Transparence de l'OFCCP et préparation à la conformité des entrepreneurs fédéraux

Depuis plusieurs années, je mène une étude continue sur les statistiques de l'OFCCP et l'impact sur la communauté des entrepreneurs. Les résultats les plus récents sont basés sur l'examen et les analyses des activités de conformité fermées de l'OFCCP entre l'exercice 2014 et l'exercice 2018 (telles que rapportées au 21/07/2018) et ne traitent pas de la préparation à la conformité de l'ensemble de la communauté des entrepreneurs fédéraux qui peuvent avoir une activité de conformité ouverte de l'OFCCP (évaluation ou enquête sur une plainte) ou qui ne sont pas en cours d'examen par l'OFCCP. Les sources de données utilisées pour l'étude comprennent les données brutes de la base de données d'application du DOL et de l'OFCCP by the Numbers.

Transparence de l'OFCCP

En 2010, le ministère du travail des États-Unis a publié la base de données sur l'application des lois du ministère du travail et, par la suite, un certain nombre de domaines ont été rendus publics. Auparavant, la seule façon d'obtenir de telles informations était de soumettre une demande écrite au titre de la loi sur la liberté de l'information (Freedom of Information Act, FOIA). Aujourd'hui, une grande partie de ces informations est accessible au public en ligne. Plus récemment, l'OFCCP a publié les Corporate Scheduling Announcement Letter (CSAL) Lists et Scheduling List disponibles sur le site web de l'OFCCP, à moins que ces informations ne relèvent de l'une des neuf exemptions et des trois exclusions prévues par la loi.

• • La base de données du DOL sur l'application des lois permet de consulter les statistiques sur l'application des lois de plusieurs agences du DOL. Il est préférable d'accéder au site avec Chrome plutôt qu'avec Internet Explorer. Ce site vise à rendre les données relatives à l'application de la législation, collectées par les agences du DOL dans l'exercice de leur mission, accessibles et consultables par le public, à l'aide de critères de recherche communs. Au moment de la rédaction de ce document, et comme cela a été constaté au cours des dernières années, ce site peut traverser des périodes pendant lesquelles il n'est pas accessible.
  • L'OFCCP Class Member Locator identifie les entrepreneurs par nom, ville et État, les titres de postes inclus dans le règlement, le(s) groupe(s) concerné(s), la date limite pour contacter l'OFCCP, et permet aux visiteurs du site de lire une copie expurgée de l'accord de conciliation comprenant le montant du règlement ainsi que le nom du président/directeur général ou de toute autre personne désignée qui a conclu l'accord au nom de l'entreprise avec l'OFCCP.
  • La salle de lecture FOIA est l'endroit où l'OFCCP met à la disposition du public des documents tels que les accords de conciliation qui impliquent une certaine forme de responsabilité financière et/ou les accords de consentement et, plus récemment, les CSAL et les Scheduling Lists de l'OFCCP. Il est possible que de tels accords ne soient pas encore disponibles dans la salle de lecture de la FOIA.
  • OFCCP by the Numbers (L'OFCCP en chiffres ) permet de consulter les statistiques de l'OFCCP concernant les allègements monétaires, le nombre d'employés bénéficiant d'un allègement monétaire, les opportunités d'emploi, les ajustements salariaux et l'étendue des activités de conformité de l'OFCCP.

Résultats

Les statistiques de l'OFCCP révèlent que les entrepreneurs ne sont pas préparés et qu'il y a en fait une augmentation du pourcentage d'entrepreneurs en situation de non-conformité. Nous avons constaté que dans environ 17,3 % de toutes les activités de conformité clôturées (évaluations de conformité et enquêtes sur les plaintes), les entrepreneurs ne respectent pas une ou plusieurs obligations. Le pourcentage d'entrepreneurs de fournitures et de services en situation de non-conformité n'a jamais été aussi élevé d'après les statistiques du troisième trimestre de l'exercice, à savoir 30 %, contre 11,4 % pour l'exercice 2014. Le secteur de la construction a de loin le taux le plus élevé de non-conformité globale, allant de 51,9 % pour l'exercice 2018 (tel que rapporté au 21/07/2018) à 76,4 % pour l'exercice 2014.

Moins de 3 % des évaluations de conformité et des enquêtes sur les plaintes clôturées font état d'une discrimination. Nous avons constaté que les constatations de discrimination sont en augmentation depuis l'exercice 2015, la discrimination salariale étant constatée dans 21,7 % (exercice 2015) - 40,4 % (exercice 2017) de toutes les constatations de discrimination. D'autres formes de discrimination, notamment en matière d'embauche, de promotion, de licenciement, d'hébergement et de harcèlement, ont été constatées dans 59,6 % (exercice 2017) - 78,2 % (exercice 2015) de l'ensemble des constats de discrimination.

