Si la proposition de lettre de programmation révisée de l'OFCCP est approuvée en 2012, elle vous demandera de soumettre vos données AAP de 2011. Si votre année AAP correspond à l'année civile, il s'agit des données que vous êtes en train d'examiner.

À compter de la réception d'une lettre de programmation, vous disposez de 30 jours pour soumettre votre programme d'action positive écrit ainsi que les documents spécifiés dans la liste détaillée ci-jointe. L'OFCCP a proposé peu de modifications à la lettre elle-même. Les changements les plus importants concernent la liste détaillée. Ce qui est peut-être encore plus important, c'est la manière dont l'accent mis sur ces données modifiera l'audit documentaire lui-même.

Données sur les groupes d'emplois : Ce que l'OFCCP fait maintenant

Dans le cadre de la lettre de programmation actuelle, les données relatives à l'embauche sont soumises par groupe de postes et par statut de minorité/non-minorité et par sexe. Lors de l'audit documentaire, l'OFCCP saisit ces données dans une feuille de calcul Impact Ratio Analysis (IRA) qui calcule les disparités dans les taux de sélection. Les taux de sélection qui sont inférieurs à 80 % du taux de sélection du groupe favorisé (on parle de violation de la règle des 80 %) et/ou les disparités de sélection lorsque la différence entre les taux de sélection est statistiquement significative à un niveau de 2 écarts types (ET) ou plus sont considérés comme des indicateurs de discrimination potentielle.

Dans la plupart des cas, l'OFCCP utilise deux écarts types comme déclencheur d'un examen plus approfondi de la procédure de sélection. S'il n'y a pas d'indicateur de disparités statistiquement significatives dans un groupe professionnel, l'agence n'affine généralement pas les données et l'examen se limite généralement à des questions techniques de conformité plutôt qu'à d'éventuels problèmes de discrimination.

Le calcul de l'IRA compare deux groupes à la fois. Il peut comparer, par exemple, les hommes et les femmes ou les minorités en tant que groupe avec les non-minorités en tant que groupe. Étant donné que les calculs de dépistage actuels sont effectués par sexe et par groupe minoritaire, ils sont bien adaptés à l'IRA.

Données sur le titre de l'emploi et la race/ethnicité : Ce que fera l'OFCCP

La proposition de lettre de programmation révisée exige la présentation de données relatives à l'intitulé du poste et à la race/ethnicité. Par le passé, même si l'agence disposait des données relatives à la race/ethnicité et au titre du poste, elle pouvait ne pas les examiner si vos IRA minoritaires/non minoritaires ne produisaient pas d'indicateurs au niveau du groupe de postes. Vous pouvez vous attendre à ce que cela change. Plus précisément, la demande de données sur la race/l'origine ethnique et les titres de postes aura au moins deux effets prévisibles. Elle fournira à l'OFCCP davantage de données à examiner dans les cas où les contractants n'ont pas encore fourni ces données, et elle exercera une pression nettement plus forte sur les bureaux locaux pour qu'ils examinent ces données lors de l'audit documentaire pour tous les contractants, et pas seulement pour ceux qui ont produit un indicateur au niveau du groupe d'emplois par le biais des calculs minorité/non-minorité. Si l'agence n'utilise pas régulièrement ces données, il sera difficile de justifier leur collecte systématique.

Pourquoi l'OFCCP veut ces données : Données sur le titre de l'emploi

L'une des raisons pour lesquelles l'OFCCP souhaite disposer de données sur les titres de postes est d'éliminer le masquage des indicateurs qui peut se produire avec les données sur les groupes de postes. Par exemple, dans le tableau ci-dessous, il n'y a pas d'indicateur au niveau du groupe d'emplois Laborer. Les chiffres figurant dans le tableau ne seraient pas considérés comme un élément déclencheur d'un examen plus approfondi des procédures de sélection dans le cadre de l'approche actuelle de l'audit documentaire. Le ratio d'impact (RI) n'enfreint pas la règle des 80 % et il n'y a pas d'écart-type statistiquement significatif. En l'absence d'indicateur, le déficit ne serait pas poursuivi.

Dans le cadre de la lettre d'ordonnancement proposée, les informations relatives à l'embauche pour le groupe d'emplois des ouvriers seraient également soumises au niveau de l'intitulé de l'emploi. Supposons que ce même groupe d'emplois de manœuvre soit composé d'un titre de manœuvre 1 et d'un titre de manœuvre 2. Si l'on examine le titre, un indicateur apparaît dans le titre Laborer 1, comme le montre le tableau ci-dessous.

