À environ trois semaines de l'entrée en vigueur des règles finales de la section 503/VEVRAA, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ont encore de nombreuses questions concernant les nouvelles obligations imposées par ces règles et la meilleure façon de s'y conformer. À l'approche du 24 mars 2014, l'OFCCP continue de fournir des orientations concernant la mise en œuvre des règles finales et de clarifier les attentes et les plans de l'agence en matière d'application de la loi. Les réponses à plusieurs des questions les plus fréquemment posées sont fournies ci-dessous.
Couverture et mise en œuvre
- Dois-je me conformer aux règles définitives ? Quelles sont les exigences en matière de couverture ?
En ce qui concerne la section 503, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui ont un seul contrat ou sous-contrat fédéral de 10 000 dollars ou plus doivent se conformer aux sous-parties A, B, D et E(c'est-à-dire les dispositions relatives à la non-discrimination, à l'application et à la tenue de registres) des règles de la section 503. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux comptant au total 50 employés ou plus dans l'entreprise et ayant un contrat unique de 50 000 dollars ou plus doivent également se conformer à la sous-partie C(c'est-à-dire aux dispositions relatives au programme d'action positive) des règles de l'article 503.
En ce qui concerne la VEVRAA, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui ont un contrat fédéral unique ou un contrat de sous-traitance de 100 000 dollars ou plus doivent se conformer aux sous-parties A, B, D et E(c'est-à-dire les dispositions relatives à la non-discrimination, à l'application et à la tenue de registres) des règles de la VEVRAA. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux employant au total 50 personnes ou plus dans l'entreprise et ayant un contrat unique de 100 000 dollars ou plus doivent également se conformer à la sous-partie C(c'est-à-dire aux dispositions relatives au programme d'action positive) des règles de la VEVRAA.
- Si j'ai un contrat avec une agence gouvernementale locale ou d'État, dois-je me conformer aux règles finales ?
Peut-être. Les États et les collectivités locales sont soumis aux règles définitives s'ils satisfont aux seuils de couverture mentionnés ci-dessus et si l'agence gouvernementale de l'État ou de la collectivité locale en question participe "à des travaux dans le cadre du contrat ou du contrat de sous-traitance [fédéral]". Si l'agence gouvernementale locale ou d'État avec laquelle vous avez conclu un contrat est un contractant fédéral couvert, vous pouvez alors être un sous-traitant fédéral couvert soumis au respect des règles définitives (en supposant que vous atteigniez également les seuils de couverture susmentionnés).
- Les règles définitives entreront en vigueur le 24 mars 2014. Dois-je me conformer à toutes les nouvelles exigences à cette date ?
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent se conformer à toutes les nouvelles exigences énoncées dans les sous-parties A, B, D et E des règles finales d'ici le 24 mars 2014. Ces sous-parties comprennent notamment les nouvelles exigences suivantes : mise à jour des exigences relatives aux listes d'offres d'emploi, mise à jour des titres d'appel publicitaires faisant spécifiquement référence aux vétérans et aux personnes handicapées, inclusion d'un langage spécifique en gras dans tous les contrats de sous-traitance et les bons de commande, aménagements raisonnables pour les candidats utilisant des systèmes de candidature en ligne, et avis aux syndicats concernant les obligations d'action positive de l'entrepreneur ou du sous-traitant relatives aux vétérans et aux personnes handicapées.
En revanche, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent se conformer à toutes les nouvelles exigences énoncées dans la sous-partie C des règles finales au moment où ils entament leur premier cycle AAP postérieur au 24 mars 2014. Par conséquent, les entrepreneurs et les sous-traitants dont le plan d'action positive est daté du 1er janvier doivent commencer à se conformer à toutes les nouvelles exigences de la sous-partie C le 1er janvier 2015. Ces nouvelles exigences comprennent toutes les nouvelles exigences du plan d'action positive (par exemple, la mise à jour de la déclaration de politique d'action positive, le repère pour les vétérans, l'objectif d'utilisation pour les personnes handicapées, les obligations supplémentaires de collecte de données et diverses exigences d'auto-évaluation), l'utilisation de nouveaux formulaires et processus d'auto-identification, et les avis requis pour les sous-traitants et les vendeurs. En ce qui concerne les nouvelles exigences en matière de plan d'action positive, l'OFCCP a indiqué qu'elle considérerait le premier plan d'action positive d'un entrepreneur/sous-traitant postérieur au 24 mars 2014 comme un "plan d'action positive de transition" et qu'elle ne jugerait pas ce plan non conforme tant que l'entrepreneur/sous-traitant y inclurait les informations suivantes : (1) des informations sur les obligations de conformité qu'il n'a pas encore respectées ; et (2) des informations sur les efforts qu'il déploie pour satisfaire à ces obligations à l'avenir.
- Où puis-je obtenir une copie des règles définitives ?
Des copies des règles finales sont disponibles aux adresses suivantes : https://federalregister.gov/a/2013-21227 et https://federalregister.gov/a/2013-21228.
