Cet article accompagne un article publié dans l'édition de mars 2015 du OFCCP Digest. Comme nous l'avons indiqué dans cet article, le 1er octobre 2014, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du Travail a publié une nouvelle version de la lettre de planification et de la liste détaillée que l'agence envoie aux organisations au début d'un examen de conformité en matière d'action positive. La version précédente de la liste détaillée demandait 11 éléments ; la version révisée en demande 22.

Dans l'article du mois dernier, nous nous sommes intéressés aux modifications apportées à la demande de données sur les rémunérations figurant dans la nouvelle version de la liste détaillée. Dans cet article, nous nous intéresserons aux modifications apportées à la demande de données sur les activités du personnel de l'OFCCP et aux 11 nouvelles demandes d'informations découlant de la révision des réglementations relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées.

Données relatives aux activités du personnel concernant la race, l'origine ethnique et le sexe

Le point 10 de la liste détaillée précédente de l'OFCCP demandait des données sur les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements des employés concernés par le plan d'action positive examiné. Le point 18 de la liste détaillée révisée continue de demander ces données, mais il demande désormais explicitement des données par catégories raciales/ethniques suivantes : Afro-Américains, Asiatiques/Insulaires du Pacifique, Hispaniques, Amérindiens/Autochtones d'Alaska et Blancs. La version précédente de la liste détaillée exigeait uniquement la soumission de données sur les Blancs et le total des minorités. Pour les candidats, l'OFCCP demande également des informations sur les personnes de race inconnue. L'OFCCP demande également des données sur les candidats de sexe inconnu, ainsi que des données sur les hommes et les femmes.

La liste détaillée de l'OFCCP utilise les cinq catégories raciales traditionnelles qui figurent dans les réglementations sur la discrimination positive en vertu du décret 11246 lorsqu'elle demande des informations sur la race/l'origine ethnique. Cependant, l'OFCCP a publié une directive (directive 2008-02, anciennement numérotée 283) qui autorise la soumission de données utilisant les sept catégories raciales/ethniques figurant dans le rapport EEO-1.

• Conseil n° 1 : bien que les organisations puissent soumettre des données sur la race et l'origine ethnique en utilisant soit les cinq catégories traditionnelles de race/origine ethnique, soit les sept catégories de race/origine ethnique de l'EEOC, elles doivent veiller à fournir des informations sur chaque sous-groupe et à soumettre des informations sur les candidats dont la race/origine ethnique et/ou le sexe sont inconnus.

L'OFCCP continue d'utiliser les données fournies au point 18 pour déterminer s'il existe des disparités en matière d'embauche, de promotion ou de licenciement des employés. Lorsque l'OFCCP constate de telles disparités, il peut enquêter pour déterminer s'il y a eu discrimination. Grâce aux modifications apportées à la liste détaillée afin d'inclure toutes les catégories raciales/ethniques, l'OFCCP dispose désormais de beaucoup plus de possibilités pour détecter des disparités statistiques dans les données fournies dans le cadre d'un contrôle de conformité.

• Conseil n° 2 : afin de se préparer aux contrôles de conformité, les organisations doivent analyser les données relatives à chaque sous-groupe racial/ethnique et à chaque sexe afin de déterminer où existent des disparités statistiques.

Le point 18 exige également que les organisations fournissent une définition du terme « promotion ». Si l'établissement examiné dispose de définitions de la promotion qui varient selon les différentes catégories de personnel, l'organisation est tenue de fournir des informations sur ces différentes définitions. Les organisations sont autorisées à déterminer ce qui constitue une promotion, mais la définition de la promotion doit être appliquée de manière uniforme. Les organisations doivent examiner les données relatives aux activités du personnel concernant les changements d'emploi afin de s'assurer que deux transactions du même type sont soit présentées comme des promotions, soit comme des non-promotions. Par exemple, si le passage du poste d'acheteur à celui de spécialiste des produits est présenté comme une promotion pour un employé, alors chaque situation dans laquelle un acheteur passe au poste de spécialiste des produits doit généralement être présentée comme une promotion.

