Résistez à la tentation de transférer les candidats d'une demande à une autre.

Cet article traite de la tendance des systèmes électroniques de suivi des candidats à permettre aux recruteurs une plus grande flexibilité dans le transfert des candidats, qui ont postulé dans le cadre d'une demande, vers une autre demande, afin que le candidat puisse être pris en considération pour le même poste à une date ultérieure ou pour d'autres postes que celui auquel il a postulé. Nous désapprouvons cette tendance chez les employeurs sous-traitants du gouvernement soumis à la juridiction de l'OFCCP, car nous avons constaté que cette flexibilité accordée aux recruteurs a eu des conséquences négatives lors des contrôles de conformité de l'OFCCP sous l'administration Obama. Ce n'est pas parce que d'autres employeurs souhaitent bénéficier de cette fonctionnalité et louent cette flexibilité que les employeurs sous-traitants du gouvernement doivent adopter cette pratique. Les raisons pour lesquelles nous désapprouvons cette pratique sont les suivantes :
 

• Les entrepreneurs publics sont tenus de demander l'origine ethnique et le sexe des candidats, ce qui permet à l'OFCCP d'évaluer les décisions de sélection de l'employeur à chaque étape du processus de recrutement.
• Les entrepreneurs gouvernementaux sont tenus de préparer des analyses annuelles du ratio d'impact de leur processus de sélection sur les différents genres et races. Lorsque l'employeur duplique sans cesse les candidatures, les transférant d'une demande à l'autre, cela augmente le risque d'avoir un impact négatif significatif sur le plan statistique en matière d'embauche.
• Les prestataires du gouvernement devraient vouloir utiliser la définition de « candidat Internet » donnée par l'OFCCP, mais ils sont également tenus de classer tous les candidats qui ont été réellement pris en considération pour un poste vacant afin que l'employeur puisse identifier ceux qui ont franchi chaque étape du processus de recrutement.

Comme les entrepreneurs non gouvernementaux ne sont pas soumis aux réglementations de l'OFCCP et ne relèvent pas de la compétence de l'OFCCP en matière d'application de la loi, ils bénéficient d'une plus grande flexibilité dans leur processus de recrutement. Ils ont le luxe de pouvoir évaluer un candidat afin de déterminer le poste qui lui conviendrait le mieux. Le titre du poste auquel le candidat postule peut être différent du titre du poste pour lequel il est embauché.

Les recruteurs des sous-traitants du gouvernement n'ont pas ce luxe. Plus les recruteurs des entreprises sous-traitantes du gouvernement transfèrent les candidats d'une demande d'emploi à l'autre, plus le risque est grand que l'OFCCP considère le processus de recrutement comme un vivier de candidats continu. En revanche, lorsque les candidats ne sont pris en considération que dans le cadre de la demande d'emploi à laquelle ils ont postulé, et dans aucune autre, les viviers de candidats ont plus de chances d'être évalués de manière isolée en termes d'égalité des chances. Ces silos deviennent importants lorsque la composition raciale et sexuelle des viviers de candidats est très différente, même si ce n'est que par hasard.

Même intitulé de poste que celui pour lequel vous avez été embauché, même responsable : le moins problématique

Dans ce scénario, l'employeur a un processus de recrutement en cours pour un poste couramment pourvu : représentant du service clientèle dans un centre d'appels. Une fois que le recruteur a présélectionné les candidats en fonction de leurs qualifications de base, le même responsable du recrutement évalue les candidats pour le poste vacant. Lorsque l'employeur établit ses équations mathématiques pour évaluer l'égalité des chances dans le processus de recrutement, le fait qu'un candidat ait postulé à une offre d'emploi mais ait été transféré vers une autre offre pour le même poste peut être pris en compte mathématiquement, mais uniquement si le recruteur a correctement effectué son travail de sélection des candidats. Il est relativement facile de retracer l'offre d'emploi à laquelle le candidat a postulé et celle pour laquelle il a été embauché. La meilleure pratique consiste à classer le candidat dans les deux offres d'emploi. Dans la demande 1, en supposant que la personne n'ait pas été réellement prise en considération pour le poste vacant, la classification pourrait être « transféré vers une autre demande » ou « non pris en considération », et dans la demande 2, où l'on peut supposer que le candidat a été réellement pris en considération pour le poste vacant, la classification serait plus substantielle, par exemple « non qualifié » ou « qualifié mais non interviewé » ou « interviewé mais non embauché » ou « embauché ». Il existe de nombreuses autres façons de communiquer le stade atteint par le candidat dans la deuxième demande et le résultat de cette étape. Lorsque le même responsable du recrutement prend des décisions pour le même poste et que le recruteur a bien fait son travail en attribuant des dispositions conformes à la réglementation sur les candidats Internet, il est encore relativement facile d'élaborer des analyses mathématiques qui modélisent le processus de sélection de l'employeur sans surévaluer le nombre de candidats.

