Utilisation des tests dans le processus d'embauche

Qu'est-ce qu'un test ?

Alors que nous considérons généralement les tests comme une série de questions auxquelles il faut répondre et qui sont notées, ou comme un ensemble d'actions à réaliser et qui sont notées, du point de vue de l'EEO, la définition du test est beaucoup plus large. Toute partie d'une procédure de sélection au cours de laquelle les candidats sont évalués et certains sont choisis, tandis que d'autres ne le sont pas, est soumise aux directives uniformes sur les procédures de sélection des employés (UGESP) (41 CFR 60-3) et, à toutes fins utiles, constitue un test. Cela inclut les entretiens et les évaluations préalables à l'embauche. Par exemple, si une réceptionniste reçoit pour instruction de s'assurer que les candidats parlent un anglais compréhensible et qu'elle se base sur sa propre appréciation de la facilité avec laquelle les candidats communiquent avec elle pour décider lesquels passeront à l'étape suivante du processus de sélection et lesquels ne le feront pas, il s'agit d'un test, même si la réceptionniste ne considère pas qu'elle administre un test.

Quelle est l'importance d'être un test ?

Il est important de savoir ce qui constitue un test, car les tests qui éliminent des candidats sur la base de leur race, couleur, religion, sexe ou origine nationale (critères couverts par le décret 11246) doivent être validés conformément aux exigences de l'UGESP. L'UGESP ne s'applique pas à la section 503 de la loi sur la réadaptation (Rehabilitation Act), qui interdit la discrimination fondée sur le handicap, ni à la section 4212 de la loi sur l'aide à la réadaptation des vétérans de la guerre du Vietnam (Vietnam-Era Veteran's Re-adjustment Assistance Act, VEVRAA), qui interdit la discrimination fondée sur le statut de vétéran protégé. Dans les cas relevant du décret 11246, la conformité à l'UGESP est le seul moyen de démontrer qu'un test est lié à l'emploi et conforme aux nécessités de l'entreprise. Il n'est pas nécessaire de démontrer que le test a été conçu ou administré dans l'intention de discriminer. Il suffit de démontrer qu'il élimine de manière disproportionnée la classe concernée à des niveaux statistiquement significatifs et qu'il ne satisfait pas aux exigences de validation de l'UGESP.

Pourquoi l'OFCCP rejette-t-il certaines études de validation ?

Toutes les preuves de validation des tests sont envoyées au bureau national afin d'être examinées par les experts en tests de l'OFCCP. La validation à l'appui du test doit être conforme aux exigences de l'UGESP. Voici quelques-unes des lacunes qui ont entraîné le rejet d'études de validation de tests.

