¿Con qué soluciones y sistemas internos debe integrarse su tecnología de retención legal?
Nuestros datos residen ahora en una amplia variedad de plataformas: correos electrónicos en Outlook, mensajes de chat en Microsoft Teams y archivos almacenados en herramientas basadas en la nube como OneDrive o SharePoint (por nombrar solo algunas).
Para los equipos jurídicos, conservar los datos pertinentes en respuesta a litigios, consultas normativas o investigaciones resulta aún más desalentador cuando los sistemas no están conectados.
Por suerte, la tecnología de retención legal también ha evolucionado mucho más allá de sus primeros días de seguimiento manual y procesos engorrosos. La tecnología integrada de retención legal aborda este reto creando una conexión directa entre estas plataformas y su solución de retención legal. Esta conectividad garantiza que los datos se identifiquen, conserven y rastreen automáticamente sin intervención manual, lo que reduce el riesgo de que se incumplan los plazos o se pase por alto información.
Pero, ¿qué integraciones debe buscar en su tecnología jurídica y por dónde empezar?
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Aplicaciones reales de la integración de la bodega legal
La tecnología integrada de retención legal está transformando la forma en que las organizaciones conservan los datos, coordinan los distintos departamentos y se mantienen preparadas para las auditorías en un entorno normativo cada vez más complejo. Algunos de los sistemas y funcionalidades clave que debe buscar son:
- Integración del correo electrónico (Outlook): Algunos sistemas de retención legal pueden preservar automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos basados en criterios de custodia o caso, asegurando que ningún dato relevante sea eliminado voluntaria o involuntariamente. Mitratech LegalHold, por ejemplo, se integra con Microsoft 365 Purview, preservando automáticamente el correo electrónico de un custodio y Onedrive mejorando la defensa, evitando el expolio y eliminando esencialmente la necesidad de cambiar entre aplicaciones para realizar acciones de retención legal en correos electrónicos y documentos.
- Herramientas de colaboración (equipos): Con las integraciones, los historiales de chat, los archivos compartidos y otros datos se conservan sin problemas. Esto es crucial a medida que las comunicaciones en el lugar de trabajo se desplazan cada vez más hacia plataformas de mensajería en tiempo real. Como otro ejemplo, Mitratech Legal Hold 3.6 ahora cuenta con una integración mejorada de M365 Teams para evitar la destrucción de datos y mejorar la defensibilidad poniendo automáticamente en espera las fuentes de datos de M365 Teams de los custodios.
- Almacenamiento de archivos (sitios no custodiados): En las soluciones de retención legal más avanzadas, los archivos almacenados en sistemas en la nube se marcan y preservan automáticamente, lo que reduce el riesgo de eliminaciones accidentales durante las retenciones legales activas. Mitratech LegalHold, por ejemplo, pronto permitirá una integración sencilla en la que todos los sitios Sharepoint y Teams no custodiados podrán preservarse automáticamente en Microsoft Purview. Esté atento a esta próxima función.
- Procesos y aplicaciones internos (software de gestión de asuntos): Cuando las retenciones legales se inician sin visibilidad directa de los asuntos en curso, las posibilidades de errores, incumplimiento de plazos o pérdida de datos aumentan significativamente. Por otro lado, la integración de la tecnología de retención legal con la gestión de asuntos garantiza una coordinación perfecta y un enfoque unificado de la gestión de las obligaciones legales.
Esta integración vincula los esfuerzos de conservación directamente a asuntos específicos, eliminando redundancias y reduciendo el riesgo de incumplimiento de plazos o errores. También mejora la visibilidad al proporcionar una visión completa de los datos, el cumplimiento y los flujos de trabajo relacionados en un único sistema, lo que permite a los equipos jurídicos tomar decisiones informadas.
Por ejemplo, una integración directa con la plataforma de gestión de Mitratech, TeamConnect, permite a los usuarios de LegalHold:
- Iniciar retenciones legales directamente desde TeamConnect
- Visualización y elaboración de informes sobre los datos de retención legal y los índices de cumplimiento mediante las herramientas de elaboración de informes de TeamConnect.
