Au cours des dernières années, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail a connu des changements spectaculaires au niveau de ses centres d'intérêt. Alors que pendant de nombreuses années, l'OFCCP ne s'intéressait guère aux questions concernant les anciens combattants et les personnes handicapées, ces groupes sont aujourd'hui au premier plan des efforts de l'OFCCP. Nous savons que cela est vrai en partie en raison des propositions de règlement concernant les anciens combattants qui ont été publiées en avril 2011 et des propositions de règlement concernant les personnes handicapées qui ont été publiées en décembre 2011.
Les nombreuses demandes de renseignements formulées par l'OFCCP au cours des récents contrôles de conformité en matière d'action positive sont une preuve supplémentaire de l'attention portée par l'OFCCP aux personnes handicapées. Agents de conformité de l'OFCCP :
- Demandez régulièrement des listes d'employés handicapés et les mesures d'adaptation prises pour ces employés.
- Demandez à interroger les employés handicapés lors de la partie sur place d'un contrôle de conformité.
- Examiner les politiques et les procédures pour déterminer s'il existe des obstacles concernant les personnes handicapées.
- Examiner les systèmes de candidature en ligne pour déterminer s'ils sont accessibles aux candidats handicapés.
Dans sa proposition de règlement concernant les personnes handicapées, l'OFCCP a suggéré que 7 % des employés de chaque groupe d'emploi faisant l'objet d'une action positive soient des personnes handicapées. L'OFCCP a également suggéré que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux mènent des enquêtes sur le handicap auprès des candidats et des employés. Cet objectif de 7 % et les exigences en matière d'enquête soulèvent un certain nombre de questions sérieuses et interdépendantes.
- En vertu des modifications apportées à l'Americans with Disabilities Act (ADA), les types de conditions pouvant amener un employé à être considéré comme une personne handicapée ont été considérablement élargis. Par exemple, les personnes qui ont ou ont eu un cancer, un diabète, une dépression chronique et un large éventail d'autres problèmes mentaux et physiques peuvent désormais être considérées comme des personnes handicapées. En vertu de cette définition élargie, les employeurs ne devraient (en théorie) avoir aucun problème à atteindre un objectif de 7 % pour l'emploi de personnes handicapées, étant donné qu'une partie substantielle de chaque main-d'œuvre comprendra des employés qui pourraient potentiellement être considérés comme des personnes handicapées.
- Bien que de nombreux employés puissent être considérés comme des personnes handicapées, les employeurs ont régulièrement constaté que ces personnes étaient réticentes à s'identifier comme telles sur les formulaires d'enquête. Certains salariés ne se considèrent pas comme des personnes handicapées, quelle que soit la définition légale ; d'autres craignent de faire l'objet de mesures défavorables s'ils indiquent qu'ils ont un handicap ; d'autres encore ne veulent pas faire supporter à leur employeur les coûts supplémentaires qui peuvent être associés à l'identification d'une personne handicapée.
- La question de savoir si les employeurs sont autorisés à interroger les candidats sur leur handicap se pose sérieusement. L'Equal Employment Opportunity Commission (et jusqu'à récemment, l'OFCCP) a déclaré qu'en vertu des diverses lois régissant les questions de handicap, les employeurs ne peuvent interroger les candidats sur leur handicap qu'au moment de l'entretien d'embauche. après l'offre de la procédure de sélection. Il n'est pas certain que l'OFCCP parvienne à concilier l'obligation d'interroger les candidats sur leur handicap dans sa proposition de règlement avec les limitations de l'ADA en matière d'auto-identification après l'offre.
- Lors de récents contrôles de l'OFCCP, certains responsables de la conformité ont suggéré que le personnel des ressources humaines dispose de deux listes de personnes handicapées : la liste officielle des employés qui se sont officiellement identifiés et une liste non officielle des employés dont l'entreprise sait qu'ils souffrent d'une affection mentale ou physique mais qui ne se sont pas identifiés. Bien que cela puisse sembler être un compromis pratique lorsque les employés ne s'identifient pas eux-mêmes, cela place les employeurs dans la position difficile de déterminer de manière indépendante si un employé entre dans les paramètres d'une personne handicapée. Elle place également les employeurs dans la position encore plus difficile de déterminer de manière indépendante quels types d'aménagements peuvent et doivent être proposés à ces employés.
D'où l'énigme du handicap. En vertu des amendements de l'ADA (et des règlements correspondants de l'OFCCP), il semble qu'il y ait de nombreuses personnes handicapées dans chaque main-d'œuvre. Toutefois, les employeurs ne disposent d'aucun moyen efficace pour identifier ces personnes, que ce soit au stade du processus de sélection des candidats ou lorsque ces personnes deviennent des employés. Tout objectif chiffré est donc dénué de sens. En outre, les employeurs sont pris entre le marteau et l'enclume : on leur demande d'identifier les personnes handicapées de manière informelle, mais ils s'exposent à diverses formes de responsabilité s'ils le font.
Que doivent faire les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ?
- Premièrement, les employeurs doivent aider l'OFCCP à comprendre que les employés sont réticents à s'auto-identifier. L'OFCCP pense que les employés ne s'identifient pas uniquement parce qu'ils craignent des représailles. La réalité est bien plus complexe et les employeurs doivent aider l'OFCCP à comprendre les problèmes qu'ils rencontrent à cet égard.
- Deuxièmement, les employeurs doivent suivre les aménagements pour les candidats et les employés. L'OFCCP a le droit de demander des informations sur les aménagements réalisés et ceux qui sont refusés. Tous les employeurs procèdent régulièrement à des aménagements pour les employés et les candidats, qu'ils soient ou non identifiés comme des personnes handicapées. Ces aménagements comprennent l'achat d'écrans plus grands pour les employés ayant des problèmes de vue, l'achat de nouvelles chaises pour les employés souffrant de problèmes de dos chroniques, l'autorisation pour les employés de prendre des congés supplémentaires pour des traitements contre le cancer, ainsi que d'autres mesures plus ou moins importantes. Il peut y avoir des limites aux informations partagées sur des personnes et des handicaps spécifiques, mais les employeurs ne peuvent qu'être aidés lors d'un contrôle de conformité de l'OFCCP en disposant d'informations sur les aménagements.
- Troisièmement, les employeurs doivent déterminer comment ils répondront aux demandes de l'OFCCP concernant des employés qui pourraient être considérés comme des personnes handicapées, en particulier lorsque ces employés ont choisi de ne pas s'identifier. Si l'OFCCP a le droit de recueillir des informations sur les employés qui se sont déclarés handicapés, le type d'informations que l'OFCCP peut demander et le type d'informations que les employeurs peuvent révéler sur les employés qui ne se sont pas déclarés handicapés soulèvent de sérieuses questions. Les employeurs devraient envisager de contacter un conseiller juridique au sujet des pièges associés à la fourniture d'informations à l'OFCCP à cet égard.
Saviez-vous que...que jusqu'en 2009, l'OFCCP posait rarement des questions de quelque nature que ce soit sur les problèmes liés au handicap ? Au cours d'un contrôle de conformité typique des 20 dernières années, presque toutes les questions portaient sur des problèmes concernant les minorités et les femmes. La première preuve que l'OFCCP accordait plus d'attention au handicap est apparue lorsque l'agence a publié sa directive sur les systèmes de candidature en ligne en août 2008.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