Les règlements monétaires ont été les plus élevés au cours de l'exercice 2017, avec 23 910 884 $, et le nombre le plus faible de membres de la classe, avec 11 653. Dans le cadre de notre étude, nous avons contacté l'OFCCP pour obtenir une explication sur la manière dont les règlements monétaires de l'exercice 2017 ont été calculés. Au fil des ans, l'OFCCP a périodiquement inclus le salaire annualisé non seulement pour les victimes présumées de discrimination, mais aussi dans les situations où l'entrepreneur a été cité pour un manque d'effort de bonne foi ou dans les cas de placements où l'entrepreneur a été précédemment jugé avoir des programmes orientés vers l'action inadéquats pour recruter dans des domaines où il y avait une obligation de le faire. Nous attendons toujours une réponse de l'OFCCP.

Le pourcentage le plus élevé de groupes affectés par les constatations de discrimination présumées de l'OFCCP comprend, dans l'ordre suivant : Noirs - 27,9 % (exercice 2017) et 63,6 % (exercice 2015) ; Femmes - 17,7 % (exercice 2016) et 33,4 % (exercice 2018) ; Autres (hommes et/ou Blancs) - 4,2 % (exercice 2015) et 30,7 % (exercice 2016) ; Asiatiques - 0,8 % (exercice 2016) et 22.9 % (exercice 2017) ; Hispaniques - moins de 1 % (exercice 2015) et 6,0 % (exercice 2014) ; Indiens d'Amérique, anciens combattants protégés et personnes handicapées - moins de 1 % au cours d'un exercice donné. Pour plus de détails, voir la figure 8.

• Figure 1 : Résultats des activités de conformité fermées globales de l'OFCCP (évaluations de la conformité et enquêtes sur les plaintes) entre l'exercice 2014 et l'exercice 2018, tels que rapportés au 21 juillet 2018.

La période couverte par cet examen montre que l'OFCCP a conclu 9 872 évaluations de conformité et 598 enquêtes sur des plaintes. Une analyse plus détaillée de cette période allant de l'exercice 2014 à l'exercice 2018 (telle que rapportée au 21 juillet 2018), des tendances à long terme (exercice 2018 par rapport à l'exercice 2014) et des tendances à court terme (exercice 2018 par rapport à l'exercice 2017) montre que le pourcentage d'accords de conciliation et d'accords financiers est en hausse.

• Figure 2 : Tendances des résultats des évaluations de conformité de l'OFCCP entre l'exercice 2014 et l'exercice 2018, telles que rapportées au 21 juillet 2018.

L'examen des dossiers clôturés au cours de la période couverte par cette étude montre que c'est dans la région SWARM que le pourcentage d'avis de conformité est le plus élevé (88 %), dans la région Mid-Atlantic que le pourcentage d'accords de conciliation est le plus élevé (20 %) et dans la région SWARM que le pourcentage d'accords financiers est le plus élevé (3 %). Toutes les régions ont conclu des accords par consentement, à l'exception de la région du centre du littoral atlantique. Les accords par consentement représentaient moins d'un pour cent dans toutes les régions.

• Figure 3 : Ventilation régionale des types de dossiers clôturés par région

Industries

Toutes les industries sont-elles confrontées aux mêmes défis ? Absolument pas ! Si l'on examine plus en détail les secteurs d'activité, force est de constater que le secteur de la construction est de loin celui qui est le plus confronté aux exigences de l'OFCCP, en partie parce que les exigences et les personnes habituellement chargées des mesures d'action positive dans ce secteur ne font généralement pas partie des ressources humaines. L'étude montre que les secteurs NAICS¹ concernés dans la figure 3. Sur les 9 872 évaluations de conformité clôturées, 139, soit 1,4 %, n'avaient pas de classification sectorielle ou un code NAICS non valide qui n'est pas inclus dans la figure 4.

• Figure 4 : Industries les plus touchées par l'OFCCP

Les violations les plus problématiques pour les contractants/sous-traitants fédéraux

L'étude montre que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux continuent de rencontrer certains des mêmes défis techniques que les années précédentes : Tenue de registres, recrutement, PAA écrit, performances passées, conformité autre (anciennement connu sous le nom de refus d'accès, modifié en 2013), ainsi que les allégations de discrimination en matière de rémunération, d'embauche, de placement, de promotion, de cessation d'emploi et de harcèlement.

• Figure 5 : Pourcentage du type d'infraction entre l'exercice 2014 et l'exercice 2018, tel que rapporté au 21 juillet 2018.

Quelles violations techniques affectent quelles industries ?