Le recruteur peut copier les candidats de la première demande et les ajouter à une nouvelle demande sans leur demander de postuler à nouveau, mais il est essentiel qu'il les classe correctement dans la demande à laquelle ils ont postulé et dans la demande pour laquelle ils ont été embauchés.

Les dispositions de la demande 1 telles que « demande satisfaite » ou « candidat plus qualifié sélectionné » posent toutefois problème, car il n'est pas clair si la personne a réellement été prise en considération dans la demande 1 ou non. Le recruteur doit indiquer clairement si le candidat a été pris en considération ou non dans la demande n° 1. Pour tout candidat qui a été effectivement pris en considération dans la demande n° 1, le recruteur doit également consigner le résultat concret du processus d'examen de l'employeur dans cette demande.

Si le processus de recrutement n'est pas continu et que le responsable du recrutement prend des décisions distinctes à des dates très différentes, et que les recruteurs ont la possibilité de revenir sur une ancienne demande et de transférer des candidats vers une nouvelle demande sans que ceux-ci aient à postuler à nouveau, cela crée une confusion dans le deuxième groupe de candidats. L'OFCCP évaluera probablement les données d'embauche de l'employeur en affirmant que tous les candidats du premier groupe de candidatures qui n'ont pas été pris en considération pour le poste vacant auraient dû être pris en considération pour le deuxième poste vacant. Les candidats qui ont postulé plus tard n'ont évidemment pas été pris en considération pour le poste vacant précédent, mais si la séparation entre les processus de recrutement n'est pas préservée, le deuxième groupe finira par être beaucoup plus important que le premier. Si certains candidats du processus de recrutement précédent sont transférés (par l'employeur) vers le deuxième poste vacant, il incombera à l'employeur d'expliquer pourquoi tous les candidats non embauchés du premier processus de recrutement n'ont pas été transférés.

Même intitulé de poste que celui pour lequel vous avez été embauché, mais responsable du recrutement différent

Dans ce scénario, il y a un recruteur commun qui examine les manifestations d'intérêt, mais les achemine dans différentes directions afin que différents responsables du recrutement puissent les examiner. Le candidat a postulé dans le cadre d'une seule demande, mais n'était pas le candidat le plus qualifié, et a peut-être fait forte impression lors de l'entretien. Plutôt que de repartir de zéro avec un tout nouveau groupe de candidats à sélectionner, le recruteur prend les candidats qualifiés interviewés par le responsable 1 et reproduit les informations dans la demande 2, puis les envoie au responsable 2 pour qu'il envisage de les interviewer. Il sera important que le candidat soit évalué dans chacune des demandes.

Mathématiquement, il est encore relativement simple de savoir combien de personnes ont été embauchées pour ce poste et combien de fois chaque candidat a été pris en considération pour tel ou tel poste vacant. Lors du rapprochement de ces données sur les candidats, il est important d'utiliser une combinaison de la date de candidature, de la date de demande, du nom du responsable et de la décision prise lors de l'évaluation des candidats pour détecter les doublons réels.

Mais, néanmoins, l'employeur a détruit le caractère distinct des demandes, et l'OFCCP dispose désormais de preuves attestant l'existence d'un vivier de recrutement continu.

Titre de poste différent de celui pour lequel la personne a été embauchée, mais dans le même groupe de postes AAP

Dans ce scénario, l'employeur propose des postes similaires, mais les recruteurs recherchent des titres de poste différents. La candidate a postulé pour le poste de commis aux comptes fournisseurs, qui correspond au groupe de postes AAP 5A, mais elle ne convenait pas à cette offre d'emploi car elle ne remplissait pas les conditions minimales requises pour ce poste particulier. Cependant, lors de la présélection, le recruteur a appris que la candidate était une ancienne combattante. Peu de temps après avoir été jugée « non qualifiée » pour le poste de commis aux comptes fournisseurs, un poste de spécialiste financier s'est libéré. Sans que la candidate ait postulé à ce poste, le recruteur l'a transférée vers le deuxième emploi et a envoyé sa candidature au responsable du recrutement. Le recruteur pense qu'il agit correctement envers l'ancienne combattante en recherchant d'autres opportunités sur le marché du travail auxquelles elle pourrait avoir droit.

