Caso práctico: Excepciones políticas (sin dolores de cabeza ni caos)
¿Existe alguna forma de controlar y gestionar las excepciones a la normativa que sea más sencilla y eficaz que los métodos actuales?
Supongamos que un empleado suyo ha sido operado del pie y tiene que llevar una bota durante unas semanas. Sin embargo, su política de salud y seguridad dicta que todos los empleados deben llevar calzado cerrado en la fábrica. En este caso, sería conveniente hacer una excepción a la política, documentada y comunicada a los principales interesados. El problema es que los sistemas habituales de gestión de políticas no permiten solicitar esa excepción ni hacer un seguimiento de su resolución en toda la organización.
Este escenario pone de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan muchos equipos de cumplimiento al tratar de abordar las excepciones a las políticas con las tecnologías existentes. Aunque la mayoría de las empresas cuentan con políticas y procedimientos para ayudar a mitigar las excepciones, muchas de las herramientas de gestión de políticas disponibles en la actualidad tienden a concentrarse en la gestión, distribución y certificación de políticas. No son noSin embargo, no están orientadas a los requisitos específicos de la gestión de excepciones.
El seguimiento y la conservación de todas las comunicaciones y documentos relativos a excepciones políticas de esta naturaleza son fundamentales para mantener el cumplimiento y evitar riesgos.
Unir la gestión de políticas con la automatización de procesos
Combinando la mejor solución solución de gestión de políticas con una automatización automatización del flujo de trabajo y la supervisión del cumplimiento, los gestores y administradores de cumplimiento pueden aprovechar una forma nueva y muy eficaz de realizar el seguimiento y gestionar las excepciones a las políticas. Con una visibilidad mucho mayor de las excepciones a las directivas, estará mucho mejor equipado para descubrir riesgos y rectificar problemas antes de que se agraven. También obtendrá la granularidad necesaria para documentar fácilmente el cumplimiento ante las autoridades y los organismos reguladores.
En el caso de nuestra empresa de ejemplo, ¿necesita acomodar al empleado con la bota para caminar? El flujo de trabajo automatizado permite a los responsables de cumplimiento anotar la excepción a la política y mantener un registro centralizado en caso de incidente. La herramienta de flujo de trabajo captura esa solicitud, anota la aprobación y la resolución y, a continuación, proporciona informes completos según sea necesario.
¿Cuáles son las ventajas de este enfoque por parejas?
Los beneficios de combinar la automatización de los flujos de trabajo con una solución de gestión de políticas son considerables (y, si se combinan los productos adecuados, inmediatos):
- Con una visibilidad mucho mayor de las excepciones a las políticas, estará mucho mejor equipado para descubrir riesgos y rectificar problemas antes de que puedan agravarse.
- Al centralizar las actividades de excepción en un único sistema, se mejora la elaboración de informes para las principales partes interesadas de toda la organización.
- La automatización de los flujos de trabajo proporciona un importante retorno de la inversión al agilizar los procesos y reducir el trabajo manual necesario para el procesamiento de excepciones, al tiempo que reduce la posibilidad de que se produzcan costosos errores humanos.
- El cuadro de mandos de informes y las funciones de análisis permiten descubrir rápidamente comportamientos de alto riesgo, tendencias o empleados problemáticos.
En nuestras entradas anteriores, hemos hablado de las mejores formas de gestionar Regalos e invitaciones y Conflictos de intereses y los conflictos de intereses. La próxima semana, exploraremos cómo el emparejamiento de estas dos soluciones de software hará un mejor trabajo en la gestión de Cuestiones Legales que pueden surgir cuando se publican nuevas políticas, o cuando la gente necesita aclaraciones sobre las ya existentes. Hasta entonces.
Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento que pueden ser útiles:
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
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