• Conseil n° 3 : examinez attentivement les données relatives à tous les changements d'emploi afin de vous assurer que la définition de la promotion est appliquée de manière cohérente.

Évaluation de l'efficacité des efforts de sensibilisation

Le point 7 de la liste détaillée exige qu'une organisation soumise à un contrôle de conformité soumette les résultats de son évaluation de l'efficacité de ses efforts de sensibilisation et de recrutement auprès des personnes handicapées. Le point 11 est une disposition parallèle pour les anciens combattants. Cette évaluation des efforts de sensibilisation est un élément clé de la révision de la réglementation applicable aux personnes handicapées et aux anciens combattants. L'évaluation des efforts de sensibilisation est un moment important pour discuter des efforts positifs déployés pour trouver des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Ce n'est PAS le moment de s'attarder longuement sur les échecs d'une organisation, même s'il est important de discuter des changements qui pourraient être apportés aux efforts de sensibilisation si ceux de l'année précédente n'ont pas été couronnés de succès. Les points 7 et 11 pourraient mettre en œuvre de nouvelles dispositions dans la réglementation fédérale, mais les organisations étaient en fait tenues, en vertu de l'ancienne réglementation, de faire des efforts pour recruter et employer des personnes handicapées et des anciens combattants protégés.

• Conseil n° 4 : soyez prêt à fournir des informations spécifiques et documentées sur les efforts de sensibilisation et de recrutement déployés pour trouver des personnes handicapées et des anciens combattants protégés. Mettez l'accent sur les efforts positifs déployés et les résultats obtenus, mais notez également les changements qui pourraient être apportés aux futurs efforts de sensibilisation et de recrutement.

Systèmes d'audit et de reporting

Le point 8 de la liste détaillée demande la documentation des mesures prises pour se conformer aux exigences des systèmes d'audit et de rapport prévues dans la réglementation pour les personnes handicapées. Le point 12 est une disposition parallèle pour les anciens combattants. Alors que la version précédente de la réglementation fédérale relative aux personnes handicapées et aux anciens combattants exigeait des organisations qu'elles disposent d'un système d'audit et de reporting sur les mesures prises pour offrir l'égalité des chances et une action positive aux personnes handicapées et aux anciens combattants protégés, la réglementation révisée comprend une disposition qui exige la documentation de ce système d'audit et de reporting.

• Conseil n° 5 : Soyez prêt à fournir des documents expliquant comment les efforts pour mettre en œuvre les plans d'action positive pour les personnes handicapées et les anciens combattants protégés sont mesurés et évalués.

Analyse de la collecte de données

Le point 9 de la liste détaillée demande les données statistiques sur les candidats et les personnes embauchées que les organisations doivent désormais collecter en vertu de la réglementation révisée relative aux personnes handicapées. Le point 13 est une disposition parallèle pour les anciens combattants. La réglementation exige que les organisations collectent les données suivantes :

• Le nombre de candidats qui se sont identifiés comme personnes handicapées ou qui sont autrement connus comme personnes handicapées, et le nombre de candidats qui se sont identifiés comme anciens combattants protégés ou qui sont autrement connus comme anciens combattants protégés ;
• Le nombre total d'offres d'emploi et le nombre total d'emplois pourvus ;
• Le nombre total de candidats pour tous les postes ;
• Le nombre de candidats handicapés embauchés et le nombre d'anciens combattants protégés embauchés ; et
• Le nombre total de candidats embauchés.

L'OFCCP a publié sur son site Web (http://www.dol.gov/ofccp) les réponses à plusieurs questions fréquemment posées (FAQ) concernant les informations requises pour cette analyse de collecte de données. Cependant, certaines parties des FAQ semblent fournir des définitions de termes qui sont contraires à la définition habituelle de ces termes par l'OFCCP. Par exemple, au point 18 de la liste détaillée, l'OFCCP fait une distinction explicite entre les embauches et les promotions. En revanche, l'une des FAQ de l'OFCCP indique que le terme « embauché » tel qu'il est utilisé aux points 4 et 5 ci-dessus fait référence à la fois aux CANDIDATS EXTERNES qui sont recrutés dans l'organisation et aux EMPLOYÉS qui sont sélectionnés dans le cadre d'un processus de promotion interne. On ne sait pas clairement comment ni si l'OFCCP va concilier certaines de ces incohérences. On ne sait pas non plus clairement quel sera l'impact de ces FAQ sur la collecte et l'analyse des données. Les FAQ et les directives n'ont pas la même force juridique que les réglementations officielles, et l'OFCCP est connu pour retirer ou ignorer les FAQ.

