Comment l'automatisation des flux de travail a accéléré les processus de la Family Building Society, partie 1
Les personnes dire nous vivons à l'ère du numérique. Ils soulignent la numérisation des informations et des données, qu'il s'agisse de livres, de fichiers audio et vidéo, de données personnelles ou même de nos dossiers médicaux.
À vrai dire ? Il y a toujours un lot Il y a beaucoup de papier en circulation, qui exige une intervention humaine importante pour le faire circuler d'une personne à l'autre. C'est particulièrement vrai dans le monde des affaires, où de nombreuses entreprises s'accrochent encore aux méthodes historiques qu'elles ont utilisées pendant des décennies. Mais cela est en train de changer.
À l'avant-garde de ce changement, on trouve des entreprises avant-gardistes qui reconnaissent le rôle que la technologie peut jouer dans l'élimination du papier et l'automatisation des processus, réduisant ainsi le temps nécessaire pour les mener à bien. Elles sont également conscientes que la technologie peut améliorer l'expérience du client, ce qui leur permet de mieux concurrencer les grandes entreprises qui ont les ressources nécessaires pour investir dans ce type de technologie. Un de ces innovateurs ? L'entreprise britannique Société de construction familiale.
Dans cette série de blogs en trois parties, vous découvrirez comment Family Building Society met en œuvre les solutions de Mitratech. DataStore Outil de flux de travail pour automatiser un important processus de contact avec la clientèle, en numérisant l'information et en utilisant des flux de travail pour supprimer l'intervention humaine et les points de contrôle humains. Le résultat final ? Le temps nécessaire à l'exécution de ce processus est de de quelques jours à quelques heures.
La Family Building Society
Tout d'abord, faisons connaissance avec le personnage central de cette histoire, Société de construction familiale. Il s'agit d'une société de crédit immobilier de premier plan au Royaume-Uni, qui compte plus de 56 000 clients et 2,5 milliards de livres sterling d'actifs. En outre, la Société ou les sociétés qui l'ont précédée existent depuis plus de dix ans. depuis 1896. Aujourd'hui, elle est la dixième société de crédit immobilier du Royaume-Uni et propose des produits d'épargne et de prêt innovants pour toutes les générations.
Les sociétés de construction s'appuient souvent sur des processus dépassés
La Family Building Society a longtemps compté sur le papier et l'intervention humaine pour mener à bien de nombreux processus de routine, qu'ils soient en contact avec les clients ou internes. Elle n'est pas la seule.
Si vous observez le paysage des sociétés de construction britanniques, vous constaterez que beaucoup utilisent encore le papier et l'intervention manuelle pour des processus allant de l'ouverture d'un compte au remboursement d'un prêt, que les grandes banques ont automatisés il y a des années. Et il y a une raison à cela : De nombreuses sociétés de crédit immobilier sont plus petites et s'appuient sur le "contact direct" plutôt que sur la "haute technologie" pour faire avancer les choses.
Mais la dépendance à l'égard des processus manuels a un coût. Les opérations de routine, comme l'ouverture d'un compte, prennent des jours ; les employés manquent de visibilité sur les processus, et des rames de papier sont générées pour être ensuite rangées dans des classeurs.
Ces processus manuels ont également un impact sur la perception du public. Selon l'étude une étude récente, 73% des milléniaux a déclaré "qu'ils ne connaissaient pas la différence entre une banque et un bâtiment", tandis que 37% considéraient les sociétés de construction comme "démodées".
Un moment décisif
La Family Building Society a vécu un moment décisif qui l'a amenée à porter un nouveau regard sur ses processus. Un audit de l'efficacité des processus réalisé au cours de l'hiver 2018 a permis d'obtenir un résultat positif. recommandation clé concernant l'absence de flux de travail numérique au sein de la Société.
"Ils sont venus nous voir et nous ont dit que nous devrions numériser un grand nombre de nos processus. Dan CondonLe directeur de la transformation des entreprises de la Family Building Society a été nommé directeur de la transformation des entreprises. En conséquence, la société a commencé à revoir ces processus et les outils dont elle disposait pour les modifier.
L'un de ces outils était l'outil de Mitratech DataStoreDataStore est un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) spécialement conçu pour les services financiers. DataStore est un système puissant et robuste, mais la Family Building Society ne faisait qu'un usage limité de ses fonctionnalités. Cependant, après avoir parlé à son représentant Mitratech, elle a réalisé que DataStore pourrait bien être sa solution.
Plus précisément, Family Building Society a découvert que le DataStore contient un outil puissantLe logiciel de gestion des données, Workflow, a permis d'automatiser un grand nombre de processus manuels existants. Mieux encore, Workflow était déjà lié à leur référentiel de données existant dans DataStore. Cela signifie qu'ils n'aurait pas à migrer son contenu et ses documents existants à une nouvelle plateforme ou à trouver un outil de flux de travail différent qui s'intégrerait à leur solution DataStore existante.
Quel processus automatiser en premier ?
La question à laquelle la Family Business Society a été confrontée s'est donc rapidement déplacée, passant de si automatiser les processus manuels pour qui devraient-ils automatiser en premier lieu en tant que pilote du concept. Pour répondre à cette question, ils ont collaboré avec Mitratech afin d'identifier le processus le plus éligible.
"Nous avons travaillé en étroite collaboration avec Dan et d'autres personnes pour identifier les processus comportant de nombreux points de contact, mais qui seraient faciles à convertir", a déclaré le président de la Commission européenne. Ben Motteramqui a dirigé les efforts de Mitratech. En travaillant ensemble, ils se sont rapidement concentrés sur le processus de remboursement des prêts hypothécaires. En particulier, ils ont décidé de se concentrer sur la partie du processus qui communique au client le coût, y compris les frais annexes, du remboursement du solde d'un prêt hypothécaire.
Partie II de cette série examinera comment Il explique également comment Family Building Society a pu utiliser le flux de travail DataStore pour réduire la durée du processus (comme mentionné ci-dessus) de plusieurs jours à quelques heures seulement.
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