Tous les secteurs ne présentent pas le même niveau de difficultés. La première infraction constatée dans la plupart des secteurs est la tenue de registres, sauf dans les secteurs de la construction, de l'immobilier, de la location et du crédit-bail, et des services éducatifs - autres écoles techniques et professionnelles, où le recrutement est la première infraction.

• Figure 6 : Pourcentage d'infractions techniques par secteur d'activité

Quelles violations de la discrimination touchent quels secteurs ?

Toutes les industries énumérées dans la figure 7 ont été citées pour une ou plusieurs formes de discrimination, à l'exception des industries suivantes qui n'ont fait l'objet d'aucune constatation de discrimination : 1) Mines, carrières, extraction de pétrole et de gaz ; 2) Services éducatifs - Autres écoles techniques et de métiers ; et 3) Arts, spectacles et loisirs.

• • Figure 7 : Pourcentage d'infractions de discrimination par secteur d'activité
    
• Figure 8 : Membres de la classe affectés par les conclusions de l'OFCCP en matière de discrimination

Résumé

Les statistiques de l'OFCCP nous indiquent que les entrepreneurs ne sont pas préparés et qu'il y a en fait une augmentation du pourcentage d'entrepreneurs jugés en non-conformité dans les violations techniques et dans les constatations de discrimination. Sur la base d'un examen des statistiques de l'OFCCP entre l'exercice 2014 et l'exercice 2018 (telles que rapportées au 21/07/2018), les données nous indiquent que dans environ 18,1% des évaluations de conformité clôturées, les organisations n'étaient pas préparées. La tenue des dossiers et le recrutement continuent de figurer parmi les deux violations les plus citées.

L'OFCCP a défini la non-conformité comme le non-respect par un contractant des conditions énoncées dans les clauses d'égalité des chances du contrat et/ou les règlements d'application de ces clauses (41 CFR chapitre 60) et/ou l'absence de correction des violations. Lorsqu'un contractant est reconnu coupable d'avoir enfreint un ou plusieurs règlements de l'OFCCP, il doit conclure un accord de conciliation pour résoudre les violations techniques et, en cas d'allégation de discrimination, dans les cas où le contractant n'est pas en mesure de réfuter les conclusions de l'OFCCP, l'organisation sera tenue de conclure un accord de conciliation avec une composante financière, autrement dit un accord financier, pour résoudre les violations. Dans les cas où l'OFCCP et le contractant ne parviennent pas à résoudre les violations (techniques et/ou de discrimination), l'OFCCP cherchera à faire appliquer la loi, ce qui peut se traduire par un décret de consentement. La sanction ultime qui peut être imposée est l'exclusion. Lorsqu'une organisation est radiée, il lui est interdit de faire des affaires avec quiconque a un contrat fédéral ou un contrat de sous-traitance.

Le rapport du Government Accounting Office (GAO) de septembre 2016 indique qu'en 2015, près de 85 % des entrepreneurs fédéraux sélectionnés pour une évaluation de la conformité des fournitures et des services n'étaient pas préparés et n'ont pas soumis leurs programmes d'action positive dans les 30 jours requis par la réglementation. Depuis janvier 2018, l'OFCCP a publié un certain nombre de directives en réponse aux recommandations formulées dans le rapport du GAO, avec d'autres orientations à venir de l'OFCCP dans les domaines suivants : Focused Reviews, Contractor Recognition Program, Affirmative Action Program Verification Initiative, etc. Il s'agit de rappeler que la réglementation de l'OFCCP prévoit que les entrepreneurs soumettent un résumé de programme (41 CFR §60-2.31), qui n'a jamais été mis en œuvre.

Engagements pris lors de la conclusion d'un contrat fédéral ou d'un contrat de sous-traitance

Lorsqu'ils concluent un contrat fédéral ou un contrat de sous-traitance, ces entrepreneurs s'engagent à.. :

• Ne pas faire de discrimination et prendre des mesures d'action positive
• Élaborer des programmes écrits d'action positive dans un délai de 120 jours une fois que l'entrepreneur satisfait aux exigences réglementaires.²
• Soumettre des rapports, par exemple des rapports EEO-1, des rapports VETS 4212, le cas échéant.
• Tenir des registres
• Utiliser le slogan du TEE dans toutes les sollicitations adressées aux employés.
• Permettre l'accès à l'OFCCP
• Respecter les exigences réglementaires du décret 11246, de la section 503 et de la VEVRAA.

