Dans les cas d'embauche, de licenciement et de promotion, l'analyse examine chaque étape du processus décisionnel afin de déterminer qui aurait dû avoir autant de chances d'être sélectionné pour l'événement professionnel en question. Par exemple, lors du recrutement, à chaque étape, vous examinez qui est resté éligible pour passer à l'étape suivante. En fin de compte, l'enquête doit aboutir à l'étape finale où les taux de sélection des personnes éligibles restantes (les pools affinés) sont examinés afin de voir si les taux de sélection indiquent une disparité statistiquement significative. Si c'est le cas, on peut en déduire qu'il y a eu discrimination.
L'analyse de la rémunération est traitée différemment. Elle commence par l'examen de données instantanées afin de détecter les écarts salariaux d'une certaine ampleur qui correspondent au statut de classe protégée. Certains facteurs, tels que le niveau d'études, les compétences et l'expérience, considérés comme ayant une incidence sur la rémunération, sont ensuite examinés dans le cadre d'une analyse de régression, et tout écart résiduel inexpliqué est attribué à la discrimination. L'analyse de régression inclura également les éléments identifiés par le contractant comme pouvant expliquer la manière dont la rémunération est fixée.
Historique des rémunérations
Ce qui n'est pas pris en compte dans l'analyse des rémunérations, c'est l'examen de la manière dont chaque personne concernée par l'instantané est parvenue à obtenir son salaire actuel. Lorsque l'OFCCP fait référence à l'historique des rémunérations, il se réfère uniquement aux chiffres salariaux sur une période donnée, et non à la manière dont ces chiffres ont été obtenus. La manière dont la personne a obtenu ce salaire peut apporter un éclairage important sur la question de savoir si la discrimination a joué un rôle.
Par exemple, supposons que les données instantanées montrent qu'un homme et une femme occupant le même poste sous la même supervision dans le même service sont rémunérés différemment. Supposons également que la femme gagne 2 000 dollars de moins que l'homme. L'OFCCP analyserait les facteurs qu'il estime susceptibles d'expliquer les écarts de rémunération et, si aucun d'entre eux ne permettait d'expliquer cet écart, il conclurait probablement à une violation de la loi en matière de discrimination.
Cependant, l'historique salarial réel de ces deux personnes montre que l'homme et la femme ont été embauchés au même poste de départ avec le même salaire de départ au cours d'une période similaire. Au départ, ils travaillaient tous deux pour le même supérieur hiérarchique et gagnaient des salaires comparables. L'homme a demandé à être transféré vers un autre supérieur hiérarchique connu pour accorder d'importantes primes et augmentations de salaire. La femme n'a pas fait le même choix, car elle ne souhaitait pas déménager. Finalement, les opérations ont été regroupées et les deux ont été affectés à un autre supérieur hiérarchique qui a simplement continué à les rémunérer aux taux dont ils bénéficiaient lorsqu'ils ont été réaffectés. Le salaire de l'homme a été augmenté de 2 000 dollars par le généreux supérieur hiérarchique et les femmes occupant des postes similaires travaillant sous les ordres de ce supérieur ont également bénéficié d'augmentations de salaire similaires. Le salaire de la femme est resté inférieur, mais comparable à celui des hommes dans une situation similaire qui sont restés avec le premier superviseur. À aucun moment dans cet historique salarial, une décision discriminatoire n'a été prise.
Cependant, à moins que l'entrepreneur ait été au courant de tous ces faits et ait conservé des preuves à cet effet, il aurait du mal à expliquer la disparité salariale en se basant uniquement sur des facteurs tels que le niveau d'études, l'ancienneté, les taux du marché à l'embauche ou tout autre élément habituellement pris en compte dans l'analyse de la rémunération. Dans cette hypothèse, la femme se trouve en fait dans une situation similaire à celle des personnes qui travaillaient sous les ordres de son ancien supérieur moins généreux, et l'homme se trouve dans une situation similaire à celle des personnes qui travaillaient sous les ordres de son ancien supérieur immédiat plus généreux. Ils ne sont pas réellement dans une situation similaire l'un par rapport à l'autre, mais ils semblent l'être, de sorte que l'entrepreneur sera probablement cité à comparaître. Ni le supérieur généreux ni le supérieur moins généreux n'ont pris de décisions salariales fondées sur le sexe, et le nouveau supérieur n'a pris aucune décision salariale. La disparité salariale observée est en réalité le résultat de la décision consciente de la femme de renoncer à un salaire plus élevé afin de ne pas avoir à déménager. Il serait très difficile pour un entrepreneur de connaître toutes les décisions prises par ses employés qui ont eu une incidence sur leur rémunération.
Cet exemple montre pourquoi il est si difficile d'identifier réellement les personnes qui se trouvent dans une situation similaire en matière de rémunération à l'aide des mécanismes d'application actuellement disponibles. La seule décision en matière de rémunération fondée sur le sexe dans cette hypothèse sera celle imposée par l'agence lorsque le contractant sera tenu d'augmenter le salaire de la femme de 2 000 dollars uniquement en raison de son sexe.
