Les problèmes liés au rendement et à la conduite peuvent être une source de préoccupation pour les entrepreneurs fédéraux en général, mais ils peuvent susciter encore plus d'inquiétudes lorsque des employés souffrant de troubles mentaux sont concernés. Comment les entrepreneurs abordent-ils ces préoccupations avec leurs employés ? Cela peut être difficile à faire même lorsque l'entrepreneur est au courant d'un problème de santé mentale, mais qu'en est-il s'il n'en est pas conscient ? Que faire si l'entrepreneur soupçonne qu'un trouble mental affecte le rendement ou la conduite de l'employé, mais n'en est pas certain ? Que peut-on dire sans risque, que faut-il taire et que doit faire le contractant ? Ce sont là des questions auxquelles les consultants du Job Accommodation Network, mieux connu sous le nom de JAN, sont confrontés quotidiennement. Examinons quelques idées pour aborder à la fois les questions de performance et de conduite sur le lieu de travail, que le trouble mental en soit la cause connue ou non.
Performance
Tout d'abord, nous allons examiner les normes de rendement. En vertu de l'article 503 de la loi sur la réadaptation, les entrepreneurs ne sont jamais tenus de réduire les normes de production ou de rendement pour un employé handicapé, mais peuvent le faire s'ils le souhaitent. Cependant, les entrepreneurs sont tenus d'envisager des aménagements qui pourraient aider un employé handicapé à respecter les normes de production ou de rendement.
Il est important de souligner ici qu'une évaluation précise du rendement de l'employé peut, dans certains cas, alerter ce dernier sur le fait que son handicap contribue au problème. Cela peut amener l'employé à demander un accommodement raisonnable pour remédier au problème et améliorer son rendement, ce qui peut être bénéfique tant pour l'employé que pour l'entrepreneur.
Si un employé déclare que son handicap est à l'origine de ses problèmes de rendement, mais ne demande pas d'aménagement particulier, l'entrepreneur doit entamer le processus d'aménagement interactif, en précisant clairement le niveau de rendement requis et en demandant à l'employé pourquoi il estime que son handicap affecte son rendement.
Si l'employé n'indique pas que son handicap est la cause de ses problèmes de rendement, mais que l'entrepreneur estime que c'est le cas, celui-ci peut avoir l'obligation de demander si l'employé a besoin d'un aménagement dans le cadre d'une mesure d'action positive. En vertu des dispositions de la section 503, si un employé dont le handicap est connu éprouve des difficultés importantes à accomplir son travail et qu'il est raisonnable de conclure que le problème de rendement peut être lié à ce handicap, le contractant doit informer l'employé de manière confidentielle du problème de rendement et lui demander si ce problème est lié à son handicap. Si l'employé répond par l'affirmative, le contractant doit lui demander de manière confidentielle s'il a besoin d'un aménagement raisonnable.
Si l'entrepreneur n'a pas de raison valable de croire que le handicap d'un employé contribue à ses problèmes de rendement, l'employeur peut tout de même demander s'il peut faire quelque chose pour aider à surmonter le problème. Dans ce cas, l'employeur n'a pas besoin d'évoquer le handicap ni d'utiliser le terme « accommodement ».
Un entrepreneur peut imposer à un employé handicapé les mêmes normes de conduite qu'à tous les autres employés.
Conduite
Tout comme un entrepreneur n'est pas tenu de réduire ses normes de production ou de rendement, il en va de même pour les normes de conduite. Un entrepreneur peut imposer à un employé handicapé les mêmes normes de conduite qu'à tous les autres employés. Si un handicap empêche un employé de se conformer à une norme de conduite, l'entrepreneur devra envisager de lui fournir des aménagements pour l'aider à respecter cette norme.
Dans la publication de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) intitulée « The Americans With Disabilities Act: Applying Performance And Conduct Standards To Employees With Disabilities » (La loi américaine sur les personnes handicapées : application des normes de performance et de conduite aux employés handicapés), des conseils pratiques spécifiques sont donnés, qui sont très utiles tant pour les employés que pour les employeurs. Les mêmes informations s'appliquent aux entrepreneurs fédéraux en vertu de la section 503.
Les employeurs doivent discuter des problèmes avant qu'ils ne deviennent trop graves afin de donner à l'employé la possibilité de répondre dès que possible aux préoccupations de l'employeur. Un employé qui a été averti d'un problème de conduite et qui estime que son handicap contribue à ce problème doit évaluer si un aménagement raisonnable serait utile.
Que les règles soient écrites ou non, les employeurs doivent veiller à ce que toutes les règles de conduite soient appliquées de manière cohérente et ne doivent pas traiter plus sévèrement un employé handicapé.
Pour plus d'informations, consultez la section Traiter les problèmes de conduite au travail.
Exemples
Parmi les principales difficultés rencontrées par les employés souffrant de troubles mentaux qui peuvent nuire à leur rendement et à leur comportement, citons : la régularité dans l'assiduité au travail, la capacité à rester concentré, la fatigue et le maintien de l'endurance, la mémorisation des tâches et des procédures, l'organisation, la gestion du temps, du stress et des émotions, l'accomplissement des tâches professionnelles et les troubles du sommeil.