• Âge de l'étude — Une étude de validation trop ancienne a peu de chances de satisfaire l'Office of Federal Contract Compliance Programs. Un test datant, par exemple, de 20 ans a peu de chances d'être considéré comme suffisant. Il est peu probable qu'il ait pris en compte les changements intervenus dans la manière dont le travail est effectué au cours de ces années. Il est peu probable qu'il ait pris en considération les alternatives moins discriminatoires qui sont apparues depuis la validation.
• Absence de norme de notation — Une étude de validation qui ne parvient pas à établir une norme de notation ou un test administré sans utiliser la norme de notation ou en contradiction avec celle-ci ne sera probablement pas jugée conforme à l'UGESP. L'objectif de la notation est d'aider l'entreprise à déterminer si le candidat maîtrise le sujet testé ou s'il présente au moins une probabilité accrue de réussir dans le poste pour lequel le test est administré. Si les notes font l'objet d'ajustements arbitraires ou improvisés, le test ne sera pas un indicateur fiable permettant de déterminer si le candidat possède les qualités, les connaissances ou les compétences que le test était censé détecter.
• Pas d'analyse du poste — Une étude de validation doit être liée au poste pour lequel elle est utilisée. L'OFCCP n'a pas tendance à accepter les tests et les études de validation « prêts à l'emploi », car ils n'ont pas été créés pour déterminer les chances de réussite dans le poste particulier examiné. Les validations généralisées sont mal vues. Une étude de validation a beaucoup plus de chances d'être acceptée si le test et sa validation ont été créés en examinant le poste particulier pour lequel le test doit être utilisé. La raison en est que l'OFCCP n'examine la validation du test que si celui-ci élimine de manière disproportionnée un groupe particulier. La validation est le seul moyen de démontrer que le test est lié à l'emploi et conforme aux besoins de l'entreprise, c'est-à-dire qu'il est significativement lié à la détermination de la réussite professionnelle. Plus les concepteurs du test examinent de près les exigences du poste concerné, plus le test est susceptible de mesurer ces attributs et non d'autres caractéristiques superflues.
• Le test n'est pas utilisé conformément aux conditions de l'étude de validation. Par exemple, une étude de validation peut être préparée pour un test en trois parties. Si l'employeur ne fait passer qu'une ou deux parties du test et fonde sa sélection sur les résultats, l'étude de validation ne satisfera pas à la norme UGESP, car elle a validé le test lorsque les trois parties sont passées, et non pas seulement une ou deux parties.
• Le test est utilisé pour un poste autre que celui pour lequel il a été validé — Il arrive parfois qu'une entreprise valide un test pour un poste spécifique, puis l'utilise pour un autre poste en pensant que, puisqu'il a été validé, il peut être utilisé sans problème. Cela pose problème, car cela combine les inconvénients de l'absence d'analyse du poste spécifique pour lequel le test est utilisé et celui de l'administration du test à des fins pour lesquelles il n'a pas été validé.
• Testez plus que ce que le poste exige — Il arrive parfois qu'un entrepreneur fasse passer un test pour un poste de débutant qui évalue la capacité à occuper un poste susceptible de faire l'objet d'une promotion. La validité de ce type de test dépend de la relation entre le poste de débutant et le poste susceptible de faire l'objet d'une promotion. Ce type de test n'a pas été considéré comme correctement validé lorsque le taux de rotation du poste de débutant était tel que très peu de personnes embauchées à ce poste étaient amenées à occuper le poste susceptible de faire l'objet d'une promotion. Plus la probabilité que la personne débutante soit amenée à occuper le poste de niveau supérieur est faible, moins l'organisme sera susceptible d'accepter un tel outil de sélection. En règle générale, un test doit évaluer l'aptitude à occuper le poste recherché, et non un poste ultérieur.
• Aucune recherche d'alternatives moins discriminatoires — Une partie de l'exigence de validation consiste pour l'entreprise à rechercher des alternatives au test qui répondent aux besoins légitimes du contractant, mais qui n'écartent pas de manière disproportionnée la catégorie concernée ou, à tout le moins, qui l'écartent dans une moindre mesure. Le contractant doit être en mesure de décrire les efforts qu'il a déployés pour déterminer qu'il n'existait pas d'alternatives moins discriminatoires au test qu'il souhaite administrer. Cela peut impliquer de déterminer s'il existe d'autres tests ayant un impact moins négatif sur la catégorie concernée, ou si des exigences en matière d'expérience pourraient remplacer l'exigence de test ou d'autres alternatives.

Que se passe-t-il si vous n'avez pas d'étude de validation ?

Une étude de validation est le seul moyen de démontrer qu'un test ayant un impact négatif est lié à l'emploi et conforme aux besoins de l'entreprise, et qu'il n'est donc pas discriminatoire. En général, si une entreprise a élaboré un test sans le faire valider, elle se retrouvera dans une situation délicate si ce test a un impact négatif. Les entreprises élaborent effectivement des tests. Parfois, cela est délibéré ; en d'autres termes, elles s'engagent délibérément dans ce qu'elles savent être la création d'un test. Dans un cas, une entreprise d'ambulances a créé un test pour déterminer si les candidats étaient capables de transporter des patients en toute sécurité dans l'ambulance. Elle a essentiellement demandé à ses ambulanciers qualifiés de mettre au point un test de performance et ne l'a pas fait valider. D'autres fois, comme les entrepreneurs ne savent pas clairement ce qu'est un test, ils créent par inadvertance un test qu'ils ne valident pas parce qu'ils ne le reconnaissent pas comme tel. Par exemple, un comité peut être formé pour encourager la mobilité des talents au sein d'une organisation et les membres du comité peuvent établir des critères de sélection des candidats qualifiés pour le programme. Ils notent les candidats selon ces critères et en sélectionnent certains pour des opportunités d'avancement. Ce comité a créé un test, mais comme ses membres ne se considèrent pas comme ayant créé un test, ils ne perçoivent pas la nécessité d'une validation. Ils procèdent alors à la sélection sans validation. Dans les deux cas, qu'il s'agisse d'un test intentionnel ou non, l'absence d'étude de validation constituera un obstacle sérieux si le test élimine de manière disproportionnée une catégorie de personnes concernées.

