Gestión de la retención legal en 4 sencillos pasos
En lo que respecta a la gestión de las retenciones legales, se aplica una fórmula básica, igual que en cualquier otro sistema:
Pregunte a cualquier ingeniero de procesos: Incluso el procedimiento más sencillo y lineal está sujeto a errores humanos si se realiza manualmente y se repite una y otra vez.
Pero cuanto más complejo se vuelve, mayor es el riesgo; no sólo se cometen más errores, sino que la gente se ve abrumada por el volumen de tareas que tiene que realizar. El proceso está plagado de lapsus e incompletos, recortes y compromisos.
Las retenciones legales son procesos complejos basados en tareas sencillas. Pueden estar entre las operaciones más complicadas, extensas y detalladas para un equipo jurídico. Por desgracia, se componen exactamente del tipo de tareas tediosas y repetitivas que generan errores humanos. Cuantas más retenciones legales tenga que ejecutar un departamento jurídico interno, mayor será la probabilidad de que se produzcan deslices y descuidos.
Esa probabilidad se ve agravada por otro hecho de la vida en la profesión jurídica: el estrés. Es causa de errores en casi todas las profesiones, y el estrés de ejecutar una retención legal no se alivia con procesos manuales o ad hoc anticuados ni con herramientas técnicas inadecuadas.
Sin embargo, es posible agilizar todo el proceso de gestión de una retención legal. La solución de software de retención legal adecuada puede ayudar a los usuarios a alcanzar una especie de Valhalla de Operaciones Legales, donde la ejecución de una retención legal se simplifica a cuatro pasos clave.
Racionalización de la gestión de la retención legal (al estilo SaaS)
Los departamentos jurídicos están recurriendo a la tecnología jurídica para actualizar y acelerar las operaciones básicas, desde la gestión de asuntos hasta la ejecución de acuerdos de confidencialidad, y la gestión de las reservas legales no es una excepción.
Más allá de la necesidad de hacer que las retenciones legales sean más precisas y defendibles, hay costes que se acumulan a lo largo de una sola retención legal ejecutada de forma tradicional. Más allá de los costes de contratar a un abogado externo para llevar a cabo investigaciones de documentos y entrevistas con los custodios, el tiempo del personal interno y más, también hay costes ocultos.
En conjunto, pueden hacer subir la factura de una retención legal ejecutada manualmente hasta el punto de que incluso una relativamente modesta puede costar un millón de dólares o más.
La mejor solución SaaS de gestión de la retención legal (como LegalHold de Mitratech) puede proporcionar una herramienta intuitiva y fácil de usar para la gestión integral del proceso. Esto facilita la mitigación defendible del riesgo de litigio y la mejora de los resultados.
En una nueva infografía, hemos expuesto los problemas que plantean las retenciones legales convencionales y la forma en que el software de gestión de retenciones legales puede resolverlos estandarizando la ejecución de retenciones legales en cuatro pasos:
- Cree una retención legal utilizando plantillas y notificaciones predefinidas, de modo que la estandarización se imponga en el proceso desde el principio.
- Seleccione con precisión a los custodios adecuados mediante la integración con su directorio de RR.HH., haciendo coincidir los datos y la documentación que necesitan conservación con las personas responsables de ellos.
- Ejecute automáticamente una retención mediante notificaciones automáticas y realice un seguimiento con escaladas automáticas si los custodios no atestiguan, todo ello sin devorar el tiempo y la capacidad de atención de su personal jurídico.
- Elabore informes instantáneos sobre los resultados para poder demostrar los pasos razonables que forman parte de un proceso defendible, generando dichos informes en una fracción del tiempo que antes.
Descargue y comparta la infografía, Una solución en 4 pasos para gestionar un proceso de retención legal
