La détermination des personnes se trouvant dans une situation similaire est essentielle à la poursuite et à la défense d'une affaire de discrimination. En effet, déterminer si une discrimination a réellement eu lieu est un exercice comparatif. Que ce soit dans le cadre d'audits internes ou de la défense contre des allégations de discrimination, il est important que les entrepreneurs comprennent comment identifier les personnes se trouvant dans une situation similaire à des fins d'analyse de l'égalité des chances.
Lorsque l'évaluation de la conformité commence, le responsable de la conformité analyse les chiffres à l'aide d'un programme informatique afin de déterminer s'il existe un déséquilibre dans les résultats, tels que les embauches, les taux de rémunération, les promotions ou les licenciements, qui indiquerait la nécessité d'une enquête plus approfondie. Un point de basculement statistique, tel qu'un écart type de deux ou plus par rapport à la norme ou un degré établi de disparité dans un aperçu des salaires, conduit l'agence à examiner plus en détail l'événement lié à l'emploi afin de déterminer s'il y a ou non discrimination. L'auto-audit d'un entrepreneur suit un schéma similaire. Dans les deux cas, les indicateurs initiaux constituent une mesure approximative d'une éventuelle discrimination et nécessitent souvent, voire généralement, d'être affinés.
Le processus d'affinement nécessite de déterminer si les bonnes personnes font partie de la catégorie potentiellement concernée, ainsi que si les bonnes personnes font partie du groupe privilégié proposé à des fins de comparaison. Le fait de retirer des personnes de l'une ou des deux catégories peut modifier le calcul des écarts types et, par conséquent, changer l'issue de l'affaire. Les évaluations de conformité de l'OFCCP abandonnent souvent les allégations de discrimination si le seuil statistique n'est pas atteint après affinement. Si l'affaire n'est pas abandonnée après la chute de l'indicateur, l'OFCCP se limiterait à poursuivre des cas individuels isolés de discrimination apparente, auquel cas l'analyse des personnes se trouvant dans une situation similaire devrait être encore plus précise.
Cet article traite de la signification et de l'importance de déterminer qui se trouve dans une situation similaire en matière d'embauche. La question de savoir qui se trouve dans une situation similaire en matière de licenciement, de promotion et de rémunération sera abordée dans la publication du mois prochain.
Cas similaires en matière d'embauche
Calendrier
Plusieurs facteurs permettent de déterminer si les bonnes personnes ont été incluses dans l'analyse de discrimination. L'évaluation de conformité couvre généralement une période donnée. En cas de suspicion de discrimination, cette période peut commencer jusqu'à deux ans avant l'émission de la lettre de programmation. Dans les cas d'embauche, les personnes qui ont postulé avant la période d'examen, y compris celles qui ont postulé avant la période d'examen mais qui ont été embauchées pendant la période d'examen, sont généralement retirées de l'analyse de l'OFCCP. Les personnes qui ont postulé pendant la période d'examen, mais après le dernier recrutement relevant de cette période, sont également généralement exclues de l'analyse. La plupart des analyses incluent tous les candidats qui ont postulé pendant la période d'examen et qui ont été pris en considération pour un poste pourvu pendant cette période. Si certains candidats ne répondent pas à ces critères, ils ne seront probablement pas inclus dans l'analyse de discrimination de l'OFCCP, ni dans la catégorie potentiellement concernée, ni dans le groupe présumé favorisé.
L'OFCCP ne se concentre généralement pas sur l'identité du décideur pour déterminer qui se trouve dans une situation similaire en matière d'embauche. Dans les cas d'embauche, l'agence recherche généralement une tendance sur la durée plutôt qu'un événement isolé dans son analyse de la discrimination. C'est pourquoi toutes les personnes embauchées pendant la période d'examen pour un poste particulier sont analysées ensemble.
Les entrepreneurs peuvent toutefois examiner les événements d'embauche spécifiques afin de déterminer combien de personnes appartenant au groupe prétendument défavorisé étaient réellement disponibles à l'embauche lorsque des postes se sont libérés. Supposons, par exemple, que l'entrepreneur ait eu 10 possibilités d'embauche au cours de la période examinée. Supposons également que vous ne pouviez être pris en considération que pour les postes auxquels vous aviez spécifiquement postulé. En examinant les événements d'embauche spécifiques, vous pourriez déterminer si les femmes étaient réparties de manière assez uniforme entre les 10 événements d'embauche ou s'il n'y avait que deux événements d'embauche où il y avait des candidates féminines dans le groupe de candidats. Supposons que des femmes aient été embauchées lors des deux événements de recrutement où elles figuraient effectivement parmi les candidats et que des hommes aient été embauchés lors des 8 autres événements de recrutement où aucune femme n'avait postulé. Cela donne une image différente de la probabilité de discrimination fondée sur le sexe que si des femmes avaient été présentes dans tous les groupes de candidats pour chacun des 10 événements de recrutement. L'examen des événements de recrutement spécifiques peut donc donner une image différente de la question de savoir si les femmes se trouvaient effectivement dans une situation similaire à celle des hommes en ce qui concerne la probabilité d'être embauchées.
