Selbst im Zeitalter von SaaS müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein Legal Ops-Softwareprodukt aktualisieren und aufrüsten oder auf eine völlig neue Lösung umsteigen wollen, um eine angemessen modernisierte Software zu haben.
Software-as-a-Service-Lösungen haben den Prozess der Aktualisierung eines Produkts, bei dem Fehlerbehebungen und kleine Verbesserungen vorgenommen werden, zu einer automatischen Funktion gemacht. Ein Software-Upgrade ist eine komplette Produktüberarbeitung, bei der von einer Version zur nächsten übergegangen wird, und erfordert eher die Zustimmung und Aufmerksamkeit der Benutzer.
Vor-Ort-Software, die frühere gängige Konfiguration von Unternehmenssoftware, bedeutete, dass ein Unternehmen in eine Vor-Ort-Architektur und IT-Ressourcen investierte, um das Produkt zu installieren und zu warten, und dass der Kunde (und sein IT-Team) sich um Updates kümmern musste. Ohne angemessene Unterstützung durch den Anbieter kann dies zu einem Albtraum werden.
Nehmen wir einen Bereich wie die Datenbankverwaltung (DBM), die weitgehend in die Cloud verlagert wurde. Gartner hat erklärt, dass nur die Kompatibilität mit alten Systemen oder besondere Anforderungen die Anwender dazu bringen sollten, an On-Premise-DBM-Lösungen festzuhalten.
Die Risiken der Untätigkeit
Nach fast zwei Jahrzehnten der SaaS-Revolution, die durch Salesforce und andere frühe Befürworter ausgelöst wurde, erscheinen einige der frühen Einwände gegen SaaS fast schon altmodisch. Sie waren jedoch ein Beweis für das Unbehagen der Unternehmen an einem neuen Infrastrukturmodell, das so viel versprach und außerdem drohte, dass ihre teuren On-Premise-Softwarearchitekturen in den Status eines Relikts zurückfallen würden.
Diese Unternehmen dachten auch an andere Probleme. Wie würden sie angesichts der zunehmenden Zahl von Software-Updates auch die Wetware der Benutzer auf dem neuesten Stand halten? Mit anderen Worten: Würden sie in der Lage sein, ihre Mitarbeiter angemessen zu schulen, damit sie die neuen Korrekturen und Funktionen nutzen können? Welche neuen Rollen und Prozesse wären erforderlich, um die Kommunikation mit den internen Benutzern aufrechtzuerhalten, welche neuen Richtlinien und Verfahren wären notwendig? Wie würden sie eine Feedback-Schleife einrichten, die es den Nutzern ermöglicht, Vorschläge zu machen, was in die nächste Aktualisierungsrunde aufgenommen werden sollte?
Unabhängig davon, ob ein Benutzer auf SaaS setzt oder ein On-Premise- oder hybrides Cloud-Konfigurationsprodukt mit zuverlässigem Support durch den Anbieter verwendet, ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Risiken und Vorteile von nicht Die Risiken und Vorteile des Verzichts auf Software-Updates im Vergleich zur Aktualisierung Ihrer Produkte sind in der nebenstehenden Tabelle zusammengefasst, die aus einer Sitzung stammt, die wir auf unserer Anwenderkonferenz Interact 2019 präsentiert haben: Why Upgrade? The Business Case for Keeping Your Platform Modern.
Die Geschwindigkeit, mit der sich die Rechtstechnologie weiterentwickelt, bedeutet, dass die in dieser Aufschlüsselung genannten Opportunitätskosten viel schneller entstehen als in der Vergangenheit. Wenn Sie untätig bleiben und A) die Flexibilität der besten Lösungen nicht nutzen und B) die Produkte nicht ständig aktualisieren oder aufrüsten, kann das bedeuten, dass Sie immer weiter hinter den Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf den ROI und die Leistungsverbesserungen zurückbleiben, die sie von Legal Ops oder der Rechtsabteilung als Ganzes sehen wollen.