Si un test n'a pas été validé avant d'être administré, il est possible de le valider après coup. Cependant, cela est beaucoup plus difficile que de valider le test avant son administration. Si le test est validé puis administré, les administrateurs et les utilisateurs du test connaissent les normes qu'ils doivent respecter pour s'assurer que le test répond aux exigences de l'UGESP. L'un des défis de la validation a posteriori est que l'étude de validation doit valider le test tel qu'il a été administré au moment où la disparité de sélection a été observée. Cette situation peut être difficile à recréer au moment où le test est examiné. Les entreprises ne se mettent généralement pas délibérément dans cette situation, mais cela s'est déjà produit. Si vous disposez d'autres postes parallèles pour lesquels une étude de validation a été réalisée et si la norme de test était conforme à l'administration du test dans l'établissement faisant l'objet de l'examen, il peut être possible de démontrer que le test est valide ; cependant, les différences dans les circonstances et les normes d'administration ou dans les tâches professionnelles peuvent rendre cette défense difficile, voire impossible à établir. Il est très improbable qu'un test créé par du personnel de l'entreprise qui n'est pas spécialisé dans la création de tests puisse être défendu avec succès par une étude de validation a posteriori.

Si vous administrez un test qui n'a pas fait l'objet d'une étude de validation et que vous n'avez pas prévu de révision, je vous recommande de faire valider votre test. Les tests sur papier (tests de questions-réponses) et les tests de démonstration physique (tests de performance) doivent tous deux être validés. Vous pouvez contacter les universités locales pour obtenir des recommandations d'experts qualifiés pour valider votre test. Assurez-vous que les experts que vous engagez sont disposés à observer le travail, à évaluer les normes de notation et à satisfaire aux exigences de l'UGESP. N'attendez pas un examen de conformité pour franchir cette étape. Bien que cela soit pratique, l'OFCCP ne vous accordera pas de label de conformité pour votre test ou votre validation en dehors du processus d'examen de conformité. Il peut être utile de faire des recherches sur les études de validation qui ont été rejetées par l'OFCCP avant de choisir un expert. Cela vous donnera une idée des éléments à éviter dans les études de validation.

Que faire si vous n'utilisez plus le test faisant l'objet de l'examen ?

L'OFCCP enquêtera sur un test qui a eu un impact négatif pendant la période d'examen, même si l'entreprise n'utilise plus ce test au moment où l'examen est prévu. Le fait que vous n'utilisiez plus le test tend à affaiblir l'argument selon lequel le test était lié à l'emploi et conforme aux besoins de l'entreprise. De plus, si vous avez remplacé ce test par un nouveau test qui n'a pas d'impact négatif, cela peut montrer qu'il existait une alternative moins discriminatoire que vous auriez pu utiliser à la place du test qui a eu un impact négatif. Si vous avez adopté le nouveau test parce que vous recherchiez une alternative moins discriminatoire, veillez à documenter ce fait. Il est préférable de mettre à jour vos procédures de test en passant d'un test valide à un test encore meilleur, également valide.

Comment êtes-vous informé qu'un test est problématique ?

