Outils pour votre boîte à outils – Un aperçu simplifié de la rémunération

Oui, vous avez bien lu. Une analyse de votre rémunération dans le cadre d'un auto-audit, ou du moins un aperçu général tel qu'il est généralement réalisé lors d'un audit documentaire par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), peut être relativement simple. Ce n'est pas parce que l'agence n'a pas les compétences nécessaires pour mener des analyses complexes en matière de rémunération, mais parce que le nombre considérable d'audits qu'elle examine chaque année rend impossible la réalisation d'analyses complexes en matière de rémunération ou de régression pour chaque audit documentaire.

S'il est impératif de veiller à ce que la rémunération d'une entreprise soit non discriminatoire à tous égards, survivre à un audit, comme peut en témoigner toute personne ayant déjà vécu cette expérience, nécessite souvent une étape préliminaire supplémentaire. Il s'agit d'aborder votre auto-analyse de la même manière qu'un responsable de la conformité de l'OFCCP. Cette étape est cruciale, mais elle n'est pas du tout difficile. Elle vous permet de voir exactement ce que le responsable de la conformité est susceptible de voir, de prendre à l'avance toute mesure corrective et de présenter les informations sous le jour le plus favorable à votre entreprise.

Pourquoi est-ce important, alors que votre analyse montrera finalement que votre entreprise rémunère ses employés de manière équitable ? Parce que cela vous évite d'avoir à fournir des explications à l'OFCCP. Il vaut toujours mieux être à l'offensive qu'à la défensive. Tout le monde sait que les équipes les plus performantes apprennent à connaître et à comprendre leurs adversaires afin de prédire leur comportement et de remporter la partie. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un jeu, le bon sens suggère que cette même pratique augmentera les chances de réussite lors d'un audit.

Supposer que tout ira bien parce qu'on est convaincu que son entreprise ne pratique aucune discrimination est une erreur courante, dont l'OFCCP tire souvent parti. Lorsque le prestataire adopte cette position défensive, l'agence a déjà investi du temps et des ressources dans l'audit et est beaucoup moins encline à abandonner l'affaire.

Il est donc essentiel d'envisager toutes les analyses du point de vue d'un responsable de la conformité OFCCP, avant même le début de l'audit. Pour ce faire, plusieurs éléments importants doivent être pris en compte. L'auditeur peut avoir de nombreuses connaissances, mais il est plus probable qu'il en sache très peu sur votre entreprise, et encore moins sur votre système de rémunération. Les auditeurs enquêtent sur un large éventail de secteurs, tels que l'industrie manufacturière, l'ingénierie, la technologie, la finance et les transports, pour n'en citer que quelques-uns.

Il peut être difficile de comprendre le fonctionnement des systèmes de rémunération des employés débutants, tels que les techniciens informatiques ou les représentants de centres d'appels. Comprendre les postes complexes et de haut niveau, tels que ceux d'ingénieurs mécaniciens seniors, de chefs de projet certifiés ou de commerciaux travaillant uniquement à la commission, est souvent très compliqué pour l'agence, même pour les employés expérimentés, d'autant plus que les systèmes de rémunération varient considérablement d'une entreprise à l'autre.

Montrez à l'OFCCP ce que vous voulez qu'il voie et donnez-lui ce dont il a besoin pour clôturer votre audit.

Non seulement les agents chargés de la conformité qui effectuent des audits de routine connaissent souvent peu votre entreprise ou votre structure salariale particulière, à moins que vous ne leur en parliez, mais ils ne sont généralement pas spécialisés dans l'analyse des rémunérations. N'oubliez pas qu'ils enquêtent sur un large éventail de secteurs d'activité afin de vérifier leur conformité avec un certain nombre de lois et de réglementations, en plus des rémunérations. Il est donc peu probable qu'un généraliste devienne un expert dans un domaine particulier.

De plus, les données dont dispose l'OFCCP en réponse à la lettre de planification sont très limitées. Elles ne comprennent guère plus que les données salariales annualisées ou réelles, le sexe, l'origine ethnique, la date d'embauche, le titre du poste, la catégorie EEO-1 et le groupe professionnel. Profitez donc de l'occasion pour effectuer un auto-audit et présenter vos données sous le jour le plus favorable à votre entreprise. Montrez à l'OFCCP ce que vous voulez qu'il voie et donnez-lui ce dont il a besoin pour clore votre audit.