Exigences du plan d'action positive pour les vétérans/handicapés
- Quels sont les nouveaux pourcentages cibles requis pour les vétérans et les personnes handicapées et que se passe-t-il si mon entreprise n'atteint pas ces objectifs ?
Les règles finales établissent deux objectifs différents pour les anciens combattants et les personnes handicapées. Tout d'abord, la nouvelle réglementation VEVRAA exige que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux concernés établissent un critère d'embauche pour les anciens combattants qui soit égal au pourcentage national d'anciens combattants dans la main-d'œuvre civile (actuellement environ 8 %) ou à un critère que l'entrepreneur établit lui-même en tenant compte de cinq facteurs énumérés dans la réglementation. Deuxièmement, la nouvelle réglementation de la section 503 prévoit un "objectif d'utilisation" de 7 % pour les personnes handicapées, que les contractants et sous-traitants fédéraux couverts doivent appliquer par groupe d'emploi (pour les contractants et sous-traitants comptant plus de 100 employés) ou à l'ensemble de la main-d'œuvre (pour les contractants et sous-traitants comptant 100 employés ou moins). Il est important de noter que l'objectif de référence et l'objectif d'utilisation ne sont pas des quotas et que le fait de ne pas atteindre l'objectif de référence pour les vétérans ou l'objectif d'utilisation pour les personnes handicapées n'entraînera pas de constat d'infraction ou de sanction. Au contraire, comme pour les autres objectifs, le contractant ou le sous-traitant devra évaluer ses procédures en matière de personnel afin de déterminer s'il existe des obstacles à l'égalité d'accès à l'emploi et/ou de mettre en œuvre (ou de modifier) des efforts de bonne foi si nécessaire pour garantir l'égalité des chances en matière d'emploi pour les vétérans et les personnes handicapées.
- J'ai entendu dire qu'il y avait de nouvelles exigences en matière de collecte de données. Quelles sont ces exigences ?
À compter de la date de début du premier cycle du plan d'action positive du contractant/sous-traitant après le 24 mars 2014, les règles finales exigent que les contractants et sous-traitants fédéraux collectent les données suivantes et les conservent pendant trois ans :
- Nombre de candidats qui se sont identifiés comme des vétérans protégés avant l'offre ou qui sont autrement connus comme des vétérans protégés ;
- Nombre de candidats qui se sont identifiés comme des personnes handicapées avant l'offre ou qui sont autrement connus comme des personnes handicapées ;
- Nombre total d'offres d'emploi ;
- Nombre total d'emplois pourvus ;
- Nombre total de candidats pour tous les emplois ;
- Nombre de candidats vétérans protégés embauchés ;
- Nombre de candidats handicapés embauchés ; et
- Nombre total de candidats embauchés.
Autres exigences
- Mon entreprise répertorie déjà toutes ses offres d'emploi auprès du système de prestation de services de l'emploi ("ESDS") de l'État concerné. Quels sont les changements apportés à cette procédure par les règles définitives ?
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont toujours tenus d'inscrire leurs offres d'emploi (sous réserve de quelques exceptions) auprès de l'ESDS de l'État. Les règles finales précisent que la liste doit être fournie dans un format autorisé par l'ESDS. En outre, les règles finales exigent que l'entrepreneur ou le sous-traitant notifie à l'ESDS son souhait de recommander en priorité des vétérans protégés pour ses offres d'emploi et qu'il fournisse les coordonnées de la personne responsable de l'embauche dans chaque lieu d'embauche au sein de l'État, ainsi que les coordonnées de tout recruteur externe ou de toute organisation utilisée pour aider l'entrepreneur/sous-traitant à embaucher. Cette demande et ces informations supplémentaires doivent être fournies avec la première liste d'offres d'emploi de l'entrepreneur/sous-traitant à compter du 24 mars 2014 et, si les coordonnées changent, avec la prochaine liste d'offres d'emploi après le changement.
- Comment les règles définitives ont-elles modifié le processus d'auto-identification ?
Les règles finales exigent désormais que les entrepreneurs et les sous-traitants invitent les candidats à s'identifier comme vétérans protégés ou personnes handicapées au cours de la phase préalable à l'offre, en plus de l'invitation à s'identifier qui est déjà requise au cours de la phase postérieure à l'offre. Les règles définitives de la VEVRAA exigent également que des formulaires d'auto-identification différents soient utilisés avant et après l'offre. Au cours de la phase précédant l'offre, les candidats doivent être invités à s'identifier comme "vétéran protégé" uniquement. Au cours de la phase postérieure à l'offre, les personnes doivent être invitées à s'identifier comme l'une des catégories spécifiques d'anciens combattants protégés (par exemple, ancien combattant récemment séparé, ancien combattant handicapé, etc.) Enfin, les règles finales de la section 503 exigent que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux invitent leurs employés à s'identifier comme des personnes handicapées au cours de la première année d'application des nouvelles règles et tous les cinq ans par la suite. En outre, au moins une fois entre chaque invitation quinquennale, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent rappeler à leurs employés qu'ils peuvent volontairement mettre à jour leur statut de personne handicapée à tout moment.
