Êtes-vous exposé à un risque de non-conformité à la loi SOX ?
La conformité à la loi Sarbanes-Oxley - qui impose aux entreprises américaines cotées en bourse de communiquer leurs résultats trimestriels et annuels à leurs actionnaires - est bien établie et définie.
Mais à mesure que les entreprises s'adaptent à de nouveaux défis, les systèmes et outils qu'elles utilisent, tels que les feuilles de calcul Excel, peuvent les exposer à des violations de la conformité SOX.
Cela peut conduire à des amendes, à une atteinte à la réputation et, dans des cas extrêmes, à l'obligation de déclarer à nouveau leurs revenus.
Conformité efficace à la loi SOX dans un environnement dynamique
La gouvernance des données est au cœur de la conformité à la loi SOX, afin que les directeurs financiers et les PDG puissent communiquer leurs résultats à leurs actionnaires en toute confiance.
Les entreprises soumises à la loi SOX investissent massivement dans leurs systèmes et processus informatiques afin de s'assurer que les sources de données qui sous-tendent leurs résultats sont exactes, propres, valides, examinées et approuvées.
Les contrôles que ces systèmes utilisent sont idéaux pour les processus de conformité SOX, mais ils peuvent également freiner les processus commerciaux qui doivent s'adapter rapidement aux nouvelles opportunités et situations. Pour y remédier, les équipes utilisent souvent des applications informatiques pour l'utilisateur final (EUC) - généralement des feuilles de calcul - pour atteindre leurs objectifs. Dans un premier temps, il peut s'agir d'une mesure temporaire, mais elle peut devenir permanente à long terme.
La puissance et la flexibilité de ces feuilles de calcul les rendent populaires auprès des utilisateurs finaux, mais elles ne disposent pas des contrôles ou des références à la politique SOX de l'entreprise nécessaires pour une conformité SOX efficace. Des données erronées, des liens manquants et des erreurs de calcul, par exemple, peuvent être introduits dans les processus SOX fondamentaux sans avertissement. Cela peut potentiellement compromettre les processus SOX ou ajouter une charge de travail supplémentaire pour la double vérification des résultats.
Ces problèmes s'aggravent lorsque des feuilles de calcul non contrôlées figurent dans le processus de consolidation des rapports SOX. Cela peut exposer une entreprise à d'importants problèmes de conformité à la loi Sarbanes-Oxley.
Résoudre le problème par l'automatisation
L'automatisation de la gestion et de l'application des politiques, parallèlement à la gestion de l'EUC, permet de mettre en place des processus d'entreprise flexibles et dynamiques tout en garantissant la conformité à la loi SOX.
Le plus grand défi dans la supervision des actifs EUC est l'énorme volume de feuilles de calcul utilisées dans une entreprise. La grande majorité d'entre elles ne sont pas essentielles, mais il est pratiquement impossible de les trouver et de les vérifier en utilisant des méthodes manuelles. L'automatisation peut être utilisée pour analyser et vérifier des dizaines de milliers de feuilles de calcul afin d'y trouver les termes pertinents pour la loi SOX, rapidement et efficacement, sans perturber le travail des utilisateurs finaux.
Une fois que le parc de feuilles de calcul est entièrement défini, il peut être évalué en fonction de son importance pour la loi Sarbanes-Oxley, ce qui permet à l'entreprise de se concentrer uniquement sur les documents les plus critiques. Un inventaire centralisé des actifs EUC accélère ce processus et permet aux utilisateurs d'enregistrer leurs feuilles de calcul dans le cadre de la politique de conformité.
Les gestionnaires peuvent également, par le biais de systèmes automatisés, surveiller ces fichiers SOX critiques. Les modifications, les erreurs et les liens vers d'autres applications, par exemple, peuvent être identifiés et examinés rapidement et efficacement.
Ce cadre de gestion permet d'appliquer pleinement la politique SOX d'une entreprise et d'en mesurer la conformité. Un système dédié à la politique et à la conformité peut capturer les exigences fondamentales de la politique SOX, permettant aux personnes de vérifier facilement les exigences de la politique, ainsi que de valider et de rapporter leur conformité avec celle-ci.
Lorsqu'une entreprise est prête à intégrer des données et des applications dans l'environnement SOX central, elle peut le faire facilement, car les données, la conception et les interdépendances sont parfaitement comprises et définies.
Solutions
Mitratech propose un ensemble de solutions pour la conformité SOX vous permettant de répondre de manière complète et rentable à ses exigences tout en soulageant vos processus et votre personnel.
Gestion des politiques
Une solution de gestion des politiques comme PolicyHub de Mitratech permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité dans la création, l'approbation et la communication des politiques, la distribution intelligente, l'évaluation des connaissances et la création de rapports, tout en donnant à une organisation un programme de conformité défendable.
Gestion de la conformité et des obligations
Une solution de gestion de la conformité et des obligations, comme l'offre CMO de Mitratech, utilise une interface simple et intuitive pour permettre aux employés et aux auditeurs d'être proactifs dans la gestion des incidents et des audits, y compris les obligations réglementaires, les contrôles, les enquêtes et les rapports de non-conformité. Signalez facilement les incidents, comprenez vos obligations et améliorez continuellement vos performances en matière de conformité.
Gestion informatique EUC/Shadow
Un outil automatisé comme ClusterSeven vous permet de découvrir, de surveiller, d'examiner et d'auditer de manière proactive les modifications apportées aux feuilles de calcul des applications des utilisateurs finaux et à d'autres actifs de données " Shadow IT " cachés dans votre entreprise. Obtenez une vue centralisée de l'utilisation des feuilles de calcul critiques à l'échelle de l'entreprise,évaluez et hiérarchisez les feuilles de calcul critiques et fournissezà la direction et aux auditeurs la transparence sur vos fichiers les plus importants.
