Vous êtes-vous déjà demandé comment l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) détermine quels entrepreneurs recevront une lettre de programmation ? Le processus comporte deux parties : 1) l'élaboration de la liste et 2) la sélection des contractants à partir de la liste. Cet article décrit le processus standard de programmation des contractants, les situations supplémentaires susceptibles de soumettre un contractant fédéral à un contrôle de conformité, ainsi que les exceptions aux procédures de programmation établies.
Comment la liste est-elle établie ?
Le bureau national de l'OFCCP utilise plusieurs sources d'information pour établir une liste globale des contractants fédéraux, appelée Federal Contractor Selection System (FCSS). Ces sources sont les suivantes
- les bases de données fédérales sur les acquisitions et les marchés publics ;
- Rapports d'information sur l'employeur EEO-1 ;
- Données de Dun & Bradstreet (D&B) ;
- les données de recensement ; et
- des seuils statistiques, tels que le type d'industrie.
Une fois la liste établie, un certain nombre de contractants fédéraux en sont retirés. Par exemple, les entreprises dotées d'un plan fonctionnel d'action positive (Functional Affirmative Action Plan - FAAP) sont exclues, car elles font l'objet d'une procédure de sélection distincte. Les entrepreneurs qui font actuellement l'objet d'un examen par l'OFCCP, qui ont fait l'objet d'un examen au cours des 24 derniers mois ou qui sont soumis à des accords de conciliation ou à des décrets d'accord en cours sont également retirés de la liste. Enfin, les contractants qui attendent d'être programmés, mais qui n'ont pas encore été programmés à partir de la liste précédente, sont exclus.
Une liste pour chaque bureau de district est ensuite établie et envoyée. Le bureau de district peut, à sa discrétion, trier la liste en utilisant un certain nombre de facteurs neutres, y compris, mais sans s'y limiter :
- par ordre alphabétique ;
- le nombre de salariés de l'établissement ;
- la valeur du contrat ; ou
- la date d'expiration du contrat.
Sur la liste résultante, le premier établissement et tous les 25 établissements sont marqués pour un examen de la qualité conformément à la directive sur l'application des cas actifs. Il s'agit des entrepreneurs fédéraux qui reçoivent une lettre de programmation.
Comment un entrepreneur fédéral pourrait-il être soumis à un contrôle ?
Il existe d'autres situations dans lesquelles un contractant fédéral peut faire l'objet d'un contrôle de conformité. Comme indiqué précédemment, les entrepreneurs fédéraux ayant des FAAP sont programmés à partir d'une liste distincte. Un contractant peut également faire l'objet d'une évaluation de conformité préalable à l'attribution d'un marché fédéral de fournitures et de services d'une valeur égale ou supérieure à 10 millions de dollars.
Un entrepreneur fédéral peut également faire l'objet d'un examen dirigé, qui a lieu lorsque l'OFCCP reçoit des informations crédibles sur une violation présumée d'une loi ou d'un règlement que l'agence met en œuvre. Il s'agit notamment d'allégations de discrimination en matière d'emploi découlant de plaintes individuelles ou collectives déposées auprès de l'EEOC ou d'agences d'État ou locales chargées des pratiques équitables en matière d'emploi (FEPA).
Le dernier type de contrôle de conformité est une évaluation de suivi de l'accord de conciliation et/ou du décret d'assentiment. Il s'agit d'un examen programmé au cours de la période de suivi d'un accord de conciliation ou d'un décret d'assentiment exécuté. Les informations reçues dans un rapport d'avancement programmé peuvent donner lieu à un tel examen, ou lorsque l'OFCCP a besoin de déterminer la conformité avec les termes de l'accord ou du décret.
Existe-t-il des limites au nombre d'audits auxquels un contractant fédéral peut être soumis ?
Aucune disposition légale ne limite le nombre d'établissements par entrepreneur que l'OFCCP peut programmer en vue d'une évaluation de la conformité, de sorte que l'OFCCP a toute latitude en la matière. Par exemple, au cours de l'exercice 2014, l'OFCCP a limité le nombre d'évaluations de conformité à un total de 35 au maximum pour chaque société mère. De même, chaque bureau de district s'est vu attribuer un maximum d'une évaluation de conformité de la gestion d'entreprise (CMCE) et d'une évaluation du collège/de l'université.
La principale restriction concernant les évaluations de conformité des entrepreneurs fédéraux est appelée "two year pass" (délai de deux ans). Elle interdit à l'OFCCP d'entamer un nouvel examen pour un site dans les deux ans suivant la date de la lettre de clôture d'une précédente évaluation de la conformité, ou la fin des obligations d'information en vertu d'un accord de conciliation ou d'un décret de consentement - selon la date la plus tardive.
Il existe deux exceptions à ce "délai de deux ans". Premièrement, si l'OFCCP estime que l'entrepreneur fédéral ne respecte pas l'accord de conciliation ou le décret de consentement, elle peut rouvrir l'examen. Une deuxième exception est possible lorsque l'OFCCP reçoit une plainte individuelle ou collective, ou lorsque l'OFCCP détermine qu'il existe des informations crédibles concernant une violation présumée d'une loi ou d'un règlement mis en œuvre par l'OFCCP.
De temps à autre, l'OFCCP envoie une lettre d'ordonnancement à un entrepreneur fédéral au cours de la période de deux ans suivant la clôture de l'examen. Dans ce cas, l'OFCCP est généralement disposé à annuler la lettre, à moins que l'une des exceptions susmentionnées ne soit à l'origine de l'ouverture du contrôle de conformité.
Notes finales
Gardez à l'esprit que le fait d'être soumis à une évaluation de la conformité n'est qu'un des coûts liés à l'exercice d'activités commerciales avec le gouvernement fédéral. Lorsque vous recevez la lettre de planification, veillez à en informer votre plus haut responsable. Informez également le service du courrier que toute correspondance émanant du ministère du travail doit être adressée à un point de contact unique et identifié. Les délais indiqués dans la lettre de programmation sont serrés et assez rigides.
Enfin, n'hésitez pas à demander de l'aide. Consultez votre conseiller juridique interne et déterminez s'il est souhaitable de faire appel à un conseiller juridique externe. Votre conseiller juridique local devrait également être en mesure de vous aider à identifier le personnel qui doit être informé de l'audit.
Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © Schuyler Affirmative Action Practice 2017
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
