéral à cocher « Non » dans la case C.3. du formulaire EEO-1, indiquant ainsi qu'il n'est pas un entrepreneur fédéral (afin de ne pas figurer dans la base de données du système de sélection des audits de l'OFCCP). 
De plus, le rapport EEO-1 lui-même exige une certification d'exactitude et de véracité, similaire à la certification d'un employeur sur un formulaire I-9. Un exemple de falsification EEO-1 pourrait être un employeur qui modifie l'auto-identification raciale/ethnique de ses employés afin de gonfler le nombre de minorités dans son effectif. Une autre falsification serait qu'un entrepreneur fédéral coche « Non » dans la case C.3. du rapport EEO-1, indiquant ainsi qu'il n'est pas un entrepreneur fédéral (afin de ne pas figurer dans la base de données du système de sélection des audits de l'OFCCP). En vertu de la loi fédérale et des règlements de l'EEOC, la sanction pour avoir fait une fausse déclaration délibérée dans un rapport EEO-1 est une amende, une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans, ou les deux (29 C.F.R. §1602.8, tel qu'autorisé par 18 U.S.C. §1001). Une fois encore, la probabilité qu'un organisme fédéral chargé de l'application de la loi découvre une fausse déclaration, puis engage une procédure pénale ou d'application de la loi pour prouver l'intention délibérée, est probablement faible.
Conséquences pratiques du défaut de déclaration
La conséquence la plus pratique et la plus réaliste du défaut de dépôt d'un rapport EEO-1 pendant une ou plusieurs années est que l'employeur ne sera pas en mesure de se conformer aux mesures d'application de la loi prises par les agences fédérales et perdra donc sa crédibilité dans le cadre d'une enquête. Pour les entrepreneurs ou sous-traitants du gouvernement fédéral sélectionnés pour un audit de contrôle par l'OFCCP, le défaut de dépôt d'un rapport EEO-1 peut avoir des conséquences importantes. Lors de chaque audit de contrôle, l'OFCCP émet un avis d'audit administratif accompagné d'une « liste détaillée » qui précise une multitude d'informations et de documents qui doivent être soumis au gouvernement fédéral. La liste détaillée n° 15 demande spécifiquement des copies des derniers rapports EEO-1 des entrepreneurs/sous-traitants fédéraux («Copies de votre rapport d'information sur l'employeur EEO-1 (formulaire standard 100 Rev.) pour les trois dernières années »). Le fait de ne pas conserver et de ne pas soumettre les rapports EEO-1 des trois dernières années entraînera très probablement un accord de conciliation en raison de la violation technique des règles de l'OFCCP. Et la conclusion d'un accord de conciliation peut augmenter les chances que l'OFCCP lance un autre contrôle de conformité à l'avenir.
Plus important encore, cela créera une impression négative dans l'esprit du responsable de la conformité de l'OFCCP. En d'autres termes, si l'entrepreneur faisant l'objet d'un audit n'a pas respecté son obligation de déclaration EEO-1, il est possible qu'il ait également enfreint d'autres obligations en matière de non-discrimination et d'égalité des chances en matière d'emploi. Cette impression peut influencer la perception qu'a le responsable de la conformité de l'employeur dans d'autres aspects plus importants de l'audit de conformité, par exemple lorsque l'OFCCP recherche des preuves d'un impact négatif sur les femmes et/ou les minorités en matière d'embauche, de promotion, de licenciement et de rémunération des travailleurs du sous-traitant.
Pour les entrepreneurs non fédéraux, les conséquences d'un défaut de dépôt d'un rapport EEO-1 peuvent également être importantes. Dans de nombreuses affaires individuelles de discrimination examinées par l'EEOC (et dans les juridictions dotées d'une agence étatique chargée de faire respecter la non-discrimination), l'EEOC peut demander un rapport EEO-1 récent afin de déterminer la composition démographique générale de l'organisation. Si l'accusation de discrimination porte sur des allégations de discrimination fondée sur le sexe ou la race (qui se rapportent aux données figurant dans un rapport EEO-1), il sera difficile pour un employeur de faire valoir que les informations contenues dans le rapport EEO-1 ne sont pas pertinentes pour l'enquête. Si l'employeur est contraint d'admettre qu'il ne dispose pas d'un rapport EEO-1 à fournir, l'EEOC (ou l'agence d'État) aura probablement une opinion défavorable sur la philosophie et la politique non discriminatoires de l'employeur, ce qui aura une incidence sur l'évaluation subjective des allégations de discrimination par l'enquêteur.
Conclusion
Le titre VII et les réglementations de l'EEOC prévoient des sanctions en cas de non-présentation d'un rapport EEO-1. Cependant, il est difficile et peu pratique pour le gouvernement fédéral d'imposer la réalisation d'un rapport EEO-1 devant les tribunaux. La « sanction » pratique consiste à perdre la faveur de l'OFCCP ou de l'EEOC lors d'un audit de conformité ou d'une enquête pour discrimination, en devant admettre le non-respect de l'obligation de déclaration. Et la « sanction » pratique est probablement une conséquence plus grave pour un entrepreneur ou un autre employeur.
L'auteur, Gary Chamberlin, est président du groupe de pratique Affirmative Action & Government Contractors (Action positive et entrepreneurs publics) de Miller Johnson. Pour toute question concernant cet article, ou les questions relatives à l'OFCCP/à l'action positive et à la conformité des entrepreneurs publics, veuillez contacter Gary directement à l'adresse [email protected] ou au (616) 831-1709. D'autres ressources sont disponibles sur le site web de Miller Johnson (www.millerjohnson.com).
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
