En esta serie de blogs, analizaremos cómo la automatización del flujo de trabajo empresarial transforma los departamentos y las organizaciones en la intersección de las personas, los procesos y la tecnología. Esta es la parte del proceso.
Las organizaciones se han dado cuenta cada vez más de que la transformación digital es la clave para afrontar los retos del entorno actual. Las empresas que abrazan esta transformación de frente descubren que se encuentran con una ventaja competitiva significativa. La automatización de los flujos de trabajo es una piedra angular demostrada de esta transformación, ya que le proporciona la flexibilidad necesaria para permitir una respuesta y agilidad rápidas.
Casi todo lo que hacemos durante el día forma parte de un proceso, nos demos cuenta o no, esté sancionado o no, sea útil o no. Algo que aprendimos durante la pandemia fue que algunos de estos procesos deben automatizarse y otros no: luchamos con la escolarización automatizada y el aprendizaje asíncrono, pero descubrimos los beneficios de la entrega de comestibles: entre el primer y el cuarto trimestre de 2020, hubo un aumento del 9% de personas mayores que utilizaron Instacart.
Comprender cuándo un proceso es un proceso
La automatización puede ser ambigua: hay valor en los "lazos débiles"que construimos cuando compramos una taza de café en persona en lugar de a través de una app. No todos los procesos deben automatizarse para funcionar mejor.
Pero los procesos en el lugar de trabajo son diferentes. Y los que no nos damos cuenta de que son procesos acaban llevando más tiempo, exponiendo más riesgos y, a fin de cuentas, empeorando un poco nuestras vidas.
Cada documento firmado, por ejemplo, forma parte de una historia más amplia: casi siempre hay aprobaciones de por medio, y antes de las aprobaciones hay discusiones, y antes de la colaboración hay la petición de alguien. A menudo, estos procesos no se perciben como historias más amplias porque sólo nos vemos tocando una parte de ellas, normalmente a través de la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico.
Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo: lo que puede parecer un único lugar donde se almacena la información es más a menudo un lugar donde la información va a la deriva: las solicitudes ad hoc, la propiedad compartida y los campos no obligatorios hacen de las hojas de cálculo una enorme fuente de errores. La forma de mejorar una hoja de cálculo es recordar que, al igual que un contrato, es el final del proceso, no el proceso en sí.
La automatización empresarial al servicio de una historia más amplia
Uno de los pasos más importantes que da una empresa cuando adopta la transformación digital y la automatización empresarial es empezar a ver los procesos como lo que son, y empezar a ver las tareas y los resultados como parte de procesos más amplios.
Los productos heredados y las soluciones caseras, que entienden que un proceso es un proceso, requieren una gran implicación y apoyo de TI, lo que limita el número de procesos que pueden racionalizarse en un periodo determinado. También suelen conllevar mayores costes de mantenimiento y actualización.
La transformación digital como consigna nos pide que pensemos más allá de las soluciones obsoletas y las piezas que aún no se conciben como procesos. Exige que nos alejemos y veamos el panorama general: cómo se relacionan entre sí las distintas piezas que nos afectan a nosotros y a nuestro trabajo. La automatización del flujo de trabajo empresarial es la forma número uno de automatizar los procesos que se nos han escapado.
Es hora de ver las tareas como parte de una historia más amplia, y es hora de que la tecnología transformadora permita a los departamentos y a las empresas empezar a escribir las historias por sí mismos.
