La culture du lieu de travail des entrepreneurs fédéraux est sur le point de changer radicalement. Dans le secteur privé, il est tabou de parler de son salaire personnel ou de s'enquérir de la rémunération des autres, mais la règle finale sur la transparence des salaires, récemment publiée, offrira des protections aux candidats et aux employés qui rompent avec la tradition.
Le 10 septembre 2015, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du Travail a publié une règle finale qui interdit aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de licencier ou de discriminer leurs employés et candidats à l'emploi pour avoir discuté, divulgué ou posé des questions sur la rémunération. La règle finale met en œuvre le décret 13665, signé par le président Barack Obama le 8 avril 2014.
L'affaire Lilly Ledbetter a attiré l'attention nationale sur cette question lorsque son dossier a été rejeté pour cause de dépôt tardif. La politique de son entreprise, qui lui interdisait de discuter de son salaire avec ses collègues, l'avait empêchée d'obtenir à temps les informations dont elle avait besoin pour déposer une plainte. La loi Lilly Ledbetter sur le rétablissement du salaire équitable, premier texte législatif signé par le président Obama en 2009, a modifié la définition du "dépôt dans les délais", facilitant ainsi le dépôt de plaintes pour inégalité salariale. Le nouveau règlement s'attaque au deuxième obstacle, à savoir la possibilité de s'informer sur les écarts de rémunération.
Le nouveau règlement constitue un changement radical pour les employeurs. La règle finale modifie les règlements d'application du décret 11246 de la manière suivante :
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Exige qu'une clause d'égalité des chances révisée soit incluse dans les contrats et sous-contrats fédéraux couverts ;
La clause d'égalité des chances incluse dans les contrats et sous-contrats fédéraux couverts, les contrats et sous-contrats de construction bénéficiant d'une aide fédérale et les bons de commande a été révisée. La clause révisée comprend une disposition interdisant aux contractants de licencier ou de discriminer de quelque manière que ce soit un employé ou un candidat à l'emploi parce que l'employé ou le candidat s'est renseigné, a discuté ou divulgué sa rémunération ou celle d'un autre employé ou d'un autre candidat. La clause d'égalité des chances peut toujours être incorporée par référence, en citant le 41 CFR 60-1.4, puisque la règle finale ne modifie pas cette option.
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Oblige les entrepreneurs fédéraux à intégrer une disposition de non-discrimination prescrite dans leurs manuels ou guides du personnel existants et à diffuser cette disposition de non-discrimination auprès des employés et des candidats à l'emploi ;
Les contractants sont tenus de diffuser la disposition relative à la non-discrimination soit par voie électronique, soit en affichant une copie de la disposition dans des endroits bien visibles à la disposition des employés et des candidats à l'emploi. [Les règlements exigeront également l'affichage d'une nouvelle affiche "EEO is the Law", lorsqu'elle sera disponible. La dernière affiche a été publiée en 2009, elle est donc très obsolète. En attendant, les contractants doivent apposer l'affiche supplémentaire sur l'égalité des chances à côté de leur affiche sur l'égalité des chances]. Voici la formulation prescrite pour la politique de transparence salariale.
ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE DE TRANSPARENCE EN MATIÈRE DE RÉMUNÉRATION
Le contractant ne licenciera ni ne discriminera de quelque manière que ce soit les employés ou les candidats parce qu'ils se sont renseignés sur leur propre rémunération ou sur celle d'un autre employé ou candidat, qu'ils en ont discuté ou qu'ils l'ont divulguée. Toutefois, les employés qui ont accès aux informations relatives à la rémunération d'autres employés ou candidats dans le cadre de leurs fonctions essentielles ne peuvent pas divulguer la rémunération d'autres employés ou candidats à des personnes qui n'ont pas autrement accès aux informations relatives à la rémunération, sauf si la divulgation est (a) en réponse à une plainte ou une accusation formelle, (b) dans le cadre d'une enquête, d'une procédure, d'une audition ou d'une action, y compris une enquête menée par l'employeur, ou (c) conforme à l'obligation légale de l'entrepreneur de fournir des informations. -
Définit des termes clés tels que la rémunération, les informations sur la rémunération et les fonctions professionnelles essentielles, tels qu'ils sont utilisés dans le décret n° 11246, tel qu'amendé ;
Le règlement final comprend une définition large de la "rémunération", qui va au-delà du chèque de paie ou du salaire d'un employé. Elle s'applique aux employés et aux candidats et comprend le salaire, la rémunération des heures supplémentaires, les primes, les commissions, les indemnités de vacances et de congés payés, les allocations, les assurances et autres avantages, les options d'achat d'actions et les récompenses, la participation aux bénéfices et la retraite.
