Même à l'ère du SaaS, il y a des choix à faire concernant la mise à jour et la mise à niveau d'un logiciel d'opérations juridiques, ou le passage à une solution entièrement nouvelle, afin de disposer d'un logiciel modernisé de manière adéquate.
Les solutions de logiciel en tant que service ont rendu automatique le processus de mise à jour d 'un produit, qui consiste à corriger les bogues et à apporter de petites améliorations. Une mise à jour logicielle est une transformation complète du produit, qui permet de passer d'une version à l'autre, et qui est plus susceptible de nécessiter l'autorisation et l'attention de l'utilisateur.
Les logiciels sur site, l'ancienne configuration de logiciels d'entreprise, signifiaient qu'une entreprise investissait dans une architecture sur site et des ressources informatiques pour installer et maintenir le produit, et que le client (et son équipe informatique) devait gérer les mises à jour. Sans un soutien adéquat de la part du fournisseur, cette situation peut devenir un cauchemar.
Prenons un domaine comme la gestion des bases de données (DBM), qui a largement migré vers le nuage. Gartner a déclaré que seule la compatibilité avec l'héritage ou des exigences particulières devraient inciter les utilisateurs à s'en tenir à des solutions de DBM sur site.
Les risques de l'immobilisme
Aujourd'hui, près de vingt ans après le début de la révolution SaaS inspirée par Salesforce et d'autres défenseurs de la première heure, certaines des premières objections au SaaS paraissent presque désuètes. Elles témoignaient pourtant du malaise des entreprises face à un nouveau modèle d'infrastructure qui promettait tant et menaçait également de reléguer leurs coûteuses architectures logicielles sur site au rang de reliques.
Ces entreprises ont également imaginé d'autres maux de tête. Avec l'accélération du rythme des mises à jour des logiciels gérés, comment allaient-elles assurer la mise à jour des logiciels des utilisateurs ? En d'autres termes, seraient-elles en mesure de former leurs employés de manière adéquate pour qu'ils puissent tirer parti des nouvelles corrections et fonctionnalités ? Quels nouveaux rôles et processus seraient nécessaires pour maintenir la communication avec les utilisateurs internes, quelles nouvelles politiques et procédures seraient nécessaires ? Comment configurer une boucle de rétroaction permettant aux utilisateurs de donner leur avis sur ce qui devrait être inclus dans le prochain cycle de mise à jour ?
Qu'un utilisateur soit entièrement tourné vers le SaaS ou qu'il utilise un produit de configuration sur site ou en nuage hybride avec un support fiable de la part de son fournisseur, il est toujours crucial de rester à jour. Les risques et les avantages de ne pas Les risques et les avantages de la non-mise à jour des logiciels par rapport à la mise à jour de vos produits sont résumés dans le tableau ci-contre, tiré d'une session que nous avons présentée lors de notre conférence des utilisateurs Interact 2019 : Pourquoi mettre à jour ? L'analyse de rentabilité pour garder votre plateforme moderne.
La vitesse à laquelle la technologie juridique progresse signifie que les coûts d'opportunité mentionnés dans cette analyse surviennent beaucoup plus rapidement que par le passé. Si vous restez les bras croisés et que vous A) ne profitez pas de la flexibilité des meilleures solutions et B) ne mettez pas vos produits à jour ou à niveau de manière cohérente, vous risquez d'être de plus en plus loin des attentes de vos clients en ce qui concerne le retour sur investissement et l'amélioration des performances qu'ils attendent de la part des services juridiques ou du département juridique dans son ensemble.
Il s'agit de choisir le bon produit en fonction de votre feuille de route.
Un danger à éviter pour les entreprises qui adoptent les technologies juridiques ? C'est celui qui était presque emblématique des logiciels d'entreprise sur site : se soumettre à la feuille de route du fournisseur, plutôt que de suivre sa propre feuille de route.
Si un produit logiciel implique un investissement important, ou une grande partie de la formation et de l'acclimatation des employés, ainsi qu'une large gamme de modules complémentaires fournis par le fournisseur, les options d'une entreprise se réduisent considérablement lorsqu'il s'agit de sa propre feuille de route en matière de technologie juridique. À l'époque des logiciels sur site, il y avait effectivement était très peu de latitude : le plan de produit du fournisseur de la plate-forme d'entreprise était votre en tant qu'utilisateur, en raison des coûts irrécupérables et de la dépendance de l'organisation à l'égard d'une solution bien établie.
Aujourd'hui, ce schéma se répète avec les fournisseurs de technologies juridiques SaaS qui n' offrent pas la flexibilité, la personnalisation et le niveau de partenariat et de collaboration dont un service juridique, un service d'exploitation juridique ou un service informatique ont besoin pour s'assurer que le produit est idéalement adapté aux objectifs de l'organisation. Le "jardin clos" du produit devient une camisole de force.
Quel est le meilleur modèle de "modernisation" ? Un produit qui s'améliore continuellement grâce à des mises à jour et à des mises à niveau régulières, qui est personnalisable et qui possède des caractéristiques souhaitables lui permettant de continuer à être adopté par de nouveaux utilisateurs.
Le produit a peut-être été lancé dans une ère pré-SaaS, mais une série continue de rafraîchissements de l'interface utilisateur et de mises à jour des fonctionnalités et de l'intégration basées sur les commentaires des clients ont satisfait même les utilisateurs habitués à des produits SaaS de pointe. De plus, il bénéficie d'un support client et d'une flexibilité qui lui permettent de s'inscrire dans la feuille de route des entreprises en matière de technologie juridique, voire d'améliorer les performances des produits SaaS ou des solutions existantes dans leur pile de données.
Comment mesurer la réussite d'une mise à jour logicielle pour les services juridiques ?
Une fois qu'un logiciel de gestion juridique a été mis à niveau ou qu'un nouveau logiciel a été mis en œuvre, il existe sept moyens clés de déterminer si le projet a été couronné de succès :
- Après la mise à niveau, les utilisateurs n'ont besoin que d'une assistance limitée.
- Vous recevez des compliments de la part des utilisateurs finaux - avec plus de réactions positives que négatives.
- Les domaines de pratique ne connaissent pas de "grands ratés"
- Moins de clics sont nécessaires pour effectuer les mêmes tâches
- Amélioration de la transparence des données
- Indépendance des employés : les employés devraient être moins dépendants des opérations une fois les systèmes modernisés.
- Votre service gagne du temps, réduit les coûts et produit des travaux plus rapidement qu'auparavant.
Si la solution logicielle Legal Ops que vous utilisez ne répond pas à la plupart de ces critères, voire à tous, à chaque mise à jour ? Il est peut-être temps de chercher une autre solution.