Mode d'application
La méthode de candidature utilisée par un individu peut être un facteur déterminant pour établir qui se trouve dans une situation similaire. Par exemple, si une entreprise exige que tous les candidats soumettent un formulaire de candidature pour que leur candidature soit prise en considération et n'accepte jamais de CV, les candidats qui soumettent des CV seront éliminés du processus de sélection, car ils ne se trouvent pas dans une situation similaire en ce qui concerne la méthode de candidature. Toutefois, si l'entreprise fait des exceptions à cette politique, le groupe de personnes se trouvant dans une situation similaire s'élargit pour inclure toutes les personnes qui ont soumis un CV et/ou un formulaire de candidature. Faire des exceptions à la politique de l'entreprise peut facilement élargir le groupe disponible pour la comparaison et faire une énorme différence dans la responsabilité potentielle d'un entrepreneur.
Un problème connexe se pose lorsque les entrepreneurs embauchent pour le poste B des personnes qui n'ont postulé que pour le poste A. Si l'entrepreneur n'embauchait que des candidats au poste A qui ont postulé pour le poste A, le vivier serait limité à ceux qui se trouvaient dans une situation similaire, à savoir ceux qui avaient tous postulé pour le poste A. Cependant, si l'entrepreneur embauche un candidat qui n'a pas postulé pour le poste A, mais plutôt pour le poste B, cela élargit le vivier à des fins de comparaison, car l'agence doit désormais prendre en considération les autres candidats au poste B qui auraient pu être retenus pour le poste A. L'élargissement du vivier de candidats potentiels peut avoir un impact considérable sur l'analyse, dans un sens comme dans l'autre. En d'autres termes, cela peut produire un indicateur de discrimination ou éliminer un indicateur de discrimination. L'important pour un entrepreneur est d'éviter de produire des indicateurs de discrimination.
Qualifications
Dans les cas liés à l'embauche, qui représentent le plus grand pourcentage des cas traités par l'OFCCP, les exigences du poste sont un autre facteur permettant de déterminer si les groupes concernés sont dans une situation similaire. Il peut être tentant d'examiner les qualifications requises pour le poste et de commencer à éliminer des candidats en fonction de leur adéquation avec ces qualifications. Je recommande de commencer l'analyse en examinant les qualifications de toutes les personnes embauchées pour le poste au cours de la période considérée afin de déterminer si le contractant a réellement appliqué les critères énoncés lors du recrutement.
Les entrepreneurs ont souvent établi des critères d'embauche, mais on ne peut savoir si ces critères ont été réellement appliqués comme indiqué qu'en vérifiant si les personnes embauchées répondaient effectivement à ces critères. Par exemple, un entrepreneur peut indiquer qu'un candidat doit être un électricien agréé pour être qualifié pour le poste, mais embaucher en réalité une personne qui a suivi les cours et l'apprentissage nécessaires et qui est en train d'obtenir son agrément, mais ne l'a pas encore obtenu. En examinant les embauches réelles, vous savez que les candidats se trouvant dans une situation similaire ne se limiteraient pas aux électriciens agréés, mais plutôt à tous les candidats des groupes favorisés et défavorisés qui se trouvaient dans une situation similaire à celle du candidat embauché, en ce sens qu'ils avaient suivi des cours et un apprentissage similaires et étaient en train d'obtenir leur licence. Si l'entrepreneur n'avait embauché personne sans licence d'électricien, toutes les personnes sans licence auraient pu être éliminées du groupe de candidats, car elles n'auraient pas été dans une situation similaire à celle des candidats favorisés. Cela suppose, bien sûr, que l'exigence de licence elle-même n'était pas discriminatoire.
Lorsque vous procédez à de tels ajustements dans le groupe de candidats ou dans le groupe de référence privilégié, il est important d'effectuer les ajustements des deux côtés de l'équation. Supposons, par exemple, que vous n'ayez inclus que des électriciens agréés dans le groupe de candidats qualifiés et que vous ayez ensuite découvert un candidat qui n'est pas électricien agréé. Dans cette situation, comme indiqué ci-dessus, vous ajouteriez à nouveau toutes les personnes dont les qualifications correspondent à celles de l'employé le moins qualifié. Étant donné que vous ajouteriez à nouveau des employés potentiels à l'équation, vous devriez en réalité réexécuter l'IRA avec les personnes appropriées dans le groupe pour tous les groupes, car non seulement les indicateurs précédents pourraient être résolus, mais une classe différente pourrait également apparaître. À ce stade, « situation similaire » signifie au moins aussi qualifié que l'employé le moins qualifié.
