Bienvenue dans la quatrième partie de cette série de six articles, où nous examinons comment la facilité d'utilisation est primordiale dans le choix d'une solution de gestion des polices. Jusqu'à présent, nous avons examiné la facilité d'utilisation pour les employés, les propriétaires de polices et les administrateurs.
Aujourd'hui, nous allons parler de l'importance de s'assurer que l'apprentissage d'une solution de gestion des politiques est simple, efficace et adapté aux besoins de l'organisation.
Elliot Masie, président du groupe de réflexion sur l'apprentissage et la technologie du MASIE Centre, a déclaré un jour
"Il est relativement facile de changer de technologie ou de créer de nouveaux processus d'entreprise, mais la partie la plus difficile de toute initiative de changement est le personnel. Changer les attitudes et les comportements des gens est le plus grand défi de la mise en œuvre de nouveaux systèmes logiciels, et c'est un défi qui peut être facilement négligé. Ne pas tenir compte de la composante humaine de la mise en œuvre d'un logiciel peut entraîner une augmentation des coûts et une réduction de la productivité en raison d'une performance sous-optimale, d'un plus grand nombre d'erreurs et d'un allongement des délais de mise en œuvre. Le coût le plus élevé, cependant, peut être l'échec de l'organisation à mettre en œuvre la technologie.
J'ai pensé qu'il serait utile d'explorer la manière dont la formation devrait être gérée pour chacun des différents types d'utilisateurs d'une solution de gestion des politiques :
Employés :
Souhaitez-vous vraiment devoir former chaque employé à l'accès et à l'utilisation de la solution ? Cette tâche pourrait prendre beaucoup de temps, surtout si les employés sont répartis sur plusieurs sites et fuseaux horaires. Vous devez choisir une solution dont l'utilisation est intuitive, de sorte qu'il vous suffise d'envoyer une communication aux employés pour leur indiquer le nouvel emplacement des politiques de l'organisation, et qu'ils puissent s'attendre à recevoir des notifications lorsque de nouvelles tâches de conformité (telles que la lecture d'une mise à jour d'une politique) doivent être accomplies.
Qu'en est-il des nouveaux employés ? Ne serait-il pas formidable qu'ils puissent adhérer facilement et intuitivement aux politiques pertinentes dès leur premier jour, sans aucune formation, ce qui faciliterait et rationaliserait leur processus d'intégration?
Propriétaires de polices :
Les employés responsables des politiques de l'organisation devront en apprendre davantage sur l'outil, car ils seront chargés de gérer et de distribuer les politiques, mais vous ne voulez pas que cela implique des jours ou des semaines de formation. Ces employés doivent continuer à mener leurs activités quotidiennes, de sorte que la formation ne doit pas être onéreuse et prendre beaucoup de temps. Il est important qu'elle soit adaptée aux besoins de l'organisation et à la raison pour laquelle vous avez acheté la solution de gestion des polices.
Vous devez comprendre comment cette formation sera dispensée afin qu'elle corresponde le mieux possible à vos besoins. S'agit-il d'une formation sur site, dans vos locaux ou dans ceux du fournisseur ? La formation peut-elle se faire à distance ? Comment la formation peut-elle s'adresser à des titulaires de polices situés dans des lieux ou des fuseaux horaires différents ? Comment les nouveaux titulaires de polices peuvent-ils se familiariser avec le logiciel ? Je pense qu'une bonne approche consiste à ce que le fournisseur utilise la méthode de la "formation du formateur", de sorte qu'en cas de changement de personnel, vous disposiez des outils nécessaires pour former les nouveaux titulaires de polices à la manière dont vous avez mis en œuvre la solution.
Administrateurs :
Les administrateurs seront chargés de diverses tâches, par exemple s'assurer que les propriétaires de politiques disposent des autorisations adéquates ou que les listes de destinataires correctes sont créées pour la distribution des politiques. Il est important que ces administrateurs reçoivent une formation sur la manière dont l'organisation va utiliser la solution, afin qu'ils puissent s'assurer qu'elle est gérée correctement. Là encore, il ne s'agit que de quelques heures de formation sur les informations spécifiques dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités.
Votre fournisseur de services de gestion des politiques devrait également vous faciliter la tâche
Lorsque vous recherchez des outils de gestion des politiques, il est judicieux d'examiner comment le fournisseur continuera à vous soutenir longtemps après la vente. Vous devez choisir un fournisseur qui comprend pourquoi vous avez acheté le logiciel, ce que vous cherchez à réaliser et quels sont vos objectifs, afin que la formation soit pertinente et utile.
Vous devez également vous assurer que vous pouvez utiliser la solution avec un minimum de formation, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de votre investissement. Enfin, la mise en œuvre d'une solution de gestion des politiques n'est pas seulement une question de formation, mais aussi d'éducation, afin que vous disposiez des outils nécessaires à votre réussite et des connaissances dont vous avez besoin pour les utiliser afin d'assurer le succès de l'organisation.
[bctt tweet="Faites attention à ce qui correspond à votre activité : Au 12/2019, il y avait 312 startups 'policy management' sur AngelList." via="yes"]
La semaine prochaine, dans la cinquième partie de cette série, nous étudierons le déploiement d'une nouvelle solution de gestion des politiques et les raisons pour lesquelles l'intégration de la solution doit être un processus simple et facile.
