Au début du mois, le président Obama a proclamé le 8 avril 2014 Journée nationale de l'égalité salariale, qui indique jusqu'à quand une femme doit travailler en 2014 pour gagner la même somme que les hommes en 2013. Dans la foulée de cette proclamation, le président Obama a publié un mémorandum présidentiel ordonnant au ministère du travail ("DOL") de proposer des règles qui obligeront les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux à soumettre au DOL des données récapitulatives concernant la rémunération versée à leurs employés, y compris des données ventilées par sexe et par race. Bien que ce mémorandum demande au DOL de concentrer ses ressources sur les véritables disparités salariales et, "dans la mesure du possible", de minimiser la charge pesant sur les entrepreneurs fédéraux, il pourrait avoir un impact significatif sur la communauté des entrepreneurs fédéraux, en particulier si les réglementations proposées par le DOL exigent des entrepreneurs qu'ils présentent les données dans un format qui ne tient pas compte des explications légitimes des écarts de rémunération.
Malheureusement pour les entrepreneurs fédéraux, les directives salariales du président de 2014 ne se limitent pas à l'égalité de rémunération. En début d'année, le président a signé le décret 13658, qui augmente le salaire minimum des employés de certains entrepreneurs et sous-traitants fédéraux à compter du 1er janvier 2015. En vertu de ce décret, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent verser à leurs employés un minimum de 10,10 dollars de l'heure (ou 4,90 dollars de l'heure pour les travailleurs avec pourboire), à compter des contrats "couverts" conclus ou renouvelés le 1er janvier 2015 ou après cette date, et seront par la suite soumis à des augmentations annuelles du salaire minimum. Aux fins de cette ordonnance, les contrats "couverts" comprennent (1) les marchés publics de services ou de construction ; (2) les contrats ou "instruments similaires à des contrats" pour des services couverts par la loi sur les contrats de service ; (3) les contrats ou instruments similaires à des contrats pour des concessions ; et (4) les contrats ou instruments similaires à des contrats conclus avec le gouvernement fédéral en rapport avec des biens ou des terrains fédéraux ou en rapport avec des services destinés aux employés fédéraux, aux personnes à leur charge ou au grand public. Notamment, les contrats de vente ou d'achat de biens ne sont pas des contrats "couverts" par le décret 13658. En outre, les nouvelles exigences en matière de salaire minimum ne s'appliquent que si les salaires des employés dans le cadre de ces contrats couverts sont déjà régis par la loi sur les contrats de service (Service Contract Act) ou la loi Davis-Bacon (Davis-Bacon Act) ou sont régis par la loi sur les normes de travail équitables (Fair Labor Standards Act) et que le contrat dépasse un seuil spécifique en dollars (actuellement 3 000 dollars).
Outre les nouvelles exigences en matière de salaire minimum, le décret 13658 impose également aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux d'incorporer dans les contrats de sous-traitance de niveau inférieur une clause précisant, comme condition de paiement, le salaire minimum que les sous-traitants doivent verser à leurs travailleurs. Toutefois, le décret n'exempte pas les entrepreneurs des lois sur les salaires en vigueur ou d'autres lois exigeant le versement d'un salaire minimum plus élevé aux employés et, par conséquent, les entrepreneurs doivent toujours se conformer à ces exigences salariales plus élevées, le cas échéant.
Comme on pouvait s'y attendre, les entrepreneurs devront attendre que le DOL publie les règlements d'application pour connaître les détails importants concernant ces nouvelles exigences en matière de salaire minimum, notamment la définition et la portée du terme "instrument de type contractuel", la question de savoir si le nouveau salaire minimum s'appliquera à tous les employés de l'entrepreneur ou seulement à ceux qui effectuent un travail lié à un contrat fédéral, et quelles seront les sanctions en cas de non-respect de ces exigences. Dans l'intervalle, les entrepreneurs peuvent concentrer leur attention sur la dernière des mesures salariales du président, qui interdit aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux d'exercer des représailles à l'encontre d'employés ou de candidats qui s'informent, discutent ou divulguent des informations concernant leur propre rémunération ou celle d'un autre employé ou d'un autre candidat. Plus précisément, le nouveau décret anti-rétorsion signé par le président Obama le 8 avril 2014 modifie le décret 11246 existant et, selon le président, vise à favoriser la transparence en matière de rémunération des entrepreneurs fédéraux et à contribuer à remédier aux disparités salariales pour les femmes et les minorités.
Notamment, le mandat de non-rétorsion du décret ne s'applique pas aux divulgations non autorisées d'informations sur la rémunération par les employés des ressources humaines, des services de paie ou d'autres employés de l'entreprise qui, en raison de la nature de leur travail, ont accès aux informations sur la rémunération d'autres employés ou candidats lorsqu'ils divulguent ces informations à des personnes qui, autrement, n'y auraient pas accès. En revanche, en cas de divulgation non autorisée d'informations sur la rémunération par ces employés, des mesures disciplinaires appropriées peuvent toujours être prises. Les dispositions du décret relatives à l'absence de représailles s'appliquent toutefois lorsque le service des ressources humaines, le service de la paie ou d'autres employés ayant accès aux informations sur les salaires et les avantages sociaux divulguent ces informations en réponse à une plainte ou à une accusation de discrimination, dans le cadre d'une enquête interne ou externe, dans le cadre d'une audience ou d'autres procédures judiciaires, ou de toute autre manière "compatible avec l'obligation légale de l'entrepreneur de fournir des informations".
Comme pour les autres directives mentionnées ci-dessus, des règlements fournissant des orientations supplémentaires concernant ces dispositions anti-représailles seront publiés à l'avenir. Toutefois, il est clair que l'égalité et la transparence en matière de rémunération restent des priorités pour l'administration actuelle. Par conséquent, les contractants doivent dès à présent mettre à jour leurs politiques afin d'éliminer les interdictions relatives aux discussions des employés concernant la rémunération ou les avantages et doivent inclure dans ces politiques des dispositions appropriées de non-représailles liées à de telles discussions. En outre, les entrepreneurs devraient former les ressources humaines et les superviseurs à ces mises à jour et devraient être proactifs dans l'audit de leurs données de rémunération (sous la supervision d'un avocat) afin de s'assurer que toute disparité salariale est corrigée ou peut être justifiée. De même, les contractants devraient revoir leurs catégories salariales et leurs groupes d'emplois (là encore avec l'aide d'un conseiller juridique) afin de s'assurer que leurs emplois sont regroupés de manière appropriée, car des regroupements incorrects ou larges peuvent donner l'impression qu'il existe des inégalités salariales alors qu'il n'y en a pas en réalité. Enfin, les entrepreneurs doivent s'assurer de contacter un conseiller juridique qualifié pour toute question relative à ces nouvelles exigences.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
