什么是供应商入驻？
供应商入驻是指将某公司确立为贵组织认可的技术、商品或服务供应商的过程。这也是供应商风险管理生命周期中至关重要的前期步骤。
在供应商入职过程中解决供应商风险问题，有助于您主动预防业务中断，而非持续应对供应链问题、数据泄露及其他事件。
本文探讨构建风险意识供应商入职流程的最佳实践。虽然我们使用"供应商"一词，但这些实践同样适用于技术提供商以及非IT商品和服务的供应商。
为什么结构化的供应商入职流程如此重要？
结构化的供应商入驻流程有助于您持续、可重复地追踪和管理第三方生态系统。该流程可确保标准合同条款的执行，并支持尽职调查以识别存在网络安全风险、合规挑战、ESG相关问题或其他业务威胁的供应商。
在授予供应商访问敏感数据、IT系统或设施的权限前，您应进行尽职调查。该流程可能包括：
- 根据NIST或ISO等框架评估供应商的安全控制措施
- 监控网络风险、数据泄露、财务预警信号、法律问题及负面媒体报道
- 识别采购过程中遗漏的潜在第四方或第N方风险
- 识别与ESG相关的声誉与合规风险
- 供应商需证明其符合《通用数据保护条例》(GDPR)、《网络安全成熟度模型认证》(CMMC)或《健康保险流通与责任法案》(HIPAA)等法规的"流转要求"。
许多组织通过采用供应商风险管理软件来简化这些任务，在风险生命周期的早期阶段实现尽职调查和入职流程的自动化。
从强大的采购和甄选流程开始
第三方风险生命周期始于供应商的寻源与甄选，包括用于评估合作伙伴的RFP（需求提案）、RFI（信息请求）及其他RFx工具。入围供应商随后进入合同签订阶段。无论是RFx管理还是合同生命周期管理，都为在供应商入职前识别并降低风险提供了契机。
射频管理
采用风险意识的RFx管理实践以提升供应商入驻效率。通过RFP和RFI评估候选供应商是否满足基本安全要求及监管标准。在此阶段，建议进行初步风险评估，识别已知的数据泄露事件、诉讼纠纷、ESG问题或财务警示信号。
在掌握初步风险概况后，根据业务优先级为每位潜在供应商分配风险评分。若选定供应商，需在签约时将其风险档案纳入集中化记录系统。
合同生命周期管理
选定供应商后，启动合同生命周期管理流程。结构化、自动化的合同流程通过以下方式加速入职流程并降低第三方风险：
- 协调利益相关方与供应商的编辑内容
- 版本控制管理
- 协调采购、法律和财务审查
- 在类似供应商之间统一术语和SLA
入职后的合同管理工具可支持服务水平协议（SLA）的审查，并监控续约或终止条款。
建立中央供应商数据库以促进利益相关方协作
入职解决方案的核心目标之一是集中管理供应商数据，以便相关利益相关者访问。首先，可通过手动或批量方式将供应商数据导入风险管理解决方案。您还可通过电子表格、API或系统集成从现有系统导入数据。
需涵盖采购、应付账款、财务、供应商管理及其他团队的相关人员。确保解决方案提供基于角色的访问权限，使每个团队都能更新其负责的供应商档案。
开展入职尽职调查以衡量固有风险
在与选定的供应商签订合同后，您应已基于RFx（请求报价）阶段和合同生命周期管理阶段收集的数据建立了初步风险档案。在授予供应商访问您的系统、实体场所或数据的权限前，务必进行全面尽职调查以评估其固有风险。
固有风险指在实施任何控制措施之前存在的风险水平。可通过结合公开可获取的风险情报与内部完成的风险评估问卷进行评估。
检查面向公众的风险数据
在供应商入职过程中进行快速健康检查，以标记任何在采购和选择过程中可能遗漏的外部可观察风险。在此阶段，需重点考虑多个风险维度，包括网络安全风险、业务风险、财务风险及声誉风险。例如：
- 供应商是否有过数据泄露或违规记录？若有，供应商是否已公开其为防止未来问题而采取的补救措施？
- 该供应商在其市场中的声誉如何？其不良环境实践及其他ESG供应链风险（如现代奴役和贿赂）是否会对贵组织构成声誉风险？
- 供应商的财务状况如何？其债务水平是否过高或存在现金流问题，可能导致突然无法履行合同条款？
- 关键高管有哪些？企业领导层是否存在高流动率，或存在其他值得关注的内部运营问题？
若需快速简便的健康检查，可考虑订阅供应商风险情报网络服务。该服务提供按需访问的数千份供应商风险报告库，所有报告均实时更新并附有佐证材料。若需更深入、更定制化的供应商公开风险档案分析，建议将持续供应商风险监控解决方案纳入更广泛的第三方风险管理计划中。