Cela ne veut pas dire que la discrimination salariale fondée sur le sexe n'existe pas. Cependant, les types d'analyses utilisées pour la mettre en évidence n'explorent pas suffisamment la question de savoir si les comparateurs se trouvent réellement dans une situation similaire. Dans l'hypothèse ci-dessus, l'homme et la femme avaient en fait les mêmes chances d'obtenir un salaire plus élevé. La femme aurait pu prendre la même décision que l'homme de déménager et aurait ainsi pu égaler ses revenus.
L'analyse de la rémunération telle qu'elle est actuellement conçue est en fait axée sur l'égalité des résultats en matière de rémunération et non sur l'égalité des chances en matière de rémunération. En raison de cette focalisation sur les résultats, c'est-à-dire la capacité à démontrer l'absence de disparités significatives en matière de rémunération, les entreprises sont incitées à égaliser les résultats en matière de rémunération même lorsqu'il n'y a aucune preuve d'une décision discriminatoire en matière de rémunération ou d'un manque réel d'égalité des chances d'obtenir une rémunération plus élevée. Cela signifie que les mécanismes d'application de la loi mis en place par le gouvernement poussent en réalité les entrepreneurs à procéder à des ajustements salariaux tenant compte du genre afin d'éviter d'être accusés de discrimination salariale, même lorsqu'aucun membre de l'agence ou de l'entreprise ne peut identifier de décision ou de politique salariale discriminatoire. Dans le cas d'un recrutement, il est évident de savoir quels candidats se sont volontairement retirés du processus. Dans le cas d'une rémunération, il n'est pas aussi facile d'identifier les membres potentiellement concernés qui ont volontairement choisi d'autres avantages professionnels, tels que le fait de ne pas avoir à déménager, plutôt que des opportunités d'augmenter leur salaire et leurs avantages financiers.
Titres
Étant donné qu'à l'heure actuelle, les outils analytiques disponibles ne permettent pas de distinguer clairement des situations telles que celles décrites dans l'hypothèse ci-dessus d'une discrimination réelle, quelles mesures les entrepreneurs peuvent-ils prendre pour minimiser les faux positifs en matière de discrimination salariale ? Les entrepreneurs peuvent notamment contrôler la manière dont les données salariales sont présentées à l'agence.
Les entrepreneurs fournissent une indication sur les personnes qui se trouvent dans une situation similaire en les regroupant sous le même titre de poste. Par exemple, si l'entrepreneur présente à l'OFCCP des données qui incluent le titre de poste « comptable » dans le département financier d'une entreprise, cela suggère à l'agence que toutes les personnes occupant ce poste peuvent se trouver dans une situation similaire en matière de rémunération. Cela peut ne pas être vrai, mais l'entrepreneur donne une impression qu'il devra surmonter. Si le sous-traitant rémunère davantage les personnes expérimentées et, au lieu de regrouper tous les comptables, sépare le titre en comptable I, comptable II et comptable III en fonction du niveau d'expérience, il suggère déjà à l'agence qu'il existe une différence significative entre les niveaux I, II et III et que tous les comptables ne doivent pas être considérés comme se trouvant dans une situation similaire en matière de rémunération. En incluant ces distinctions dans la présentation des données, le sous-traitant commence à façonner les attentes de l'agence.
Des distinctions similaires peuvent être faites en fonction du niveau de responsabilité associé à un poste. Par exemple, si un employé ayant des responsabilités de supervision porte le même titre qu'une personne n'ayant pas de responsabilités similaires, le contractant donne l'impression que toutes les personnes portant ce titre sont dans une situation similaire. Si la rémunération reflète les responsabilités supplémentaires liées à la supervision, mais que l'agence n'a aucun moyen de le savoir à partir des données, le contractant donne à nouveau une impression qu'il devra s'efforcer de surmonter. En attribuant simplement un titre distinctif aux personnes ayant des responsabilités de supervision, le contractant commence à façonner les attentes de l'agence. L'agence ne trouvera pas inhabituel que les employés ayant des responsabilités de supervision reçoivent un salaire plus élevé que ceux qui n'ont pas de telles responsabilités.
Des distinctions significatives dans les titres peuvent grandement contribuer à donner une image plus précise de vos pratiques en matière de rémunération. Cependant, créer des titres distincts pour chaque employé ne fera que nuire à votre crédibilité et incitera l'agence à substituer son jugement au vôtre pour déterminer qui se trouve dans une situation similaire.
