Willkommen zum vierten Teil dieser sechsteiligen Serie, in der wir untersuchen, warum die Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl einer Lösung für die Richtlinienverwaltung von größter Bedeutung ist. Bisher haben wir uns mit der Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter, Richtlinieninhaber und Administratoren beschäftigt.
Heute werden wir darüber sprechen, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass das Kennenlernen einer Lösung für die Richtlinienverwaltung einfach, effektiv und auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist.
Elliot Masie, der Vorsitzende des MASIE Centre Learning & Technology Think Tank, sagte einmal
"Es ist relativ einfach, Ihre Technologie zu ändern oder neue Geschäftsprozesse zu schaffen, aber der schwierige Teil jeder Veränderungsinitiative sind die Menschen. Die größte Herausforderung bei der Einführung neuer Softwaresysteme besteht darin, die Einstellungen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter zu ändern, was leicht übersehen werden kann. Wird die menschliche Komponente der Software-Implementierung nicht beachtet, kann dies zu höheren Kosten und geringerer Produktivität führen, da die Leistung nicht optimal ist, mehr Fehler auftreten und die Implementierungszeit länger dauert. Die größten Kosten können jedoch dadurch entstehen, dass das Unternehmen die Technologie überhaupt nicht einführt."
Ich dachte, es wäre nützlich, zu untersuchen, wie die Schulung für die verschiedenen Arten von Benutzern einer Richtlinienverwaltungslösung verwaltet werden sollte:
Mitarbeiter:
Wollen Sie wirklich jeden Mitarbeiter darin schulen, wie er auf die Lösung zugreifen und sie nutzen kann? Dies könnte eine sehr zeitaufwändige Aufgabe sein, vor allem, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Sie müssen eine Lösung wählen, die intuitiv zu bedienen ist, so dass Sie lediglich eine Mitteilung an die Mitarbeiter senden müssen, um sie über den neuen Standort der Unternehmensrichtlinien zu informieren, und dass sie Benachrichtigungen erhalten können, sobald neue Compliance-Aufgaben (z. B. das Lesen einer aktualisierten Richtlinie) erledigt werden müssen.
Und was ist mit neuen Mitarbeitern? Wäre es nicht großartig, wenn sie sich an ihrem ersten Arbeitstag einfach und intuitiv und ohne Schulung für die entsprechenden Richtlinien anmelden könnten, was ihren Einführungsprozess einfacher und effizienter machen würde?
Eigentümer der Police:
Ihre Mitarbeiter, die für die Richtlinien des Unternehmens zuständig sind, müssen mehr über das Tool erfahren, da sie für die Verwaltung und Verteilung der Richtlinien verantwortlich sind, aber Sie wollen nicht, dass dies Tage oder Wochen der Schulung in Anspruch nimmt. Diese Mitarbeiter müssen nach wie vor täglich ihren Geschäften nachgehen, so dass die Schulung nicht zu mühsam und zeitaufwändig sein sollte. Wichtig ist, dass sie auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist und darauf, warum Sie die Lösung zur Richtlinienverwaltung überhaupt gekauft haben.
Sie müssen sich darüber im Klaren sein , wie die Schulung durchgeführt werden soll, damit sie Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Findet die Schulung vor Ort statt, entweder in Ihren Geschäftsräumen oder bei dem Anbieter? Kann die Schulung auch aus der Ferne durchgeführt werden? Wie funktioniert die Schulung für Versicherungsnehmer, die sich an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen befinden? Wie lernen neue Versicherungsnehmer die Software kennen? Ich halte es für einen guten Ansatz, wenn der Anbieter den "Train-the-Trainer"-Ansatz anwendet, so dass Sie bei einem Personalwechsel in der Lage sind, neue Versicherungsnehmer darin zu schulen, wie Sie die Lösung implementiert haben.
Administratoren:
Die Administratoren sind für verschiedene Aufgaben zuständig, z. B. dafür, dass die Besitzer von Richtlinien über die richtigen Berechtigungen verfügen oder dass die richtigen Empfängerlisten für die Verteilung von Richtlinien erstellt werden. Es ist wichtig, dass diese Administratoren geschult werden, wie die Organisation die Lösung verwenden wird, damit sie sicherstellen können, dass sie korrekt gepflegt wird. Auch hier sollte es sich nur um einige Stunden Schulung zu den spezifischen Informationen handeln, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Auch Ihr Anbieter von Policy Management sollte es Ihnen leicht machen
Wenn Sie sich nach Tools für die Richtlinienverwaltung umsehen, sollten Sie darauf achten, wie der Anbieter Sie auch nach dem Kauf weiter unterstützen wird. Sie müssen einen Anbieter wählen, der versteht, warum Sie die Software gekauft haben, was Sie erreichen wollen und welche Ziele Sie verfolgen, damit die Schulungen relevant und nützlich sind.
Sie wollen auch sicherstellen, dass Sie die Lösung mit einem Minimum an relevanter Schulung in Betrieb nehmen können und somit das Beste aus Ihrer Investition machen. Schließlich geht es bei der Implementierung einer Lösung für die Richtlinienverwaltung nicht nur um Schulung, sondern auch um Ausbildung, damit Sie die Werkzeuge erhalten, die Sie brauchen, um erfolgreich zu sein, und das Wissen, das Sie brauchen, um sie im gesamten Unternehmen erfolgreich zu nutzen.
[bctt tweet="Seien Sie wählerisch, wer zu Ihrem Unternehmen passt: Mit Stand von 12/2019 gab es 312 'policy management' Startups auf AngelList." via="yes"]
Nächste Woche, im fünften Teil dieser Serie, befassen wir uns mit der Bereitstellung einer neuen Lösung für die Richtlinienverwaltung und damit, warum das Onboarding der Lösung ein unkomplizierter und einfacher Prozess sein sollte.