通过固有风险评估对供应商进行分级与分类
对供应商进行分级和分类有助于您确定在整个业务关系中评估和监控每个第三方供应商的频率和深度。您应比对低级别的供应商更密切地监控高风险供应商，并更频繁地对其进行评估。
基于问卷的固有风险评估在此过程中发挥着关键作用。这些评估使您能够从供应商处收集详细信息，包括其信息技术安全控制措施、事件响应流程、业务连续性计划以及其他保护您组织数据和供应链的安全保障措施。
您可以根据以下几个因素对供应商进行分类：
- 他们对贵公司业务的重要性（例如年度支出）
- 其风险状况（例如：接触敏感数据的权限、集中风险）
- 其固有风险（在采取任何缓解措施之前的风险水平）
- 或这些因素的组合
同样重要的是要考虑您的监管环境。例如，如果符合《通用数据保护条例》(GDPR) 是首要任务，您可能需要根据供应商对客户数据的访问权限对其进行分类。
典型的供应商分类流程遵循以下逻辑：
- 确定用于控制报告的信息所需的内容类型（例如：GDPR、CCPA等）。
- 确定对业务绩效的重要性：该供应商对运营是否至关重要？
- 确认供应商位置：供应商所在地是否涉及任何法律或监管义务？是否存在过度集中的风险？
- 确定供应商是否依赖第四方提供其服务。
理解供应商失职可能对贵公司业务造成的影响同样至关重要。请采用能反映供应商分级制度的评分体系，并纳入以下标准：
- 参与运营或面向客户的流程
- 涉及个人或敏感数据的交互
- 财务健康与稳定
- 法律与监管风险
- 行业声誉
在最终入职前规避不可接受的风险
至此，您应已了解供应商固有风险与风险评估结果。请与其协作，对超出容忍阈值的风险采取补救措施。部分机构还需遵循监管要求，对第三方安全控制措施进行评估与监控。
具备工作流和任务自动化的第三方风险管理解决方案能够加速问题修复，在实现更快投资回报的同时，最大限度降低数据泄露或供应链中断等威胁。
请记住：风险无法完全消除。在采取缓解措施后仍存在的风险即为残余风险。若残余风险过高——或供应商拒绝满足您的标准——您可能需要终止合同。
供应商入职指南
通过采用上述最佳实践，贵组织可在供应商生命周期的最初阶段显著降低第三方风险。在建立风险意识的供应商入职流程时，请考虑以下最终实用建议：
- 从小处着手，逐步扩大：先评估少量高优先级供应商，随着团队逐渐熟悉流程再逐步扩大规模。
- 设定合理的时间框架：供应商 也是人，因此请务必设定可实现的截止日期，用于完成问卷调查和评估问卷的回复。
- 建立审批流程：应制定 书面化的供应商入驻审批流程。建议在供应商入驻流程中纳入付款条款、发票开具及信息安全标准的标准模板。
- 提供支持资源：创建常见问题解答，主动解决疑问，并与响应者分享最佳实践。
- 制定沟通计划：创建沟通方案以促进参与和推进工作。这可能包括明确目标、传达评估价值，并提供升级联系人的名单。
在客户入驻后持续降低第三方风险
众所周知，新的威胁不断涌现并持续演变，因此风险管理必须贯穿供应商风险生命周期的每个阶段。以下是在合同存续期间降低风险的若干措施：
- 要求供应商接受审计，以证明其符合SOC 2、NIST CSF或其他网络安全框架的要求。通过满足框架要求，供应商通常也能自动满足强制性合规要求。
- 定期（例如每年）发布供应商风险评估，以识别第三方安全控制措施的变化并满足新的合规要求。
- 遵循第三方监控协议，并将现实世界风险事件和事故的情报与供应商评估报告中的内容进行关联分析。
- 要求额外定期披露财务报表及其他商业信息，以提前应对整个行业可能出现的潜在动荡。
- 在服务水平协议（SLA）及其他合同条款中纳入信息安全条款，为贵组织增添额外的责任保护层级。
- 对高风险供应商的合同变更范围，须遵循审批流程。
下一步：实现供应商入职流程自动化
供应商入职流程不必成为繁琐的任务。通过智能规划和自动化入职解决方案，您能够更快地从新供应商处获得投资回报，降低组织面临的第三方风险，并建立更牢固的商业伙伴关系。
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编者按：本文最初发表于Prevalent.net。2024 年 10 月，Mitratech 收购了人工智能第三方风险管理公司 Prevalent。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、监管变化和合规性相一致的信息。
