Cas d'utilisation : Exceptions à la politique (sans maux de tête ni désordre)
Existe-t-il un moyen plus simple et plus efficace que les autres approches actuelles pour assurer le suivi et la gestion des exceptions ?
Supposons qu'un de vos employés ait été opéré du pied et doive porter une botte de marche pendant quelques semaines. Or, votre politique de santé et de sécurité prévoit que tous les employés doivent porter des chaussures fermées sur le sol de l'usine. Dans ce cas, une exception à la politique - documentée et communiquée aux principales parties prenantes - serait de mise. Le problème est que les systèmes habituels de gestion des politiques ne permettent pas de demander cette exception, ni de suivre sa résolution dans l'ensemble de l'organisation.
Ce scénario met en évidence les difficultés que rencontrent de nombreuses équipes chargées de la conformité lorsqu'elles tentent de traiter les exceptions aux politiques à l'aide des technologies existantes. Alors que la plupart des entreprises ont mis en place des politiques et des procédures pour atténuer les exceptions, de nombreux outils de gestion des politiques disponibles aujourd'hui tendent à se concentrer sur la gestion, la distribution et l'attestation des politiques. Ils ne sont ne sont pasToutefois, ils ne sont pas conçus pour répondre aux exigences particulières de la gestion des exceptions.
Le suivi et la conservation de toutes les communications et de tous les documents relatifs aux exceptions de cette nature sont essentiels pour maintenir la conformité et éviter les risques.
Unir la gestion des politiques et l'automatisation des processus
En associant une solution de gestion des solution de gestion des politiques avec une solution d'automatisation des l'automatisation des flux de travail et de contrôle de la conformité, les responsables de la conformité et les administrateurs disposent d'un nouveau moyen très efficace de suivre et de gérer les exceptions aux politiques. Grâce à une meilleure visibilité des exceptions, vous êtes mieux équipé pour détecter les risques et rectifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Vous bénéficiez également d'une granularité qui vous permet de documenter facilement la conformité auprès des régulateurs et des autorités.
Dans l'exemple de notre entreprise qui a besoin d'accueillir l'employé portant une botte de marche ? Le flux de travail automatisé permet aux responsables de la conformité de noter l'exception à la politique et de conserver un dossier centralisé en cas d'incident. L'outil de flux de travail capture cette demande, note l'approbation et la résolution, et fournit ensuite un rapport complet si nécessaire.
Quels sont les avantages de cette approche en binôme ?
Le couplage de l'automatisation des flux de travail avec une solution de gestion des politiques est très avantageux (et immédiat si l'on associe les bons produits) :
- Avec une bien meilleure visibilité sur les exceptions aux politiques, vous êtes bien mieux équipé pour découvrir les risques et rectifier les problèmes avant qu' ilsne s'aggravent.
- En centralisant les activités d'exception dans un système unique, vous bénéficiez d'un meilleur reporting pour les acteurs clés de l'organisation.
- L'automatisation des flux de travail offre un retour sur investissement significatif en rationalisant les processus et en réduisant le travail manuel nécessaire au traitement des exceptions habituelles, tout en réduisant le risque d'erreurs humaines coûteuses.
- Les fonctions de tableau de bord et d'analyse des rapports permettent de découvrir rapidement les comportements à risque, les tendances ou les employés à problèmes.
Dans nos articles précédents, nous avons abordé les meilleures façons de gérer les cadeaux et les divertissements. Cadeaux et divertissements et les conflits d'intérêts en matière de gestion des politiques. La semaine prochaine, nous verrons comment l'association de ces deux solutions logicielles permettra de mieux gérer les questions juridiques qui peuvent survenir lorsque vous publiez de nouvelles politiques ou lorsque des personnes ont besoin d'éclaircissements sur des politiques existantes. Au plaisir de vous voir !
Autres ressources sur le risque et la conformité qui pourraient être utiles :
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