Dans une nouvelle directive publiée le 10 août 2018, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a annoncé son intention de commencer à mener des examens ciblés au cours du nouvel exercice financier, qui débute le 1er octobre.
La directive 2018-04 demande au personnel de l'OFCCP de consacrer une partie des futures listes de planification à des examens ciblés de la conformité des entrepreneurs avec le décret 11246, la section 503 et la VEVRAA. Ces examens ciblés comprendront des visites obligatoires sur place, des examens des politiques et des pratiques, des entretiens avec le personnel responsable de la conformité à l'EEO ainsi qu'avec les employés concernés par ces politiques. La directive demande au personnel de l'OFCCP « d'élaborer un protocole standard pour la conduite des examens ciblés » et « de se rendre sur place et de procéder à un examen complet de l'autorité particulière en question ».
Bien que la directive ne fournisse pas d'informations détaillées sur ce que ces examens ciblés pourraient signifier pour les entrepreneurs, le texte comprend des exemples d'éléments qui pourraient être demandés lors d'un examen. Les examens ciblés au titre de la section 503 pourraient notamment consister à examiner les procédures d'aménagement raisonnable d'un entrepreneur afin de confirmer que les employés handicapés n'ont pas fait l'objet de discrimination, et à mener des entretiens avec les coordinateurs ADA. La directive suggère que des approches similaires seraient adoptées pour évaluer la conformité avec le décret 11246 et la loi VEVRAA. Les entrepreneurs peuvent également s'attendre à recevoir des demandes de l'OFCCP concernant les données relatives à l'embauche et à la rémunération.
…L'OFCCP adoptera une position plus stricte dans l'évaluation de la conformité des entrepreneurs à ces deux réglementations. 
Bien que les contrôles ciblés ne soient pas nouveaux et ne constituent qu'un des nombreux types d'audits que l'OFCCP est habilité à mener, la directive suggère que l'OFCCP continue de se concentrer sur la conformité des entrepreneurs à la section 503 et à la VEVRAA, et laisse entendre que l'OFCCP adoptera une position plus agressive dans l'évaluation de la conformité des entrepreneurs à ces deux réglementations.
En outre, la directive demande au personnel de l'OFCCP d'élaborer des formations, des FAQ et d'autres documents de conformité afin d'aider les entrepreneurs à remplir leurs obligations. Ces déclarations réaffirment les commentaires formulés précédemment par les hauts responsables de l'OFCCP visant à fournir aux entrepreneurs des orientations claires et une transparence totale concernant les activités et les mesures d'application de l'OFCCP.
Quelles sont les implications de ce changement pour les entrepreneurs ? Les entrepreneurs doivent examiner les exigences de la section 503 et de la VEVRAA afin de s'assurer que leurs politiques, programmes et pratiques sont conformes aux exigences obligatoires. Envisagez les mesures suivantes :
- Sensibiliser les gestionnaires à l'ADA et à leur rôle dans le processus d'adaptation.
- Examiner les demandes d'aménagements raisonnables. Documenter et conserver ces demandes.
- Évaluer l'efficacité des efforts de sensibilisation autour de la section 503 et de la VEVRAA, et prendre des mesures correctives supplémentaires lorsque la sensibilisation échoue.
- Poursuivre les efforts de sensibilisation auprès des organisations qui se consacrent à l'emploi des personnes handicapées (Goodwill, DVR et autres agences publiques de réadaptation professionnelle).
- Mener des actions de sensibilisation auprès des organisations dédiées à l'emploi des anciens combattants protégés (VA, Transitional Assistance Program (TAP), agences publiques pour l'emploi et universités).
- Examiner les politiques ADA et EEO, en veillant à ce qu'elles comprennent une déclaration interdisant toute discrimination fondée sur un handicap physique ou mental.
- Célébrez le Mois national de sensibilisation à l'emploi des personnes handicapées (mois d'octobre) en organisant des activités visant à sensibiliser la direction et le personnel aux questions liées à l'emploi des personnes handicapées. Profitez de cette occasion pour rappeler aux employés leur droit à s'identifier eux-mêmes comme personnes handicapées.
- Évaluer les installations et les technologies afin de s'assurer qu'elles répondent aux normes générales d'accessibilité.
- Répertoriez les offres d'emploi dans le système de prestation de services d'emploi (ESDS).
- Procéder à un examen de toutes les qualifications physiques et mentales requises pour le poste afin de s'assurer que les exigences sont liées à l'emploi et n'écartent pas les personnes handicapées qualifiées.
Bien que cette directive ne soit pas juridiquement contraignante et ne modifie pas les lois ou réglementations existantes régissant les programmes de l'OFCCP, elle donne un aperçu de la manière dont l'OFCCP envisage d'orienter ses examens à l'avenir.
Ressources
- Liste de contrôle pour la section 503
- Ressources pour les employeurs de Goodwill Industries
- Directive 2018-04
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