Coordination et personnalisation
Dans certaines entreprises, le personnel chargé de la rémunération, le personnel des ressources humaines et les cadres de première ligne ont tous une certaine influence sur les salaires. Tous ces individus ne connaissent pas forcément aussi bien les tâches quotidiennes d'un employé donné. Par exemple, le personnel chargé de la rémunération peut utiliser les données du marché pour un poste générique de comptable. Les ressources humaines peuvent utiliser une description de poste générique pour les comptables. Les supérieurs hiérarchiques directs peuvent fixer des normes de performance très différentes pour certains comptables ou avoir des normes de performance génériques, mais attribuer des tâches beaucoup plus complexes à certains comptables de leur équipe. Le même principe s'applique ici qu'aux titres : ne regroupez pas sous une description générique des postes que vous voudrez ensuite distinguer comme justifiant des niveaux de rémunération très différents. L'OFCCP considérera que toutes les personnes ayant la même description de poste se trouvent dans une situation similaire. Les distinctions proposées par les superviseurs de première ligne pour expliquer les rémunérations seront compromises par les descriptions de poste et les données génériques du marché.
Politiques salariales
Des normes cohérentes en matière de fixation des salaires, appliquées de manière uniforme, peuvent influencer l'impression que se fait l'agence des personnes se trouvant dans une situation similaire. Par exemple, l'agence examine rarement de près la rémunération lorsque le système de rémunération est établi dans une convention collective. Du point de vue de l'agence, moins le calcul de la rémunération est discrétionnaire et plus il est uniforme, moins le processus est susceptible d'être entaché de discrimination. Ce principe s'appliquerait également en l'absence de convention collective, si le processus formel de fixation des salaires servait un objectif similaire.
Si vous avez établi des critères pour déterminer les salaires, les primes, les heures supplémentaires, etc., il est important de procéder à un auto-audit afin de vous assurer que les politiques et les pratiques fonctionnent comme prévu. En effet, toute personne qui répond à vos critères pour certaines augmentations salariales sera considérée comme étant dans une situation similaire à celle des autres personnes qui répondent à ces critères, et toute incohérence sera considérée comme un signal d'alarme, en particulier si elle affecte de manière disproportionnée des groupes historiquement défavorisés. Les politiques salariales offrent également à l'entreprise l'occasion de réaffirmer son engagement en faveur d'une rémunération équitable.
Acquisitions
Une autre raison pour laquelle il est si difficile de déterminer qui se trouve dans une situation similaire en matière de rémunération est l'influence de facteurs externes sur l'instantané de la rémunération. Par exemple, un entrepreneur peut acquérir une autre entreprise et devoir harmoniser les systèmes de rémunération. Il peut y avoir une période pendant laquelle des personnes effectuant le même type de travail n'auront pas une rémunération similaire, car elles ont conservé leur ancien salaire de l'entreprise acquise. Les personnes qui ont rejoint l'entreprise à la suite de l'acquisition peuvent ne pas se trouver dans une situation similaire à celle des personnes déjà employées par l'entreprise acquéreuse. Le fait de suivre ces personnes séparément ou d'annoter d'une manière ou d'une autre les dossiers afin de pouvoir les trier facilement à des fins d'analyse permettra à l'entrepreneur d'expliquer plus facilement que les disparités salariales apparentes ne sont pas le signe d'une discrimination, mais plutôt une conséquence de l'acquisition. De cette manière, le personnel acquis lors de l'acquisition sera comparé à du personnel dans une situation similaire acquis de la même manière, et non au personnel déjà en place. S'il existe des différences salariales discriminatoires que vous avez acquises lors du rachat de la société cible, les mesures correctives seront limitées aux employés acquis concernés et ne s'étendront pas à votre personnel d'origine, car la discrimination n'est pas le résultat de vos pratiques de rémunération, mais plutôt un héritage de la société acquise.
Si vous ne faites pas ces distinctions, vous risquez d'obtenir une image déformée de l'existence ou de l'ampleur d'une éventuelle discrimination en matière de rémunération, et des employés qui n'ont en réalité subi aucune discrimination dans l'entreprise acquise pourraient être inclus dans la catégorie des personnes concernées.
Résumé
Il peut être difficile de dresser un tableau précis des personnes qui se trouvent dans une situation similaire en matière de rémunération. À l'heure actuelle, il est très difficile de tenir compte des auto-sélections, telles que le choix de ne pas déménager, qui peuvent influencer la rémunération. Toutefois, comme indiqué ci-dessus, un entrepreneur peut prendre plusieurs mesures pour éviter d'aggraver le problème de la détermination des personnes se trouvant dans une situation similaire en matière de rémunération. Il s'agit notamment de ne pas regrouper sous un seul titre les personnes que vous souhaitez distinguer pour l'analyse de la rémunération, de coordonner et d'adapter les données relatives à la rémunération, d'avoir des politiques salariales claires et objectives et de conserver des registres distinguant les employés acquis des employés actuels jusqu'à ce que leur rémunération ait été pleinement et correctement intégrée dans vos systèmes de rémunération actuels.
J'espère que cela vous sera utile dans vos démarches en matière de rémunération. Le mois prochain, j'aborderai la question des personnes se trouvant dans une situation similaire en matière de promotions et de licenciements.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
