Aprender una nueva solución de gestión de políticas no debe ser un dolor de cabeza
Bienvenido a la cuarta parte de esta serie de seis, en la que exploramos cómo la facilidad de uso es primordial a la hora de elegir una solución de gestión de políticas. Hasta ahora, hemos analizado la facilidad de uso para los empleados, los propietarios de las políticas y los administradores.
Hoy vamos a hablar de la importancia de asegurarse de que el aprendizaje de una solución de gestión de políticas sea sencillo, eficaz y adaptado a las necesidades de la organización.
Elliot Masie, Presidente del grupo de reflexión sobre aprendizaje y tecnología del Centro MASIE, dijo en una ocasión:
"Es relativamente fácil cambiar la tecnología o crear nuevos procesos empresariales, pero lo difícil en cualquier iniciativa de cambio son las personas. Cambiar las actitudes y los comportamientos de las personas es el mayor reto a la hora de implantar nuevos sistemas de software, y uno que puede pasarse por alto fácilmente. Si no se tiene en cuenta el componente humano de la implantación de software, pueden aumentar los costes y reducirse la productividad debido a un rendimiento inferior al óptimo, más errores y plazos de implantación más largos. El mayor coste, sin embargo, puede ser el fracaso de la organización a la hora de implantar la tecnología".
He pensado que sería útil estudiar cómo debe gestionarse la formación para cada uno de los distintos tipos de usuarios de una solución de gestión de políticas:
Empleados:
¿Realmente quiere tener que formar a cada empleado sobre cómo acceder y utilizar la solución? Esto puede llevar mucho tiempo, sobre todo si los empleados se encuentran en distintos lugares y zonas horarias. Debe elegir una solución de uso intuitivo, de modo que todo lo que tenga que hacer sea enviar una comunicación a los empleados para informarles de la nueva ubicación de las políticas de la organización, y que puedan esperar recibir notificaciones a medida que deban completar nuevas tareas de cumplimiento (como leer una actualización de una política).
¿Y qué pasa con los nuevos empleados? ¿No sería estupendo que pudieran suscribirse fácil e intuitivamente a las políticas pertinentes en su primer día sin necesidad de formación, lo que facilitaría y agilizaría su proceso de incorporación?
Propietarios de pólizas:
Los empleados propietarios de las políticas de la organización necesitarán aprender más sobre la herramienta, ya que serán los responsables de gestionar y distribuir las políticas, pero no querrá que esto implique días o semanas de formación. Estos empleados tienen que seguir trabajando a diario como de costumbre, por lo que la formación no debe ser onerosa ni requerir mucho tiempo. Y, lo que es más importante, debe adaptarse a las necesidades de la empresa y a la razón por la que se adquirió la solución de gestión de políticas.
Debe saber cómo se impartirá esta formación para que se adapte mejor a sus necesidades. ¿Se trata de formación in situ, en sus oficinas o en las del proveedor? ¿Puede impartirse a distancia? ¿Cómo funciona la formación para los asegurados que viven en lugares o zonas horarias diferentes? ¿Cómo conocerán el programa los nuevos asegurados? Creo que un buen planteamiento es que el proveedor utilice el método de "formar al formador" para que, a medida que cambie el personal, usted disponga de las herramientas necesarias para formar a los nuevos propietarios de pólizas sobre cómo ha implantado la solución.
Administradores:
Los administradores serán responsables de varias tareas, como asegurarse de que los propietarios de las políticas tengan los permisos correctos o de que se creen las listas de destinatarios correctas para distribuir las políticas. Es importante que estos administradores reciban formación sobre cómo la organización va a utilizar la solución para que puedan garantizar que se mantiene correctamente. Una vez más, esto debería implicar sólo unas pocas horas de formación sobre la información específica que necesitan para cumplir con sus responsabilidades.
Su proveedor de gestión de políticas también debería facilitarle las cosas
A la hora de buscar herramientas de gestión de políticas, es importante tener en cuenta cómo seguirá apoyándole el proveedor mucho después de la venta. Tiene que elegir un proveedor que entienda por qué ha comprado el software, qué pretende conseguir y cuáles son sus objetivos, para que la formación sea pertinente y útil.
También debe asegurarse de que puede empezar a utilizar la solución con un mínimo de formación, para aprovechar al máximo su inversión. Por último, la implantación de una solución de gestión de políticas no es solo una cuestión de formación, sino también de educación, de modo que se le proporcionen las herramientas necesarias para tener éxito y los conocimientos necesarios para utilizarlas con el fin de impulsar el éxito en toda la organización.
[bctt tweet="Sé exigente con quién encaja en tu negocio: A fecha 12/2019, había 312 startups de 'gestión de políticas' en AngelList." via="yes"]
La semana que viene, en la quinta parte de esta serie, analizaremos la implantación de una nueva solución de gestión de políticas y por qué la incorporación de la solución debe ser un proceso sencillo y fácil.
