Pour les équipes juridiques des grandes entreprises, la gestion des nombreux aspects de la pratique juridique d'entreprise, ou « dossiers », est une tâche complexe. Mais lorsque vous devez suivre l'état d'avancement de plusieurs dossiers, savoir qui s'en occupe(conseillers juridiques internes ou externes ? Juniors ou seniors ?) et quelles ressources peuvent y être associées... Cela nécessite une automatisation des flux de travail si vous souhaitez réellement optimiser l'efficacité, maîtriser les coûts, minimiser les erreurs potentielles et garantir la meilleure prestation de services possible au sein de l'organisation.
Le défi ?
Concevez un flux de travail dédié pour gérer les éléments liés à la gestion des dossiers, garantir la conformité et minimiser les risques.
La solution ?
L'automatisation des processus de gestion des dossiers avec TAP optimise l'efficacité, réduit les erreurs et permet une meilleure supervision et un meilleur contrôle de l'ensemble des dossiers en cours :
- La création de formulaires via des interfaces intuitives de type glisser-déposer a permis aux utilisateurs de Legal Ops de créer des formulaires simples ou sophistiqués intégrant une logique métier.
- Des formulaires et des tableaux de bord faciles à utiliser permettent aux utilisateurs de lancer, suivre et gérer facilement leurs dossiers.
- Les flux de travail sont personnalisables en fonction des spécificités de chaque service ou entreprise.
- Les recherches de documents sont simplifiées, ce qui vous permet d'effectuer des recherches par type d'affaire ou de litige ou selon d'autres paramètres.
- Toutes les lettres de mission, les documents judiciaires, les accords d'entreprise ou autres documents sont commodément stockés en un seul endroit.
- Les autorisations d'accès et autres paramètres de sécurité des documents peuvent être personnalisés dans chaque flux de travail.
- Une piste d'audit archivée automatiquement enregistre toutes les données et tous les documents relatifs au flux de travail, y compris le suivi des interactions des utilisateurs.
- Les notifications et rappels automatisés garantissent une action rapide de la part des participants au processus.
Les avantages ?
- Gain de temps et réduction des coûts considérables dans l'ensemble de l'entreprise grâce à la minimisation des retards, des erreurs et des inefficacités.
- Une visibilité en temps réel sur les dossiers traités par les différents services, équipes ou domaines d'activité permet une gouvernance optimale de l'ensemble de l'écosystème des opérations juridiques, y compris les conseillers juridiques externes.
- La normalisation des formulaires et des flux de travail minimise les erreurs et réduit les risques de non-conformité.
- Les parties prenantes participent de manière sécurisée et efficace à l'examen et à l'approbation des dossiers, optimisant ainsi leur rôle dans le processus en limitant leur participation.
- Tous les flux de travail sont automatiquement sauvegardés dans un référentiel sécurisé et facilement accessibles à des fins d'audit.
- L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
La gestion des dossiers peut être source de coûts importants et d'inefficacité si elle est effectuée à l'aide de processus manuels obsolètes, ou sourced'accélérationdu retour sur investissement, d'amélioration de la réactivité et de satisfaction des clients si elle est conçue et mise en œuvre à l'aide de l'automatisation des flux de travail. Les avantages et le retour sur investissement ont été très réels, voire « transformationnels » pour les professionnels du droit qui ont adopté des outils tels que TAP.