Les personnes souffrant de troubles mentaux peuvent être confrontées à certaines des limitations énumérées ici, mais elles sont rarement confrontées à toutes ces limitations. Le degré de limitation varie également d'une personne à l'autre. Toutes les personnes souffrant de troubles mentaux n'ont pas nécessairement besoin d'aménagements pour exercer leur emploi, et beaucoup d'autres n'ont besoin que de quelques aménagements. Il existe toute une série d'aménagements qui peuvent être mis en place pour aider les employés sur leur lieu de travail. Les exemples suivants ne sont qu'un échantillon des aménagements possibles sur le lieu de travail. Il existe de nombreuses autres solutions d'aménagement.
Exemple 1 : L'employeur de Jude demande à le rencontrer pour discuter de certaines difficultés récentes liées à son rendement. Jude est surpris. Il ne s'était pas rendu compte que son rendement était aussi faible que le prétend son employeur. Jude révèle au cours de la réunion qu'il souffre de dépression récurrente. Il explique qu'il a de plus en plus de mal à se concentrer et à se souvenir des tâches à accomplir. Son employeur lui demande quelles mesures d'adaptation il pourrait suggérer pour les aider à travailler ensemble afin que Jude puisse atteindre ses objectifs de rendement.
Aménagements possibles : réduire les distractions dans l'espace de travail en installant des cloisons, des panneaux insonorisants ou un bureau privé peut s'avérer efficace. Les générateurs de bruit blanc, les lecteurs de musique, les générateurs de sons environnementaux ou même un ventilateur peuvent aider à réduire les bruits de fond susceptibles de distraire. Il peut également être utile de prévoir des périodes de travail ininterrompues pendant lesquelles l'employé peut se concentrer sur ses tâches sans répondre au téléphone ou aux e-mails, même si ces périodes sont courtes. Il existe différents types d'organiseurs de bureau qui peuvent aider à réduire l'encombrement. Augmentez l'éclairage naturel ou fournissez un éclairage à spectre complet pour améliorer la productivité et la vigilance. Divisez les tâches importantes en tâches et objectifs plus petits et restructurez le travail pour n'inclure que les fonctions essentielles afin de consacrer plus de temps et d'énergie à leur accomplissement. Les aides-mémoire tels que les agendas, les calendriers, les modules complémentaires pour e-mails ou les applications peuvent aider à la concentration, mais assurez-vous que l'employé sait comment les utiliser.
Exemple 2 : Noelle, graphiste souffrant de troubles paniques, est victime de crises de panique récurrentes lorsqu'elle se déplace aux heures de pointe. Son travail l'oblige à livrer des commandes de conception et à récupérer des épreuves d'impression chez un imprimeur lorsque cela est nécessaire. Après avoir reçu des appels de clients qui n'avaient pas reçu leurs créations à temps, l'employeur a contacté Noelle. Elle lui a expliqué pourquoi elle n'avait pas pu accomplir ses tâches et qu'elle ne l'avait pas révélé auparavant par crainte de perdre son emploi. L'employeur entame alors un processus interactif afin d'étudier les aménagements qui pourraient aider Noelle à accomplir son travail.
Aménagements possibles : Il peut être utile et approprié d'orienter l'employé vers un service de conseil et/ou un programme d'aide aux employés. Il peut également être utile d'autoriser les appels téléphoniques pendant les heures de travail à des médecins et à d'autres personnes pour obtenir le soutien nécessaire, ainsi que d'autoriser la présence d'un animal d'assistance.
Il peut être nécessaire de mettre en place un environnement de travail flexible, pouvant inclure des horaires flexibles. Par exemple, Noelle pourrait se voir attribuer un horaire lui permettant de déposer et de récupérer du matériel lorsqu'elle arrive au travail le matin, plutôt qu'aux heures de pointe.
Dans certains cas, la réaffectation peut être la meilleure solution tant pour l'employeur que pour l'employé.
Exemple 3 : Lexie est une chef de projet atteinte de trouble bipolaire qui a reçu plusieurs avertissements verbaux pour conduite inappropriée envers ses collègues. Elle est soumise à un plan d'amélioration de trente jours et avertie que si son comportement ne change pas dans le délai imparti, elle sera licenciée. Lexie décide de divulguer son handicap et de demander des aménagements pour l'aider à réagir de manière plus appropriée envers ses collègues.
Aménagements possibles : Étant donné que Lexie divulgue son handicap et demande des aménagements, l'employeur suspend le plan d'amélioration jusqu'à ce qu'il reçoive les documents médicaux et puisse mettre en place les aménagements. Son employeur n'a pas annulé la sanction disciplinaire qui avait été prononcée avant que le handicap ne soit connu. Bien que son employeur puisse lui imposer les mêmes normes de conduite qu'aux autres employés, il est tenu de fournir des aménagements pour aider Lexie à respecter ces normes. Une fois les aménagements mis en place, l'employeur lance le plan d'amélioration.
Le processus doit inclure la définition d'attentes claires en matière de responsabilités et de conséquences en cas de non-respect des normes de conduite, ainsi que la communication de ces attentes et conséquences à l'employé. Il peut être utile d'organiser régulièrement des réunions avec l'employé afin de fixer des objectifs et d'évaluer son comportement avant que les problèmes ne deviennent trop graves. L'une des mesures d'adaptation les plus importantes et un élément essentiel du processus d'adaptation consiste à favoriser une communication ouverte. Définissez par écrit des objectifs à court et à long terme afin que l'employé dispose de repères et puisse s'y référer.
Pour obtenir une liste plus complète des mesures d'adaptation possibles, consultez la série sur l'adaptation et la conformité : Employés ayant des troubles de santé mentale.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
