La pratique de l'embauche de stagiaires est désormais largement reconnue par les différentes organisations. Jusqu'à présent, déterminer si un stagiaire est considéré comme un "employé" au sens de la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act, FLSA) était une tâche difficile pour la plupart des organisations. Le ministère du travail a récemment mis à jour la fiche d'information n° 71 : "Internship Programs Under the Fair Labor Standards Act" et a adopté un "test du bénéficiaire principal" utilisé par les tribunaux pour déterminer si un stagiaire (ou un étudiant) est un employé au sens de la loi FLSA.
Ces mises à jour découlent d'affaires judiciaires récentes dans lesquelles d'anciens stagiaires intentent des actions en justice contre les organisations auprès desquelles ils ont effectué leur stage, affirmant que l'employeur leur doit des salaires pour le travail effectué pendant leur stage. Le critère du "bénéficiaire principal" a été énoncé pour la première fois dans l'affaire Glatt contre Fox Searchlight Pictures, Inc. Dans cette affaire, les plaignants ont affirmé que Fox Searchlight Pictures, Inc. avait violé la FLSA et la loi sur le travail de New York en ne les rémunérant pas pendant leur stage, comme l'exigent les dispositions relatives au salaire minimum et aux heures supplémentaires. Le tribunal a énoncé les sept facteurs suivants pour déterminer si un stagiaire est un "employé" (ces facteurs ont été adoptés par la suite par deux autres circuits). Ces facteurs non exhaustifs sont les suivants 1:
- La mesure dans laquelle le stagiaire et l'employeur comprennent clairement qu'il n'y a pas d'attente de rémunération. Toute promesse de rémunération, expresse ou implicite, suggère que le stagiaire est un employé et vice versa.
- La mesure dans laquelle le stage fournit une formation similaire à celle qui serait dispensée dans un environnement éducatif, y compris la formation clinique et les autres formations pratiques fournies par les établissements d'enseignement.
- La mesure dans laquelle le stage est lié au programme d'éducation formelle du stagiaire par des cours intégrés ou l'obtention de crédits universitaires.
- La mesure dans laquelle le stage s'adapte aux engagements académiques du stagiaire en correspondant au calendrier académique.
- La mesure dans laquelle la durée du stage est limitée à la période pendant laquelle le stage apporte au stagiaire un apprentissage bénéfique.
- La mesure dans laquelle le travail du stagiaire complète, plutôt que remplace, le travail des employés rémunérés tout en offrant des avantages éducatifs significatifs au stagiaire.
- La mesure dans laquelle le stagiaire et l'employeur comprennent que le stage est effectué sans droit à un emploi rémunéré à la fin du stage.
Lisa Milam-Perez, analyste senior en droit du travail chez Wolters Kluwer, a identifié quelques conseils que les employeurs devraient envisager de suivre s'ils embauchent régulièrement des stagiaires. L'idée commune qui sous-tend ces conseils est que les employeurs doivent s'assurer que leurs pratiques internes concernant les programmes de stages sont détaillées et clairement définies. Elle a également recommandé de travailler en étroite collaboration avec les universités et les établissements d'enseignement supérieur dans lesquels les stagiaires sont placés, en veillant à ce que le travail effectué au sein de l'organisation corresponde aux objectifs éducatifs poursuivis par l'étudiant dans son établissement.
La formation du personnel et des décideurs aux normes actualisées en matière d'emploi des stagiaires devrait être une priorité pour les organisations qui adoptent cette pratique d'embauche. Plus l'organisation sera familiarisée avec ces changements, plus elle pourra économiser du temps et de l'argent en évitant d'éventuels litiges.
1. Source : https://www.dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs71.htm
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
