Para los equipos de operaciones jurídicas de las grandes empresas, la gestión de los múltiples aspectos de la práctica jurídica corporativa, o "asuntos", es una tarea compleja. Pero cuando hay que controlar el estado de varios asuntos, quién está trabajando en ellos (¿asesores internos o externos?, ¿juniors o senior?), y qué recursos pueden estar vinculados..., es necesario automatizar los flujos de trabajo. Esto exige la automatización del flujo de trabajo si de verdad le interesa maximizar la eficacia, contener los costes, minimizar los posibles errores y garantizar la mejor prestación de servicios posible dentro de la organización.
¿El reto?
Diseñe un flujo de trabajo específico para gestionar los asuntos, garantizar el cumplimiento y minimizar los riesgos.
¿La solución?
La automatización de los procesos de gestión de asuntos con TAP optimiza la eficacia, reduce los errores y permite una mejor supervisión y control de toda la gama de asuntos en curso:
- La creación de formularios mediante interfaces intuitivas de arrastrar y soltar ha permitido a los usuarios de Legal Ops crear formularios básicos o sofisticados con lógica empresarial incorporada.
- Los formularios y cuadros de mando fáciles de usar permiten a los usuarios iniciar, seguir y gestionar los asuntos con facilidad.
- Los flujos de trabajo se pueden personalizar según las especificidades de cada departamento o empresa.
- Las búsquedas de documentos son más ágiles y permiten buscar por asunto, tipo de litigio u otros parámetros.
- Todas las cartas de compromiso, presentaciones judiciales, acuerdos corporativos u otros documentos se almacenan cómodamente en un único lugar.
- Los permisos de acceso y otros ajustes de seguridad de los documentos pueden personalizarse dentro de cada flujo de trabajo.
- Una pista de auditoría archivada automáticamente registra todos los datos y la documentación del flujo de trabajo, incluido el seguimiento de las intervenciones de los usuarios.
- Las notificaciones y recordatorios automatizados garantizan la rápida actuación de los participantes en el proceso.
¿Las ventajas?
- Enormes ahorros de tiempo y costes en toda la empresa, ya que se reducen al mínimo los retrasos, errores e ineficiencias.
- La visibilidad en tiempo real de los asuntos en todos los departamentos, equipos o áreas de práctica permite una gobernanza superior de todo el ecosistema de operaciones jurídicas, incluidos los abogados externos.
- La normalización de formularios y flujos de trabajo minimiza los errores y reduce los riesgos de cumplimiento.
- Las partes interesadas participan de forma segura y eficaz en las revisiones y aprobaciones de asuntos, optimizando su papel en el proceso al limitar su participación.
- Todos los flujos de trabajo se guardan automáticamente en un repositorio seguro y son fácilmente accesibles con fines de auditoría.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
La gestión de asuntos puede ser una fuente de costes considerables e ineficacia si se lleva a cabo mediante procesos manuales anticuados, o de aceleración del retorno de la inversión, la capacidad de respuesta y la satisfacción del cliente si se diseña e implementa mediante la automatización del flujo de trabajo. Los beneficios y la amortización han sido muy reales e incluso "transformadores" para los profesionales jurídicos que han optado por herramientas como TAP.