Afin de trier les milliers d'audits que l'agence effectue chaque année, l'OFCCP doit adopter une approche systématique ou pratique, même si les entreprises auditées sont très différentes les unes des autres. Elle doit commencer par examiner les salaires, généralement en commençant par une vue d'ensemble. Bien qu'il soit bien sûr impossible de prédire exactement ce que fera un agent de conformité dans chaque cas, la nature humaine est de choisir la voie de la moindre résistance, et il en va de même pour les fonctionnaires. Effectuez donc le même test lorsque vous examinez une vue d'ensemble de votre rémunération dans le cadre d'un auto-audit que celui qu'un agent chargé de la conformité effectuera souvent dans le cadre d'un audit documentaire. Cette méthode simple permet à l'OFCCP de détecter d'emblée une différence de rémunération. L'OFCCP définit ce qu'est une différence dans sa FAQ :
 

Passons donc en revue les étapes permettant d'analyser puis de présenter votre rémunération d'un point de vue pratique, tout en gardant à l'esprit la définition donnée par l'agence de ce qui constitue une « différence mesurable et preuves suffisantes » pouvant donner lieu à des poursuites. À partir des données dont dispose le responsable de la conformité, commencez par comparer les salaires moyens entre les groupes de rémunération appropriés en fonction de la race, de l'origine ethnique et du sexe (nous aborderons les groupes de rémunération appropriés dans un instant). Ce faisant, vous pourrez voir qui est rémunéré au-dessus et en dessous de la moyenne dans chaque groupe, avec une différence de 2 % ou de 2 000 dollars, une « différence mesurable » souvent utilisée par l'agence dans ses audits sur dossier. Vous pourrez alors commencer vos recherches pour comprendre pourquoi cet employé ou ces employés sont rémunérés plus ou moins que la moyenne. Voici un exemple. Si vous examinez l'ensemble de vos professionnels par sexe, vous additionnez les salaires des hommes de ce groupe professionnel et vous divisez le résultat par le nombre d'employés masculins de ce groupe, puis vous faites la même chose séparément pour les femmes. Y a-t-il une différence qui ne respecte pas la norme OFCCP (2 % ou 2 000 dollars) ? Dans le cas des professionnels, c'est probablement le cas.

Plusieurs éléments doivent être pris en considération à ce stade. Quels sont les regroupements susceptibles d'être utilisés par l'agence ? Doit-elle considérer l'ensemble de vos professionnels comme un tout ? À l'heure actuelle, l'OFCCP ne dispose que des intitulés de poste, des groupes de poste et des catégories EEO-1 pour établir les regroupements salariaux. Quoi qu'il en soit, lorsque l'on utilise une différence aussi minime comme élément de comparaison, il est probable que l'on constate des écarts de 2 % ou 2 000 dollars au sein de votre personnel. La première question à se poser lorsqu'on examine un indicateur est de savoir si les groupes comparatifs doivent être analysés ensemble. Si ce n'est pas le cas, pourquoi ? Comment pouvez-vous mieux présenter ces données à l'agence afin que ces employés ne soient pas regroupés ? Vous pouvez revoir vos regroupements de postes ou vos intitulés de poste. Examinez également les tendances qui se dégagent de vos données. Si, quel que soit le poste, un groupe gagne toujours 2 % ou 2 000 dollars de plus, il se peut qu'il y ait un problème de rémunération qui doit être corrigé, quelle que soit la manière dont les employés sont regroupés. Cependant, si le problème ne se pose que lorsque les employés sont regroupés d'une manière particulière, trouvez une raison pour justifier pourquoi ces employés ne devraient pas être comparés les uns aux autres. En d'autres termes, il existe probablement une raison non discriminatoire à la différence de rémunération.

La deuxième question à poser, si les regroupements sont appropriés, comporte deux parties. Quelle est la raison non discriminatoire de l'impact au sein de ce groupe et l'OFCCP sera-t-il en mesure de la trouver dans votre soumission ? Lorsque vous effectuez votre analyse et que vous constatez un écart salarial de 2 % ou de 2 000 dollars, examinez vos valeurs aberrantes et déterminez pourquoi elles sont supérieures ou inférieures à la limite fixée par l'OFCCP. Il s'agit de l'analyse de cohorte de l'OFCCP.