En outre, la société a accepté la clause sur l'égalité des chances dans les contrats gouvernementaux :

• Assurer la mise en œuvre de l'égalité des chances en matière d'emploi et du programme d'action positive en confiant la responsabilité et l'obligation de rendre compte à un fonctionnaire de l'organisation. En fonction de la taille du contractant, il peut s'agir de la seule responsabilité de ce responsable. Il ou elle doit avoir l'autorité, les ressources, le soutien et l'accès à la direction générale pour garantir la mise en œuvre efficace du programme d'action positive". (41 CFR § 60-2.17(a)).
• Qu'"un fonctionnaire du contractant se verra confier la responsabilité de la mise en œuvre des activités d'action positive du contractant au titre de la présente partie. Son identité doit figurer dans toutes les communications internes et externes concernant le programme d'action positive de l'entreprise. Ce responsable doit bénéficier du soutien de la direction et du personnel nécessaires pour gérer la mise en œuvre de ce programme". (41 CFR § 60-300.44(i) et 41 CFR § 60-741.44(i)).

Étant donné que la tenue des registres et la sensibilisation/le recrutement continuent de figurer parmi les deux principales infractions, voici les éléments susceptibles de déclencher de telles infractions.

Quels sont les éléments susceptibles de déclencher une ou plusieurs infractions en matière de tenue de registres ? Registres incomplets et/ou inexistants, en ce qui concerne, mais sans s'y limiter, les éléments suivants

• Programmes d'action positive de l'année en cours et de l'année précédente
• Efforts et résultats en matière de recrutement et de sensibilisation
• Annonces d'emploi et listes d'emploi auprès de l'État
• Candidatures, CV et toutes les manifestations d'intérêt
• Bases de données internes de CV
• Notes d'entretien
• Tests et résultats des tests
• Évaluations de l'impact négatif
• Études de validation, le cas échéant
• Embauches, promotions, licenciements, etc.
• Documents justifiant les taux de rémunération ou autres conditions d'indemnisation
• Race/ethnicité, sexe, handicap et statut d'ancien combattant
• Dossiers du personnel ou d'emploi
• Tous les documents relatifs aux aménagements raisonnables
• Évaluation de l'efficacité des efforts de sensibilisation et de recrutement
• Mesures prises pour corriger les problèmes identifiés, etc.

Lorsque des registres adéquats ne sont pas tenus, les agences de contrôle telles que l'OFCCP peuvent en déduire des actes répréhensibles, ce qui peut inclure des allégations de discrimination.

Quels sont les éléments susceptibles de déclencher une infraction en matière de prospection/recrutement ? Des dossiers incomplets et/ou inexistants, en ce qui concerne, mais sans s'y limiter :

• Absence d'inscription de l'emploi auprès du système local de prestation de services pour l'emploi
• Absence d'efforts de sensibilisation adéquats ou de documentation à l'appui des efforts déployés en direction des organisations capables d'orienter le groupe démographique et les compétences recherchés.
• Les programmes orientés vers l'action sont inadéquats ou n'ont pas été mis en œuvre pour atteindre les objectifs de placement des femmes, des minorités et des groupes à minorité particulière, les objectifs d'utilisation des personnes handicapées et/ou les critères d'embauche des anciens combattants protégés.
• Absence de progrès malgré les possibilités offertes

Les programmes d'action positive (AAP) sont plus qu'un simple exercice administratif ! Les organisations ne doivent pas attendre de recevoir un CSAL ou une lettre d'ordonnancement de l'OFCCP pour réviser et mettre en œuvre leurs AAP. Le PAA et l'analyse statistique associée en disent long sur une organisation, par exemple sur les caractéristiques démographiques de la main-d'œuvre, sur la présence et l'absence de groupes démographiques, sur les caractéristiques démographiques des décisions historiques de l'organisation en matière d'emploi, y compris les efforts de recrutement, les personnes embauchées et non embauchées, les promotions, les licenciements, les pratiques en matière de rémunération, etc. L'objectif des AAP n'est pas seulement de satisfaire l'OFCCP, mais de permettre à l'organisation de gérer efficacement ses obligations en matière d'EEO et d'action positive et de prendre des mesures pour corriger les domaines préoccupants, par exemple la sous-utilisation, les disparités en matière de rémunération, les disparités en matière de décision de sélection. L'existence d'une disparité, quelle qu'elle soit, ne signifie pas automatiquement qu'il y a eu discrimination, mais justifie une enquête plus approfondie afin d'en déterminer la cause et l'effet.

Comme le dit l'adage, ce qui n'est pas mesuré ne peut être géré !

1. Le Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) est utilisé par les entreprises et les gouvernements pour classer les établissements commerciaux en fonction du type d'activité économique (processus de production) au Canada, au Mexique et aux États-Unis d'Amérique.
2. Executive Order 11246, tel que modifié et Section 503 of the Rehabilitation Act of 1973, tel que modifié - contrat de 50 000 $ et 50 employés ou plus ; Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act of 1974, tel que modifié (VEVRAA) - contrat de 150 000 $ et 50 employés.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.