• Conseil n° 6 : Lisez attentivement la FAQ de l'OFCCP sur les données à collecter et à analyser concernant les personnes handicapées et les anciens combattants protégés. Déterminez comment des termes tels que « offres d'emploi », « postes pourvus » et « embauches » seront interprétés pour votre organisation, et soyez prêt à expliquer votre interprétation à l'OFCCP.

Quelle que soit l'interprétation donnée aux termes utilisés dans la collecte de données, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devront s'assurer que les données relatives au handicap et au statut de vétéran protégé sont collectées auprès des candidats et des personnes embauchées afin que le reporting puisse commencer. Les points 9 et 13 de la liste détaillée semblent suggérer que toutes les organisations soumises à un contrôle de conformité devront fournir les informations requises dans la partie analyse de la collecte de données du règlement révisé. Toutefois, les organisations n'étaient tenues de commencer cette collecte de données qu'au moment où les AAP ont été mis à jour pour la première fois après le 24 mars 2014. Ainsi, une organisation dont les AAP commencent le 1er janvier aura été tenue de commencer cette collecte de données le 1er janvier 2015. La première fois qu'une telle organisation disposera d'une année complète de données à analyser sera le 1er janvier 2016. Il est important de noter que les points 9 et 13 stipulent tous deux que si une organisation faisant l'objet d'un contrôle de conformité a déjà entamé depuis plus de six mois son année AAP en cours, elle doit soumettre au moins les données des six premiers mois. Ainsi, une organisation dont les AAP commencent le 1er janvier et qui entame un contrôle de conformité en août 2015 devra soumettre au moins six mois de données requises pour l'analyse de la collecte de données.

• Conseil n° 7 : Comprenez comment votre date AAP influe sur l'obligation de soumettre les données relatives aux candidats et aux embauches requises en vertu des réglementations révisées concernant les anciens combattants et les personnes handicapées.

Analyse de l'utilisation des personnes handicapées et référence en matière d'embauche des anciens combattants

Le point 10 de la liste détaillée demande l'analyse de l'utilisation par groupe professionnel des personnes handicapées, comme l'exigent les règlements révisés. La plupart des organisations doivent fournir des informations sur le pourcentage de personnes handicapées dans chaque groupe professionnel et comparer ce pourcentage à l'objectif d'utilisation de 7 % fixé par l'OFCCP. Les petites organisations peuvent se contenter de comparer l'objectif d'utilisation à l'ensemble de leur main-d'œuvre. (Veuillez noter que cet objectif d'utilisation de 7 % est susceptible de changer et que l'OFCCP peut publier un nouvel objectif d'utilisation sur son site web lorsqu'il estime que l'objectif doit être modifié.)

Le point 14 demande des informations sur le seuil d'embauche des anciens combattants protégés requis par la réglementation révisée. L'OFCCP a actuellement fixé ce seuil d'embauche à 7,2 %. Le seuil d'embauche pour les anciens combattants protégés n' est PAS le même que l'objectif d'utilisation des personnes handicapées. La réglementation relative au handicap stipule qu'il doit y avoir une comparaison entre le pourcentage de personnes handicapées dans la main-d'œuvre et l'objectif d'utilisation. La réglementation relative aux anciens combattants stipule que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent établir un seuil d'embauche à l'échelle de l'entreprise. Il n'y a aucune exigence spécifique de comparer le seuil aux embauches réelles, ni de comparer le seuil d'embauche au pourcentage d'anciens combattants protégés dans la main-d'œuvre.

• Conseil n° 8 : lorsque vous fournissez des informations pour le point 14, envisagez de ne communiquer à l'OFCCP QUE le taux de référence de 7,2 % en matière d'embauche.