Es geht um das richtige Produkt für Ihren Fahrplan
Eine Gefahr, die es für Unternehmen zu vermeiden gilt, die Legal Tech einsetzen? Es ist eine Gefahr, die für On-Premise-Unternehmenssoftware geradezu emblematisch war: die Unterwerfung unter die Produkt-Roadmap des Anbieters, anstatt einer eigenen zu folgen.
Wenn ein Softwareprodukt mit erheblichen Investitionen verbunden ist, die Mitarbeiter geschult und eingearbeitet werden müssen und eine breite Palette von Add-ons vom Anbieter zur Verfügung gestellt wird, schränken sich die Möglichkeiten eines Unternehmens in Bezug auf seine eigene IT-Roadmap erheblich ein. In den Tagen der On-Premise-Lösung gab es tatsächlich war sehr wenig Spielraum: Der Produktplan des Unternehmensplattformanbieters war Ihr Plan als Benutzer, dank der versunkenen Kosten und der organisatorischen Abhängigkeit von einer etablierten Lösung.
Heute wiederholt sich dieses Muster sogar bei SaaS-Anbietern von Rechtstechnologie, die nicht die Flexibilität, Anpassbarkeit und das Maß an Partnerschaft und Zusammenarbeit bieten, das die Rechtsabteilung, die Rechtsabteilung oder die IT-Abteilung benötigen, um sicherzustellen, dass das Produkt optimal auf die Ziele des Unternehmens zugeschnitten ist. Der "Walled Garden" des Produkts wird zu einer Zwangsjacke.
Was ist ein besseres "Modernisierungs"-Modell? Eines, bei dem ein Produkt durch regelmäßige, benutzergesteuerte Updates und Upgrades kontinuierlich verbessert wird, anpassbar ist und über wünschenswerte Funktionen verfügt, die es ermöglichen, dass es auch von neuen Benutzern angenommen wird.
Das Produkt wurde zwar in einer Vor-SaaS-Ära auf den Markt gebracht, aber eine kontinuierliche Reihe von Aktualisierungen der Benutzeroberfläche und auf Kundenfeedback basierende Funktions- und Integrations-Upgrades haben selbst Benutzer zufriedengestellt, die an hochmoderne SaaS-Produkte gewöhnt sind. Darüber hinaus verfügt es über den Kundensupport und die Flexibilität, um sicherzustellen, dass es innerhalb der juristischen Tech-Roadmap eines Unternehmens weiterhin erfolgreich ist und sogar die Leistung von SaaS-Produkten oder älteren Lösungen in ihrem Stack verbessert.
Wie lässt sich ein erfolgreiches Upgrade der Legal Ops-Software messen?
Nach dem Upgrade eines Legal Ops-Softwareprodukts oder der Implementierung eines neuen Produkts gibt es sieben wichtige Möglichkeiten, um festzustellen, ob es ein Erfolg war:
- Nach dem Upgrade benötigen die Nutzer nur noch begrenzte Unterstützung
- Sie hören Komplimente von Endbenutzern - mit mehr positiven als negativen Rückmeldungen
- In den Praxisbereichen gibt es keine "großen Fehlschläge".
- Es sind weniger Klicks erforderlich, um dieselben Aufgaben auszuführen
- Verbesserte Datentransparenz
- Unabhängigkeit der Mitarbeiter: Sobald die Systeme modernisiert sind, sollten die Mitarbeiter weniger von den operativen Abläufen abhängig sein.
- Ihre Abteilung spart Zeit, senkt die Kosten und produziert schneller als zuvor.
Wenn eine von Ihnen verwendete Legal Ops-Softwarelösung die meisten oder sogar alle dieser Anforderungen nicht bei jedem Upgrade erfüllt? Dann ist es vielleicht an der Zeit, sich nach einer anderen Lösung umzusehen.
