Legal Hold Management in 4 einfachen Schritten

Mitratech Staff |

Für die Verwaltung von Rechtsbehelfen gilt wie in jedem anderen System auch eine Grundformel:

Fehler bei der Verwaltung von Rechtsansprüchen

Fragen Sie jeden Verfahrenstechniker: Selbst das einfachste und linearste Verfahren unterliegt menschlichen Fehlern, wenn es manuell durchgeführt und immer wieder wiederholt wird.

Doch je komplexer es wird, desto größer ist das Risiko: Es werden nicht nur mehr Fehler gemacht, sondern die Mitarbeiter sind auch mit der Menge der zu bewältigenden Aufgaben überfordert. Der Prozess wird durchzogen von Versäumnissen und Unvollständigkeiten, Abkürzungen und Kompromissen.

Legal Holds sind komplexe Prozesse, die auf einfachen Aufgaben beruhen. Sie können zu den kompliziertesten, umfangreichsten und detailliertesten Vorgängen für ein Rechtsteam gehören. Leider bestehen sie aus genau der Art von langwierigen und sich wiederholenden Aufgaben, die menschliche Fehler hervorrufen. Je mehr rechtliche Schritte eine interne Rechtsabteilung durchführen muss, desto größer ist die Gefahr von Fehlern und Versäumnissen.

Diese Wahrscheinlichkeit wird durch eine weitere Tatsache im Leben eines Juristen noch verstärkt: Stress. In fast jedem Beruf führt er zu Fehlern, und der Stress bei der Durchführung eines Rechtsstreits wird durch veraltete manuelle oder Ad-hoc-Verfahren und unzureichende technische Hilfsmittel nicht gemildert.

Es ist jedoch möglich, den gesamten Prozess der Verwaltung von Rechtsbehelfen zu rationalisieren. Mit der richtigen Softwarelösung für juristische Anordnungen können Benutzer eine Art Legal Ops Valhalla erreichen, in dem die Ausführung einer juristischen Anordnung auf vier wichtige Schritte vereinfacht wird.

Rationalisierung der Verwaltung von Rechtsansprüchen (SaaS)

Legal Hold Management-StundenRechtsabteilungen wenden sich an Legal Tech, um ihre Kernprozesse zu aktualisieren und zu beschleunigen, von der Verwaltung von Angelegenheiten bis hin zur Ausführung von NDAs, und das Management von Rechtsakten ist keine Ausnahme.

Abgesehen von der Notwendigkeit, die rechtliche Kontrolle genauer und vertretbarer zu gestalten, sind damit Kosten verbunden, die sich im Laufe einer einzigen, traditionell durchgeführten rechtlichen Kontrolle summieren. Neben den reinen Kosten für die Beauftragung eines externen Rechtsbeistands mit der Durchführung von Dokumentenrecherchen und Befragungen der Verwahrer, der Zeit der internen Mitarbeiter und mehr, gibt es auch versteckte Kosten.

Alles in allem können sie die Kosten für einen manuell ausgeführten Rechtsbehelf in die Höhe treiben, so dass selbst ein relativ bescheidener Rechtsbehelf eine Million Dollar oder mehr kosten kann .

Eine erstklassige SaaS-Lösung für die Verwaltung von Rechtsbehelfen (wie Mitratechs LegalHold) kann ein intuitives, einfach zu bedienendes Tool für die durchgängige Verwaltung des Prozesses bieten. Dies ermöglicht eine vertretbare Minderung des Prozessrisikos und verbesserte Ergebnisse.

In einer neuen Infografik, haben wir die Probleme mit herkömmlichen Rechtsbehelfen und die Möglichkeiten aufgezeigt, wie eine Software zur Verwaltung von Rechtsbehelfen diese Probleme lösen kann, indem sie die Ausführung von Rechtsbehelfen auf vier Schritte standardisiert:

  1. Erstellen Sie einen Legal Hold unter Verwendung vordefinierter Vorlagen und Benachrichtigungen, so dass der Prozess von Anfang an standardisiert ist.
  2. Wählen Sie durch die Integration mit Ihrem Personalverzeichnis die richtigen Verwahrer aus, indem Sie die aufbewahrungsbedürftigen Daten und Dokumente den Personen zuordnen, die für sie verantwortlich sind.
  3. Führen Sie über automatische Benachrichtigungen automatisch eine Sperrung durch, und leiten Sie automatische Eskalationen ein, wenn die Verwahrer keine Bescheinigung vorlegen, ohne dass dies die Zeit und Aufmerksamkeit Ihrer juristischen Mitarbeiter in Anspruch nimmt.
  4. Erstellen Sie sofort Berichte über die Ergebnisse, damit Sie die angemessenen Schritte, die Teil eines vertretbaren Prozesses sind, nachweisen können, indem Sie diese Berichte in einem Bruchteil der bisherigen Zeit erstellen.

Laden Sie die Infografik herunter und geben Sie sie weiter, Eine 4-Schritte-Lösung zur Verwaltung eines Legal Hold-Prozesses