Si vous surveillez votre processus de test, vos procédures d'audit interne devraient vous alerter en cas de problèmes concernant les taux de réussite au test. Si cela ne vous alerte pas, votre premier indice pourrait être la demande d'études de validation de l'OFCCP. L'OFCCP ne devrait demander des preuves de validation que si le test élimine de manière disproportionnée une catégorie de personnes concernées. S'il n'y a pas d'impact négatif ou disparate disproportionné, le test n'a pas besoin d'être défendu.

Officiellement, vous pouvez être informé d'une violation des tests soit par un avis de prédétermination (PDN), soit par un avis de violation (NOV). Les bureaux régionaux et de district recevront une évaluation écrite des preuves de validation de la part du bureau national. Ce document n'est généralement pas transmis à l'entrepreneur. L'entrepreneur reçoit habituellement un résumé expliquant les problèmes qui ont été identifiés dans les preuves de validation soumises. Il est très courant que l'entrepreneur demande ensuite une réunion afin que son expert en tests puisse s'entretenir avec l'expert en tests de l'OFCCP. Ces réunions peuvent être organisées. Lors de cette réunion, l'entrepreneur peut demander des précisions sur les raisons qui ont motivé les conclusions de l'OFCCP. Parfois, l'entrepreneur constate que le résultat de l'OFCCP peut être réévalué si des informations supplémentaires sont fournies. Si tel est le cas, les informations supplémentaires sont soumises et l'OFCCP réexamine la question de la validation. Les bureaux régionaux et de district s'en remettent aux experts en tests de l'OFCCP pour la question de la validation des tests. Demander cette réunion est donc plus avantageux que préjudiciable pour l'entrepreneur. Quelle que soit la conclusion à laquelle l'expert parvient finalement sur la validation du test, elle sera adoptée par le terrain.

Si vous administrez un test discriminatoire dans un établissement, assurez-vous que les établissements qui ne font pas l'objet d'un examen n'utilisent pas ce test. Cela sera considéré comme plus grave si vous saviez qu'un test était potentiellement problématique et que vous avez continué à l'utiliser pour les mêmes emplois ailleurs dans votre organisation, au cas où ce test aurait à nouveau un impact négatif.

Que se passe-t-il si l'étude de validation satisfait l'UGESP ?

Si le test est étayé par une étude de validation qui satisfait à l'UGESP, vous pouvez continuer à l'utiliser malgré son impact négatif ou disparate sur la classe concernée. Cependant, vous devez continuer à l'utiliser dans le cadre de l'usage qui a été validé, et non à d'autres fins.

Résumé

Les tests peuvent être un moyen utile et impartial de déterminer qui est le meilleur candidat pour un poste donné, mais uniquement s'ils permettent d'évaluer avec précision les qualités, les compétences et les connaissances qui sont prédictives de la réussite dans le poste. Les études de validation ont pour objectif de s'assurer que c'est bien le cas. Voici quelques rappels et conseils pour vous aider à utiliser les tests avec succès.

• Former tout le personnel participant aux processus de sélection des candidats (de quelque nature que ce soit) sur ce qu'est un test et comment il doit être traité.
• Valider tous les tests, y compris en explorant des alternatives moins discriminatoires. (L'UGESP comprend des dispositions pour la validation des tests notés et non notés).
• Surveiller les taux de réussite aux tests afin de déterminer s'il existe un impact disparate ou défavorable.
• Assurez-vous que vos fournisseurs de tests connaissent bien les exigences de l'OFCCP et de l'UGESP.
• Méfiez-vous des tests « prêts à l'emploi » et des affirmations de validation générale pour des emplois sans connaissance directe ni observation du poste en question.
• Mettez régulièrement à jour votre validation des tests conformément aux recommandations des experts du secteur.
• Profitez de l'occasion pour discuter des violations potentielles avec les experts de l'OFCCP.
• Assurez-vous qu'un test jugé discriminatoire dans un établissement n'est pas utilisé ailleurs dans votre organisation.

En respectant scrupuleusement les exigences de l'UGESP, vous vous assurerez que vos tests servent les objectifs commerciaux légitimes pour lesquels ils ont été conçus, sans vous exposer à une violation des règles en matière de discrimination que vous n'auriez jamais imaginée.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.