Le problème, à présent, est que, selon l'OFCCP, tous les candidats initialement retenus pour le poste de commis aux comptes fournisseurs auraient dû être pris en considération pour le poste de spécialiste financier. Pourquoi le recruteur a-t-il choisi ce candidat en particulier ? Y avait-il d'autres candidats vétérans parmi les candidats retenus pour le poste de commis aux comptes fournisseurs qui étaient également qualifiés pour le poste de spécialiste financier ? Comment le recruteur sait-il qui est un vétéran et qui ne l'est pas ? Les données d'auto-identification sont-elles visibles ?

De plus, l'employeur doit toujours modéliser mathématiquement le processus de sélection afin d'évaluer l'égalité des chances. Le titre du poste pour lequel le candidat a été embauché et celui pour lequel il a postulé ne correspondent pas. Les embauches sont prises en compte dans le numérateur, mais pour le titre de poste « Spécialiste financier », que faut-il inscrire dans la partie inférieure ? Seulement la candidature que le recruteur a sélectionnée parmi les premières demandes ? L'ensemble du vivier de commis aux comptes fournisseurs ?

Mathématiquement, l'OFCCP voudra affirmer que le bassin de candidats pour le poste de spécialiste financier ne se limite pas à la personne que le recruteur a transférée vers cette offre d'emploi et à ceux qui ont postulé directement à l'offre d'emploi de spécialiste financier. Il s'agit de toutes les personnes ayant postulé à l'offre d'emploi de spécialiste financier, ainsi que de tous les candidats ayant postulé à l'offre d'emploi de commis aux comptes fournisseurs, car l'employeur a exercé son pouvoir discrétionnaire pour transférer une personne qui n'avait pas postulé à cette offre d'emploi. La candidature indiquera que le candidat a postulé pour le poste de comptable fournisseurs, mais qu'il a été embauché pour un poste de spécialiste financier, ce qui crée désormais un décalage.

Si l'employeur n'avait pas transféré le candidat lui-même, mais avait insisté pour que celui-ci postule à l'offre d'emploi (de sorte qu'il y aurait deux candidatures distinctes pour le candidat : une pour le poste de commis aux comptes fournisseurs et une pour celui de spécialiste financier), l'OFCCP n'aurait alors aucune raison d'insister pour élargir le bassin de candidats au poste de spécialiste financier à tous les candidats au poste de commis aux comptes fournisseurs. Il y aurait eu une candidature du candidat au poste de spécialiste financier et une embauche au poste de spécialiste financier. Le titre demandé et le titre obtenu correspondent. Une seule personne aurait pu être candidate aux deux postes différents, et non l'ensemble du groupe de candidats.

Titre de poste différent dans un groupe de postes différent

Dans ce scénario, l'employeur ne sait pas, avant de commencer à interviewer le candidat, si celui-ci possède les qualifications requises pour différents niveaux d'emploi, qui correspondent à différents groupes d'emploi AAP. Par exemple, la personne soumet une seule candidature et « coche » qu'elle souhaite être prise en considération pour « n'importe quel » emploi. Elle ne postule pas à un poste spécifique.

L'employeur examine la candidature et, compte tenu de son expérience professionnelle en tant que machiniste, l'invite à passer un entretien. L'employeur a des postes vacants pour un machiniste et un aide-machiniste. L'employeur n'est pas en mesure de déterminer lequel des deux postes convient le mieux sur le papier (d'après la candidature) tant qu'il n'aura pas discuté en détail avec lui de son expérience professionnelle réelle. Ce que cet employeur considère comme un poste de machiniste peut correspondre à un travail exigeant un niveau de compétences plus élevé que celui dont dispose cette personne, et le poste d'aide-machiniste pourrait mieux lui convenir.

L'employeur dispose de deux groupes de postes différents pour les ouvriers qualifiés et les aides. Si le candidat n'est pas tenu d'indiquer précisément les postes auxquels il postule, l'employeur ne sera pas en mesure de contester les efforts de l'OFCCP visant à prendre l'ensemble des candidats sur l'ensemble du cycle AAP et à le dupliquer dans les deux ensembles d'analyses de recrutement par groupe de postes. Si le groupe professionnel qui comprend les machinistes comprend également les soudeurs, cela signifie-t-il que tous les candidats aux postes d'aides seront considérés comme s'ils avaient également postulé à des postes de soudeurs ? Oui, si l'employeur a la possibilité de considérer les candidats qui ont postulé à « n'importe quel » poste comme ayant également postulé à des postes de soudeurs.