Les "informations relatives à la rémunération" font référence au montant et au type de rémunération accordée aux employés ou proposée aux candidats. Parmi les exemples d'"informations relatives à la rémunération" figurent le souhait du contractant d'attirer et de retenir un employé particulier en raison de la valeur que cet employé est censé ajouter aux bénéfices ou à la productivité du contractant ; la disponibilité d'employés ayant des compétences similaires sur le marché ; les études de marché concernant la valeur d'emplois similaires sur le marché concerné ; les analyses, descriptions et évaluations des emplois ; les structures salariales et de rémunération ; les enquêtes salariales ; les accords syndicaux ; et les décisions, déclarations et politiques du contractant relatives à la fixation ou à la modification de la rémunération de ses employés.
- Elle offre aux employeurs deux moyens de défense en cas d'allégation de discrimination : un moyen de défense général, qui pourrait être fondé sur l'application d'une "règle du lieu de travail" n'interdisant pas la discussion des informations relatives à la rémunération, et un moyen de défense fondé sur les fonctions essentielles de l'emploi.
Il existe deux grandes catégories de demandes de renseignements, de discussions ou de divulgations qui peuvent ne pas être protégées par le nouveau règlement.
Tout d'abord, la règle finale prévoit une défense pour les entrepreneurs dans le cas où des demandes de renseignements sur la rémunération sont faites en violation d'une règle du lieu de travail appliquée de manière cohérente et uniforme, tant que cette règle n'interdit pas de manière générale la divulgation de la rémunération. Par exemple, un employeur peut avoir une règle interdisant aux employés d'être perturbateurs sur le lieu de travail. Un salarié peut enfreindre cette règle en se tenant debout sur son bureau et en criant son salaire de manière répétée et dérangeante. Dans ce cas, l'employé peut être sanctionné pour ces actions, s'il a été sanctionné pour avoir perturbé le travail et non pour avoir divulgué son salaire, à condition que l'employeur ait appliqué de manière cohérente et uniforme la règle en vigueur sur le lieu de travail.
Deuxièmement, les demandes de renseignements, les discussions ou les divulgations d'informations sur la rémunération que les employés obtiennent dans le cadre de leurs "fonctions essentielles" ne sont pas protégées. Les informations sont obtenues dans le cadre des "fonctions essentielles" d'un employé si :
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l'accès aux informations relatives à la rémunération est nécessaire à l'exercice de cette fonction ou à l'accomplissement d'une autre tâche professionnelle habituelle, ou
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la fonction ou les tâches du poste comprennent la protection et le maintien de la confidentialité des dossiers personnels des employés, y compris les informations relatives à la rémunération.
Toutefois, les employés exerçant de telles fonctions essentielles sont protégés par la règle finale dans la mesure où ils (a) discutent de leur propre rémunération avec d'autres employés ou (b) discutent d'éventuelles disparités concernant la rémunération d'un autre employé avec un responsable de la direction ou en utilisant la procédure de plainte interne de l'entrepreneur. En outre, même si un employé a accès aux informations relatives à la rémunération dans le cadre de ses fonctions essentielles, il peut divulguer ou discuter de la rémunération des candidats ou des employés en réponse à une plainte ou à une accusation formelle, à une enquête, à une procédure, à une audition ou à une action. En outre, ces employés sont protégés par la règle finale dans la mesure où ils divulguent ou discutent de la rémunération d'autres candidats ou employés sur la base d'informations reçues par des moyens autres que l'accès aux fonctions essentielles de l'emploi.
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La règle finale s'applique aux entrepreneurs fédéraux dont les contrats totalisent plus de 10 000 dollars et entre en vigueur pour tous les contrats conclus ou modifiés à partir du 11 janvier 2016.
Mais n'attendez pas janvier. Il y a beaucoup à faire d'ici là. Changer les politiques et les procédures implique l'ensemble habituel d'obstacles bureaucratiques à surmonter, mais changer la culture de la main-d'œuvre représente un ensemble de défis totalement différent. Bien que la règle finale n'oblige pas les entrepreneurs fédéraux à divulguer ce qu'ils paient à leurs employés, il n'y aura pas de conséquences pour les employés (et les candidats) qui discutent ouvertement de leur rémunération et de la rémunération des autres, sous réserve des mesures de défense décrites ci-dessus.
La règle finale est disponible sur le site web de l'OFCCP à l'adresse suivante : www.dol.gov/ofccp/PayTransparency.html.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