N'oubliez pas que l'absence de preuve constitue très souvent une « preuve suffisante » de discrimination.

Examinons quelques exemples courants. Certains secteurs connaissent d'importantes vagues de licenciements et de réembauches, et il peut être avantageux de différencier ces employés dans la demande, car les réembauchés commencent généralement avec un salaire plus élevé que les nouveaux employés. Les habilitations de sécurité en sont un autre exemple. Les personnes qui possèdent déjà certaines habilitations grâce à leur expérience dans l'armée ou dans les forces de l'ordre sont souvent recherchées. Il peut s'agir d'une certification spéciale, d'une compétence, d'heures supplémentaires, d'un emplacement géographique ou d'une promotion récente. Il est souvent difficile de démontrer qu'un salaire de départ élevé était nécessaire pour convaincre une personne de quitter son ancien emploi ou pour l'empêcher d'être débauchée. Devez-vous suivre le salaire antérieur de vos employés ? Peut-être. Qu'en est-il des augmentations liées à la performance ? Pensez aux documents que l'OFCCP voudrait voir pour justifier les différences de salaire dans les dossiers du personnel. La clé ultime est de savoir s'il existe une justification non discriminatoire pour les différences de salaire de tous les employés, c'est-à-dire non seulement pourquoi un employé particulier a droit à un salaire plus élevé, mais aussi pourquoi ses collègues n'y ont pas droit. N'oubliez pas que l'absence de preuve est très souvent une « preuve suffisante » de discrimination.

Les exemples ci-dessus ne sont que quelques-uns des problèmes courants qui se présentent au responsable de la conformité et qui peuvent être facilement expliqués. Si vous en avez pris conscience lors de votre auto-audit, vous pouvez peut-être présenter les faits à l'agence afin que l'auditeur puisse se faire une idée claire et précise des raisons pour lesquelles les individus sont rémunérés de cette manière dans votre organisation. Bien qu'il ne soit souvent pas recommandé de fournir à l'agence plus d'informations qu'elle n'en a demandé, il peut être approprié de fournir certaines informations pour distinguer un certain groupe ou expliquer les différences de rémunération dès le début afin d'éviter des questions supplémentaires au-delà de l'audit administratif. Bien sûr, dans certaines situations, les demandes supplémentaires sont inévitables et l'OFCCP peut revenir sur les données ou vous contacter pour obtenir des informations supplémentaires, quel que soit votre niveau de préparation.

Il est important de noter qu'une grande partie du succès remporté par l'OFCCP dans l'identification des cas systémiques ou individuels de discrimination salariale est en réalité liée à une question de placement plutôt qu'à une réelle disparité salariale. Par exemple, les femmes étaient « canalisées » vers des emplois moins bien rémunérés, mais elles étaient rémunérées de manière appropriée pour ce travail. Cela dépasse le cadre du présent article. Toutefois, lorsque vous effectuez votre analyse de rémunération de la manière décrite dans cet article, vous devriez être en mesure de détecter les schémas manifestes de canalisation au sein de votre organisation, s'ils existent. Y a-t-il des comparateurs, des personnes des deux sexes ou de races/ethnies différentes, dans le groupe ? Si ce n'est pas le cas, il se peut très bien qu'il y ait un problème de placement. Ce n'est pas nécessairement le cas, mais c'est certainement un élément à prendre en considération.

Lorsque vous effectuez un auto-audit, avant même de recevoir la lettre de planification, vous aurez comparé les salaires moyens par race, origine ethnique et sexe des groupes appropriés au sein de votre personnel, et vous aurez identifié et corrigé tout problème conforme aux lois et réglementations appliquées par l'agence. Cela peut sembler insurmontable au premier abord, mais en procédant étape par étape et en réfléchissant de manière pratique d'un point de vue humain, cette tâche devrait être simplifiée. Vous saurez qui sont les cas atypiques dans vos données de rémunération et, bien sûr, vous aurez préparé les preuves nécessaires pour étayer vos décisions en matière de rémunération. Cette préparation vous donnera un bon aperçu de l'état de la rémunération dans votre organisation et vous montrera ce que l'OFCCP serait susceptible de constater lors d'un audit, ce qui donnera à votre entreprise une longueur d'avance sur beaucoup d'autres.

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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.