Si l'employeur n'exige pas du candidat qu'il postule à un poste spécifique, et encore moins à une offre d'emploi spécifique, il court également le risque que l'OFCCP examine le placement de ces personnes. L'employeur recrute-t-il des candidats d'une certaine origine ethnique (noirs) et les oriente-t-il vers des postes d'assistants, tandis qu'il recrute des candidats d'une autre origine ethnique (blancs) et les oriente vers des postes d'ouvriers qualifiés mieux rémunérés ?

Si le candidat ne choisit pas l'emploi auquel il postule et que les recruteurs ou les responsables du recrutement de l'employeur déplacent les candidats à la discrétion de l'employeur, la demande de placement devient plus difficile à défendre.

Différents titres de poste, dans différents groupes professionnels, sur plusieurs cycles AAP

En règle générale, l'employeur regroupe les données relatives aux embauches et aux candidats en utilisant la même structure de plan d'action positive qu'il a élaborée pour son analyse d'utilisation ou d'objectifs, ce qui signifie que, le plus souvent, l'employeur évalue ces données par groupe de postes concernés par l'action positive. Si l'employeur est sélectionné pour un contrôle de conformité de l'OFCCP au cours des six premiers mois de son année de planification, il soumet généralement les données relatives aux 12 derniers mois. Si l'employeur est sélectionné au cours des six derniers mois de son année de planification, il soumet généralement les données relatives à une période de 18 à 23 mois. Si l'OFCCP constate, à partir des données soumises lors de l'audit initial, l'existence d'un schéma et d'une pratique de discrimination statistiquement significatifs dans le recrutement au sein d'un groupe professionnel particulier au cours des 12 premiers mois, il peut demander les données supplémentaires relatives à l'année précédente.
 

Si les sous-traitants du gouvernement ne cloisonnent pas leur processus de sélection dans des pools de candidatures distincts et que les recruteurs peuvent transférer les candidats qui ont postulé fin 2017 vers les pools de candidats 2018, l'OFCCP les regroupera sur une période de deux ans. L'OFCCP considérera que chaque candidat a été pris en compte pour chaque poste vacant apparu après sa candidature. Si le candidat a postulé en mars 2017 à un poste vacant qui a été pourvu en avril 2017 par quelqu'un d'autre, et que les recruteurs ont le pouvoir et la possibilité de transférer les candidats d'un groupe de candidats à un autre sans que le candidat ait à postuler à nouveau, lorsqu'un autre poste s'est libéré en juin 2017, l'OFCCP présumera que tous les candidats non sélectionnés du groupe de candidats de mars auraient dû être pris en considération pour le poste vacant de mai. Ce principe s'applique à l'ensemble de la période de données de deux ans. Il s'agit d'un grand vivier de candidats, dans lequel chaque candidat est présumé avoir été pris en considération et être qualifié pour chaque poste vacant par la suite.

Résumé

Certains employeurs sous contrat avec le gouvernement continueront à autoriser les recruteurs à transférer les candidats d'une demande à une autre sans leur demander de postuler à nouveau, car ils estiment que les risques liés à une trop grande rigidité et à un manque de flexibilité dans le processus de recrutement l'emportent sur les dommages potentiels d'un contrôle de conformité de l'OFCCP. Ils continueront à sanctionner cette pratique jusqu'à ce qu'ils fassent l'objet d'un audit. D'autres employeurs, qui sont en train de traiter avec l'OFCCP dans le cadre d'un contrôle de conformité ou qui ont dû répondre aux allégations de l'OFCCP concernant un schéma et une pratique de traitement disparate dans le cadre d'un contrôle de conformité, comprendront l'importance de préserver la défense des demandes cloisonnées. L'OFCCP ne va pas engager de poursuites pour discrimination dans le recrutement en se basant sur des données recueillies sur deux ans si l'employeur a pris toutes les précautions nécessaires pour cloisonner les candidats dans un système basé sur les demandes d'emploi et a interdit à ses recruteurs de déplacer les candidats qui n'ont pas postulé à chaque offre d'emploi.

Cela peut sembler rigide et fastidieux, mais c'est de loin la meilleure pratique pour les entrepreneurs gouvernementaux, compte tenu de la manière dont l'OFCCP a appliqué sa règle relative aux candidats sur Internet.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.