Vous venez de recevoir un avis d'audit de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Que se passe-t-il maintenant ? Voici trois mesures proactives à prendre pour vous aider à survivre au processus d'audit de l'OFCCP.
Étape 1 : Soyez prêt - à tout moment - à répondre à la lettre d'audit. Si vous êtes sélectionné pour un contrôle sur pièces, vous disposerez d'exactement 30 jours pour fournir des documents à l'agence. Cela signifie que vous devez toujours disposer des documents appropriés à fournir à l'OFCCP en cas de convocation.
Lors d'un audit de l'OFCCP, il vous sera demandé de présenter les données relatives à l'embauche, y compris les dossiers internes liés à vos pratiques d'embauche. Il s'agit notamment des données relatives à la rémunération, des dossiers du personnel et d'autres politiques et procédures. Soyez prêt.
Étape 2 : Soyez toujours prêt à faire l'objet d'un audit à tout moment. En tant qu'entrepreneur ou sous-traitant fédéral, vous êtes tenu de conserver des données sur les offres d'emploi, notamment en prenant des mesures pour embaucher sans distinction de race, de couleur, de sexe, de religion ou d'origine nationale, ainsi que des personnes handicapées qualifiées et des vétérans protégés. Il ne suffit pas d'atteindre ces candidats qualifiés. Vous devez également disposer des documents attestant que ces mesures de recrutement ont été respectées.
Travailler avec des sites d'emploi qui se concentrent sur la conformité à l'OFCCP vous aidera à atteindre ces candidats issus de la diversité, ainsi qu'à tenir à jour et à soumettre les rapports requis.
Étape 3 : Comprendre les procédures de conformité de l'OFCCP. Les entrepreneurs fédéraux doivent répondre à plusieurs critères pour se conformer aux exigences de l'OFCCP en matière d'égalité des chances à l'embauche et de planification de l'action positive. Il s'agit notamment de 1) prouver qu'ils travaillent activement avec les sites de carrière de l'État, 2) publier des offres d'emploi à l'intention des candidats qualifiés issus de la diversité et 3) tenir à jour les dossiers de tous les candidats.
Assurez-vous que votre personnel de direction et vos responsables du recrutement comprennent les pratiques d'action positive et d'égalité des chances en matière de recrutement, et qu'ils sont bien au fait du processus d'audit.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