En exigeant que les données soient classées par titre de poste, ce masquage est éliminé.

Données sur la race et l'ethnicité

Les données relatives à la race ou à l'origine ethnique peuvent également éliminer les masques. Par exemple, le fait qu'un entrepreneur favorise un groupe minoritaire particulier par rapport à un autre groupe minoritaire serait masqué dans un IRA minoritaire/non minoritaire. Revenons sur le titre de poste de manœuvre 2 qui n'a révélé aucun indicateur au niveau du titre de poste dans l'analyse non minoritaire/minoritaire du dernier tableau ci-dessus.

Les données relatives à la race et à l'origine ethnique montrent que sur les 100 candidats issus des minorités pour le poste de manœuvre 2, 50 étaient d'origine hispanique et 50 d'origine asiatique. Dans ce groupe, 45 candidats asiatiques ont été embauchés, contre seulement 10 candidats hispaniques. Sans les données relatives à la race et à l'origine ethnique au niveau du titre, ce problème n'aurait probablement pas été découvert ou examiné par vous ou par l'OFCCP. Grâce à ces données, les indicateurs de l'OFCCP sont déclenchés.

Comme il ressort assez clairement de ces calculs, le fait d'effectuer des calculs de race/ethnie et de sexe au niveau de l'intitulé du poste multiplie le nombre d'équations pouvant être utilisées pour identifier les indicateurs de discrimination potentiels à suivre.

L'IRA race/ethnicité/titre de poste peut également être exécuté pour comparer les taux de sélection des non-minorités et des Asiatiques dans le titre de poste de manœuvre 2. Cet IRA vous donnera un indicateur favorisant les Asiatiques et défavorisant les non-minorités.

Enfin, si vous faites cette analyse pour les candidats non minoritaires et hispaniques, vous obtiendrez une signification statistique en faveur des non-minorités.

Tout indicateur supérieur à 2 SD lors de l'audit documentaire déclenchera une enquête plus approfondie de la part de l'OFCCP. N'oubliez pas que ces indicateurs sont basés sur l'IRA, qui a ses limites. Une analyse plus approfondie est nécessaire pour connaître la signification réelle de ces chiffres.

Ce que cela signifie pour vous

Lors de l'examen de vos données, il est important que vous compreniez les limites de l'IRA. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez effectuer divers IRA pour le titre Laborer 2, mais ils doivent être effectués par paires (asiatique/hispanique, non minoritaire/asiatique, non minoritaire/hispanique), mais il n'est pas possible d'effectuer les trois groupes en même temps ; pour cela, vous avez besoin d'une autre formule. L'OFCCP utilise une formule du chi carré pour calculer l'équité des taux de sélection entre plus de deux groupes raciaux/ethniques.

Un chi carré peut inclure tous les groupes raciaux/ethniques dans l'équation. Dans notre exemple de titre de manœuvre 2, vous devez entrer les chiffres des candidats/embauchés pour les non-minorités, les Asiatiques et les Hispaniques. Le chi carré indiquera le déficit pour chacun d'entre eux et indiquera si l'équation est statistiquement significative. Si les chiffres d'embauche du poste de manœuvre 2 ci-dessus sont introduits dans un chi carré, ils montrent qu'il y a eu 19 candidats asiatiques de plus que prévu, 5 recrutements de personnes non minoritaires de moins que prévu et 15 recrutements d'Hispaniques de moins que prévu.

Il s'agit d'une image très différente de celle que l'on pourrait obtenir simplement en effectuant une série d'IRA. Alors que l'IRA Non-Minorité/Hispanique suggère une discrimination à l'encontre des candidats hispaniques en faveur des candidats non minoritaires, le chi carré montre que le seul groupe embauché au-dessus des niveaux attendus est celui des candidats asiatiques. Les agents de conformité de l'OFCCP et votre personnel chargé de la conformité devront veiller à analyser correctement le problème d'embauche réel. S'il est vrai que les données sur la race/l'ethnicité au niveau du titre peuvent éliminer certains problèmes de masquage, en raison de la variété des équations et des interprétations, elles peuvent également augmenter les possibilités de faux positifs ou de calculs trompeurs.