- Actualizar automáticamente LegalHold si cambia el alcance del asunto
- Integración con el inicio de sesión único (SSO)
- Añadir automáticamente los datos de los campos personalizados de TeamConnect a las notificaciones de retención legal.
- Enviar seguridad basada en asuntos desde TeamConnect a LegalHold garantizando la seguridad privada de los asuntos entre sistemas.
La elaboración de informes es una ventaja especialmente importante, ya que permite a los usuarios representar visualmente sus datos mediante cuadros de mando y vistas de alto nivel de los estados de retención legal dentro de los asuntos, lo que ofrece una visión más cercana de rasgos de cumplimiento como:
- El tipo de asuntos que tienen más retenciones judiciales
- Las jurisdicciones con mayor número de retenciones legales
- Los abogados con más retenciones judiciales
- Qué retenciones legales tienen los índices de cumplimiento más bajos
- Tendencias generales a seguir
Ventajas de un enfoque integrado
Las integraciones legales sin fisuras con herramientas como Outlook, Microsoft Teams, Slack y otros sistemas empresariales hacen que el cambio de aplicación sea un problema del pasado. Y para ello, las ventajas son duraderas:
- Informes centralizados y visualización de datos: Acceda a cuadros de mando en tiempo real e informes detallados para seguir fácilmente el progreso y el cumplimiento de todas las retenciones legales desde una única plataforma.
- Mayor eficiencia para el personal y los abogados: Agilice tareas como la emisión de retenciones y el seguimiento de custodios, permitiendo a los equipos jurídicos centrarse en el trabajo estratégico de mayor valor.
- Reducción de la redundancia en la introducción de datos: Elimine la introducción repetitiva de datos sincronizando automáticamente la información en todos los sistemas integrados, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
- Coherencia en los informes: Mantenga formatos de información estandarizados en todas las bodegas legales, garantizando el cumplimiento y la defendibilidad con documentación uniforme.
- Alivio del cambio de aplicaciones: Mantenga todo en un sistema integrado, reduciendo la necesidad de alternar entre múltiples plataformas, lo que conduce a flujos de trabajo más fluidos y menos distracciones.
- Conservación eficaz de los datos: Automatice la captura y conservación de datos de varias plataformas, garantizando que no se pase por alto ninguna información crítica.
- Cumplimiento mejorado: Manténgase al día de los requisitos legales con seguimiento en tiempo real y recordatorios automatizados, minimizando el riesgo de incumplimiento de plazos o pasos en falso legales.
- Notificaciones racionalizadas: Notifique automáticamente a los custodios a través de herramientas de comunicación como el correo electrónico y Microsoft Teams, garantizando una acción inmediata sobre las retenciones legales.
- Un proceso más defendible: Mantenga una pista de auditoría clara y defendible que documente cada paso del proceso de retención legal, proporcionando una sólida protección durante las auditorías o litigios.
- Ahorro de tiempo: Reduzca significativamente el tiempo dedicado a los procesos manuales de retención legal automatizando tareas como la emisión de retenciones y la supervisión del cumplimiento.
- Colaboración mejorada: Fomente una comunicación y colaboración fluidas entre los departamentos jurídico, de TI, RRHH y los asesores externos, con todos trabajando a partir de los mismos datos actualizados.
Lo esencial: Por qué la integración de Legal Hold es el futuro de Legal Ops
La integración de su tecnología de retención legal ya no es un "nice-to-have", sino una obligación. Una conexión perfecta entre las retenciones legales y otros sistemas de la empresa hace que todo funcione mejor, desde la conservación de datos hasta la garantía de cumplimiento. Al reducir las tareas repetitivas, mejorar la colaboración y hacer que los informes sean más eficientes, su equipo jurídico podrá hacer más con menos en 2025 y en adelante. (Pero recuerde: la integración perfecta es solo uno de los elementos clave que hay que tener en cuenta al comprar tecnología de retención legal).
De cara al futuro, veremos aún más integración, automatización e IA transformando la forma de trabajar de los equipos de operaciones legales, manteniendo el foco en la agilidad y la proactividad. Ahora es el momento de sincronizar su tecnología de retención legal con el resto de sus sistemas para mantenerse a la vanguardia y evitar hundirse en un mar de litigios, investigaciones o auditorías.
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