Le fait que ces personnes soient réintégrées ne signifie pas que la probabilité d'embauche d'une personne sans licence soit la même que celle d'une personne avec licence. Cette question de la probabilité d'embauche devrait être analysée plus en détail. Supposons, pour les besoins de cet exemple, que la question évaluée soit la discrimination fondée sur le sexe. Une façon de tenir compte de la différence de probabilité d'embauche entre les personnes titulaires d'une licence et celles qui n'en possèdent pas serait de comparer les taux de sélection des électriciens femmes titulaires d'une licence à ceux des électriciens hommes titulaires d'une licence. Dans une équation distincte, comparez les taux de sélection des électriciens femmes non titulaires d'une licence à ceux des électriciens hommes non titulaires d'une licence. Dans ces équations, le concept de « situation similaire » signifie une situation similaire en ce qui concerne le fait de posséder ou non une licence d'électricien. En effectuant ces comparaisons, vous pouvez déterminer s'il est plus important pour une femme que pour un homme de posséder la licence. Vous pouvez également voir si l'exigence de licence a eu un impact sur la probabilité d'embauche. Il existe peut-être d'autres moyens de tenir compte de la différence de probabilité d'embauche, mais l'entrepreneur doit s'assurer que l'OFCCP a pris en compte cette différence.
Cohortes
Si l'indicateur de point de basculement est résolu grâce à un affinement des pools de candidats, l'OFCCP peut toujours rechercher des cas isolés de discrimination apparente. Une fois que l'indicateur statistique a disparu, les déductions permises par cet indicateur disparaissent également. Cela signifie que la personne présumée victime de discrimination doit faire l'objet d'un examen encore plus approfondi par rapport à la personne favorisée. Par exemple, supposons qu'il n'y ait plus de disparité statistiquement significative entre les embauches d'hommes et de femmes, mais que l'OFCCP s'inquiète du fait qu'une candidate apparemment plus qualifiée n'ait pas été embauchée alors que des candidats masculins apparemment moins qualifiés l'ont été. Comme il n'y a pas de disparité statistique permettant de conclure à une discrimination, les candidats masculins et féminins devront être examinés de près afin de déterminer s'ils se trouvaient réellement dans une situation similaire. Des questions telles que celle de savoir s'ils ont postulé en même temps et s'ils ont été examinés par le(s) même(s) responsable(s) du recrutement deviennent importantes d'une manière qui n'aurait pas été le cas dans une affaire statistique portant sur des pratiques et des schémas.
Résumé
Comprendre comment utiliser le concept de « situation similaire » à chaque étape de l'analyse peut faire toute la différence entre une violation et une conformité. Le sous-traitant et l'OFCCP doivent examiner cette question à plusieurs reprises tout au long du processus d'évaluation ou d'auto-audit. La question de savoir qui est « dans une situation similaire » revient à se demander si l'on compare des pommes avec des pommes ou des pommes avec des oranges. Vous ne voulez pas être accusé de discrimination parce que vous êtes évalué à l'aide de critères qui comparent des pommes à des oranges.
Les suggestions suivantes peuvent être utiles :
- Assurez-vous de bien comprendre qui fait partie du vivier de candidats de l'OFCCP et qui fait partie du vivier de recrutement. Obtenez une liste de ces personnes.
- Demandez à l'agence d'expliquer son analyse de chaque étape du processus de recrutement. Étant donné que les candidats sont retenus ou écartés à chaque étape du processus de recrutement, il est important de comprendre chaque ajout ou retrait dans les pools de candidats et de recrutement.
- Assurez-vous que les ajouts ou les suppressions sont effectués à la fois dans le groupe favorisé et dans le groupe défavorisé.
- Lorsque la politique n'est pas respectée, examinez l'impact de ces écarts sur la taille des bassins de candidats potentiels. Faites comprendre l'importance de respecter la politique de l'entreprise afin de limiter les risques de discrimination.
- Assurez-vous que l'OFCCP ne confond pas le non-respect de votre politique avec de la discrimination.
- Si vous n'êtes pas d'accord avec l'agence sur les personnes incluses dans son analyse, prenez le temps d'expliquer soigneusement quels sont les groupes de comparaison appropriés et qui devrait être inclus.
- Lorsque les indicateurs statistiques sont absents, n'oubliez pas que l'analyse de cohorte exige souvent que les comparateurs aient été en concurrence directe pour l'opportunité d'emploi, et non pas simplement qu'ils aient postulé pendant la même période d'examen.
Plus vous vous sentirez à l'aise avec les comparaisons entre des groupes se trouvant dans des situations similaires, plus il vous sera facile de déterminer s'il y a eu discrimination et d'identifier les failles dans l'analyse de l'OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