Les organisations sont autorisées à développer leur propre référence en matière d'embauche pour les anciens combattants protégés. Toutefois, elles doivent tenir compte d'une série de facteurs publiés par l'OFCCP et documenter la manière dont leur référence en matière d'embauche a été établie. Les organisations qui utilisent la référence de 7,2 % à l'échelle de l'entreprise établie par l'OFCCP n'ont pas à fournir de documentation supplémentaire à l'OFCCP sur la manière dont cette référence a été développée.

• Conseil n° 9 : les organisations devraient utiliser le taux de référence de 7,2 % fixé par l'OFCCP plutôt que de créer leur propre taux de référence.

Aménagement raisonnable

Le point 20 de la liste détaillée demande des copies des politiques d'aménagement raisonnable et des documents relatifs aux demandes d'aménagement présentées par les candidats ou les employés, y compris les mesures prises par une organisation en réponse à ces demandes. De nombreuses demandes d'aménagement pour cause de handicap sont traitées par les superviseurs ou les membres du personnel des ressources humaines sans qu'aucun dossier officiel ne soit créé. Les organisations doivent déterminer comment elles vont suivre les demandes d'aménagement. Toutefois, elles doivent faire preuve de prudence quant à la manière dont les informations sont collectées et transmises à l'OFCCP. Les documents transmis à l'OFCCP qui comprennent les noms et les descriptions de handicaps spécifiques peuvent soulever diverses questions relatives à la confidentialité, tant pour les employés que pour les employeurs. Il convient de trouver un équilibre entre la prise en compte des préoccupations des employés en matière de confidentialité et la fourniture d'informations suffisantes à l'OFCCP.

• Conseil n° 10 : Mettez en place une procédure pour recueillir des informations sur les demandes d'aménagement raisonnable formulées par les candidats et les employés, ainsi que sur les résultats de ces demandes. Veillez à ce que ces informations soient recueillies et conservées de la manière la plus confidentielle possible. Limitez les détails fournis à l'OFCCP concernant les demandes d'aménagement.

Évaluation des processus liés au personnel et évaluation des aptitudes physiques et mentales

Le point 21 de la liste détaillée demande des informations sur l'évaluation par l'organisation de ses processus de gestion du personnel et sur la manière dont ces processus affectent les personnes handicapées et les anciens combattants protégés. Le point 21 indique que les organisations doivent fournir la date de la dernière évaluation et la date de la prochaine évaluation prévue. Le point 22 demande des informations sur l'examen par l'organisation des qualifications physiques et mentales requises pour les emplois. Le point 22 indique que les organisations doivent fournir la date de la dernière évaluation de ces qualifications et la date de la prochaine évaluation prévue.

Le libellé des points 21 et 22 ne suit pas exactement celui des sections pertinentes du règlement révisé. Alors que les points 21 et 22 exigent les dates précises auxquelles les évaluations ont été préparées ainsi que la date de la prochaine évaluation prévue, le libellé du règlement stipule en réalité que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent « examiner périodiquement » leurs pratiques en matière de personnel et les qualifications physiques et mentales requises pour les emplois. Le règlement ne fournit aucune définition précise de ce qui constitue un « examen périodique ». Il peut être approprié de procéder à l'examen périodique des pratiques en matière de personnel lorsque les plans d'action positive sont mis à jour. Cependant, de nombreuses organisations examinent les qualifications physiques et mentales au fur et à mesure que des postes se libèrent, ou selon un autre type de base continue.

• Conseil n° 11 : Déterminez à quel moment auront lieu les évaluations des processus liés au personnel et des aptitudes physiques et mentales. Si les aptitudes physiques et mentales sont évaluées lors de l'ouverture des postes ou à intervalles réguliers, informez l'OFCCP de cette situation.

EN RÉSUMÉ : Il ressort clairement de cet article et de son complément que les modifications apportées à la liste détaillée sont importantes et de grande envergure. Nous vous encourageons vivement à examiner attentivement cette liste détaillée et à réfléchir à l'impact que ces modifications auront sur votre préparation à un contrôle de conformité de l'OFCCP.

Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2015

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.