Le 1er mai 2020, les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) ont annoncé une nouvelle politique temporaire concernant le formulaire I-9 dans le cadre de la pandémie de COVID-19.
Le communiqué indique que les employés nouvellement embauchés peuvent rencontrer des difficultés pour renouveler leur permis de conduire, leur carte d'identité et d'autres documents d'identité en raison de l'ordonnance COVID-19 sur le maintien à domicile et des restrictions imposées aux services de renouvellement en ligne du DMV.
Par conséquent, à partir du 1er mai, les documents d'identité de la liste B dont la date d'expiration est fixée au 1er mars 2020 ou après cette date pourront être acceptés en tant que reçu valide pour un document acceptable pour le formulaire I-9.
L'annonce précédente était similaire, avec une différence mineure. L'annonce précédente stipulait que cela était possible tant que l'État prolongeait officiellement la date d'expiration. La prolongation formelle n'est plus requise. Les employeurs peuvent désormais accepter et traiter les documents d'identité expirés comme des reçus. L'obligation d'obtenir un document de remplacement dans les 90 jours suivant la fin de la politique temporaire de l'USCISest maintenue.
Comment gérer le nouveau formulaire I-9 initial ?
Désormais, lorsque votre employé fournit un document de la liste B expiré acceptable qui n'a pas été automatiquement prorogé par l'autorité qui l'a délivré, vous devez.. :
- Enregistrer les informations dans la section 2 sous la liste B
- Inscrivez "COVID-19" dans le champ "informations complémentaires".
Dans les 90 jours suivant la fin de la politique temporaire du DHS, les employeurs doivent demander à l'employé de présenter un document valide et non périmé pour remplacer le document périmé.
L'USCIS indique qu'il est préférable que l'employé présente le document de remplacement du document expiré, mais si nécessaire, il peut choisir de présenter un autre document de la liste A ou de la liste B. Si un nouveau document est présenté, l'employeur doit consigner les nouvelles informations dans le champ "informations complémentaires".
Comment mettre à jour le formulaire I-9
Lorsque le salarié présente ultérieurement une pièce d'identité non périmée, l'employeur doit procéder comme suit dans le champ des informations complémentaires de la section 2 :
- Enregistrer le numéro et les informations requises sur le document présenté
- Apposer ses initiales et dater la modification
Document de la liste B expiré, délivré par l'autorité de délivrance - rappel
La nouvelle annonce de l'USCIS rappelle également aux employeurs comment annoter un formulaire I-9 lorsqu'un document de la liste B expiré a été prorogé par l'autorité qui l'a délivré.
- Indiquer la date d'expiration du document dans la section 2
- Inscrivez "COVID-19" dans le champ "informations complémentaires".
- Joignez une copie d'une page web ou d'un autre avis démontrant que l'autorité émettrice a prolongé les documents. Les employeurs peuvent confirmer que leur État a prolongé automatiquement la date d'expiration des cartes d'identité et des permis de conduire en consultant le site web de l'administration des véhicules à moteur ou du département des véhicules à moteur de l'État.
N'oubliez pas : Pour les documents étendus, l'employé n'est n'est pas n'est pas tenu de présenter ultérieurement un document de la liste B valide et non expiré.
Quel est l'impact sur E-Verify ?
Les employeurs utilisant E-Verify doivent continuer à utiliser le numéro du document de la liste B expiré de l'employé figurant à la section 2 du formulaire I-9 pour créer un dossier E-Verify dans les trois jours suivant la date d'embauche.
Besoin d'aide ? Si vous avez un plan I-9 Pro, demandez l'aide de l'un de nos experts I-9 en chair et en os. Ils sont impatients de vous aider.