- De nouveaux formulaires d'auto-identification sont-ils nécessaires ?
Oui, trois nouveaux formulaires d'auto-identification sont nécessaires : l'invitation à s'identifier comme vétéran protégé avant l'offre, l'invitation à s'identifier comme vétéran protégé après l'offre et l'invitation à s'identifier comme personne handicapée.
- Dois-je utiliser le(s) nouveau(x) formulaire(s) d'auto-identification publié(s) par l'OFCCP ?
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent utiliser le formulaire d'auto-identification approuvé par l'OFCCP pour les personnes handicapées (disponible à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/sec503/Voluntary_Self-Identification_of_Disability_CC-305_SD_Edit1.24.14.pdf). Les entrepreneurs peuvent convertir le formulaire en format électronique, mais le texte, le numéro OMB et la date d'expiration, le type et la taille de la police doivent être conservés à l'identique. Le formulaire approuvé par l'OFCCP doit être utilisé aux quatre fins requises : auto-identification avant l'offre, auto-identification après l'offre, enquête auprès des employés au cours de la première année et nouvelle enquête auprès des employés au cours des cinq années suivantes.
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne sont pas tenus d'utiliser le(s) formulaire(s) d'auto-identification recommandé(s) par l'OFCCP pour les anciens combattants (figurant à l'annexe B de la nouvelle réglementation VEVRAA). Toutefois, les entrepreneurs et sous-traitants qui créent leurs propres formulaires doivent s'assurer qu'ils contiennent tous les éléments requis, notamment les suivants : (1) la soumission de toutes les informations est volontaire et n'affectera pas négativement une décision d'emploi ; (2) les informations fournies sont confidentielles et ne seront pas utilisées d'une manière incompatible avec la VEVRAA ; (3) l'entrepreneur est un entrepreneur fédéral tenu de prendre des mesures positives en faveur des anciens combattants protégés ; et (4) un résumé des parties pertinentes de la VEVRAA (y compris les définitions) et du programme d'action positive de l'entrepreneur/sous-traitant. En outre, les entrepreneurs/sous-traitants qui créent leur propre formulaire doivent s'assurer de créer des formulaires avant et après l'offre qui demandent les informations autorisées à chaque étape.
- La formulation de la clause EEE requise pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande a-t-elle changé et puis-je encore l'incorporer par référence dans mes contrats de sous-traitance et mes bons de commande ?
Oui, en vertu des règles finales, la clause EEO complète peut toujours être incorporée par référence dans tous les contrats de sous-traitance et les bons de commande. Toutefois, la référence incorporée doit désormais citer explicitement les règlements relatifs à la section 503 et à la VEVRAA (41 CFR 60-300.5(a) et 41 CFR 60-741.5(a)) et doit inclure un libellé spécifique en caractères gras dans tous les contrats de sous-traitance et les bons de commande. Selon l'OFCCP, les contractants/sous-traitants sont autorisés à combiner toutes les clauses EEO requises en une seule clause "d'incorporation par référence", à condition que l'ensemble de la clause soit en gras et que les termes requis (relatifs aux anciens combattants et aux personnes handicapées) soient inclus dans la clause. Les FAQ de l'OFCCP fournissent des exemples spécifiques de termes pouvant être utilisés pour satisfaire à l'exigence d'incorporation de la clause EEO.
- Quelles sont les modifications à apporter aux slogans publicitaires en vertu des règles définitives ?
Les règles finales exigent des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qu'ils fassent spécifiquement référence aux anciens combattants et aux personnes handicapées dans les offres d'emploi, les documents de candidature et les autres publicités. Bien que les règles définitives ne précisent pas de format particulier pour cette référence, l'OFCCP estime que, même si les entrepreneurs et les sous-traitants peuvent utiliser des abréviations dans leur slogan publicitaire, l'utilisation de "D" pour "disabled" et de "V" pour "veterans" est insuffisante. L'OFCCP recommande aux entrepreneurs d'utiliser au moins "vet" et "disabled" s'ils utilisent des abréviations. Ainsi, un slogan court, accepté par l'OFCCP, pourrait être "EEO/AA Employer/Vet/Disabled" (Employeur EEO/AA/Vétérans/Handicapés). Des déclarations publicitaires plus longues, sans abréviations, sont également autorisées à condition que les vétérans et les personnes handicapées soient spécifiquement mentionnés.
Des informations supplémentaires concernant les réponses de l'OFCCP aux questions fréquemment posées sont disponibles à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm (pour la section 503) et Ahttp://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm (pour la VEVRAA). Toutefois, n'oubliez pas de consulter régulièrement les mises à jour, car de nouvelles questions et réponses continuent d'être ajoutées et les réponses existantes sont modifiées.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