Il peut y avoir d'autres façons de calculer correctement la distribution attendue des emplois lorsqu'il y a plusieurs groupes raciaux et ethniques dans un processus de sélection unique, qui fonctionneraient tout aussi bien, voire mieux. Ce qui ne fonctionne pas, c'est de simplement additionner les déficits d'une série d'IRA ou de tirer des conclusions à partir d'un IRA individuel qui ne tient pas compte de la distribution équitable attendue de l'ensemble du groupe.

Direction

Les informations relatives à l'intitulé de poste peuvent également révéler la direction de l'entreprise. Si vous embauchez des travailleurs à partir d'un même pool et que vous n'attribuez les titres de poste qu'après l'embauche, les données au niveau du groupe d'emplois ne montreront que si les niveaux d'embauche prévus ont été atteints au niveau du groupe d'emplois. Les informations relatives au titre de poste peuvent montrer si, par exemple, les femmes sont orientées vers des emplois différents et de moindre importance en raison de leur affectation à un titre de poste particulier. Si vous recrutez en fonction d'un groupe d'emplois générique et attribuez des rôles spécifiques après l'embauche, vous devrez examiner vos données de 2011 pour vous assurer que ce processus n'a pas désavantagé un groupe protégé en termes de rémunération, de potentiel de promotion ou de toute autre caractéristique souhaitable de l'emploi.

Défis liés aux données sur la race et l'ethnicité

Il est également important de savoir ce qu'il faut faire des candidats qui s'identifient à plus d'une race ou d'un groupe ethnique. Dans un premier temps, l'OFCCP inclura les personnes qui s'identifient à deux races/ethnies ou plus dans les chiffres de la minorité d'un IRA non minoritaire/minoritaire. Lors de l'affinage par races/ethnies spécifiques, les personnes qui s'identifient à deux races ou plus, mais qui ne précisent pas quelles races/ethnies, sont mises de côté et ne sont pas incluses dans les calculs spécifiques à la race. J'ai vu ce groupe traité comme une catégorie distincte dans le chi carré.

Les personnes qui s'identifient à la fois comme n'appartenant pas à une minorité et comme appartenant à un groupe minoritaire spécifique sont généralement incluses dans le groupe minoritaire spécifique. Si elles ont déclaré appartenir à plus d'un groupe minoritaire et que les deux sont défavorisés dans le processus d'embauche, elles peuvent être comptabilisées dans l'un ou l'autre groupe minoritaire, ou dans les deux, mais ne recevront qu'un seul recours.

S'il n'existe pas de données sur la race/l'origine ethnique de certains demandeurs, ceux-ci peuvent également être exclus de l'IRA ou inclus en tant que groupe distinct dans le chi carré à des fins d'analyse, mais généralement pas à des fins de responsabilité ou de recours. S'il existe un nombre important de demandeurs non identifiés, l'agence peut tenter de calculer la répartition raciale en utilisant les données démographiques du code postal ou d'autres approximations. Aucune de ces approximations ne s'est avérée particulièrement satisfaisante ; cependant, vous devez savoir que le fait de ne pas obtenir de données sur la race/l'ethnicité ne signifie pas nécessairement que l'agence n'essaiera pas d'obtenir ces données ou une approximation raisonnable.

En bref

D'un point de vue positif, la demande de données sur la race/l'origine ethnique et le sexe au niveau de l'intitulé du poste, formulée dans la nouvelle lettre de programmation proposée, pourrait permettre de révéler des indicateurs de discrimination qui n'auraient peut-être pas été mis en évidence dans le cadre des procédures d'audit documentaire actuelles. En revanche, il vous sera peut-être extrêmement difficile d'examiner vos données de 2011 sous cet angle si vous n'avez pas déjà mis en place des systèmes à cet effet. Vous pouvez avoir des milliers de titres de postes et des viviers de candidats très diversifiés, et si votre recrutement s'est accéléré dans ces viviers, vous avez du pain sur la planche. Au fur et à mesure que vous avancez, assurez-vous de comprendre ce que vos données révèlent réellement et de savoir si l'analyse utilisée est la bonne. Je vous suggère également d'évaluer le temps qu'il vous faut réellement pour effectuer l'analyse à ce niveau. Ce temps sera probablement supérieur au nombre d'heures de travail prévu dans la lettre de programmation proposée. L'analyse coût-bénéfice de cette approche ne peut être mesurée de manière significative que si des données précises sont conservées pour comparer l'augmentation et la fiabilité des indicateurs avec l'augmentation des efforts et des heures de travail.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.