Anwendungsfall: Ausnahmeregelungen (ohne Kopfschmerzen und Chaos)
Gibt es eine Möglichkeit, Ausnahmen von Richtlinien zu verfolgen und zu verwalten, die einfacher und effektiver ist als andere derzeitige Ansätze?
Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der am Fuß operiert wurde und einige Wochen lang einen Gehstiefel tragen muss. Ihre Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien schreiben jedoch vor, dass alle Mitarbeiter in der Fabrikhalle geschlossene Schuhe tragen müssen. Hier wäre eine Ausnahme von der Richtlinie angebracht, die dokumentiert und den wichtigsten Beteiligten mitgeteilt wird. Das Problem ist, dass typische Richtlinienmanagementsysteme es nicht ermöglichen, eine solche Ausnahme anzufordern oder deren Lösung unternehmensweit zu verfolgen.
Dieses Szenario verdeutlicht die Schwierigkeiten, mit denen viele Compliance-Teams konfrontiert sind, wenn sie versuchen, Richtlinienausnahmen mit den vorhandenen Technologien anzugehen. Während die meisten Unternehmen über Richtlinien und Verfahren verfügen, um Ausnahmen abzumildern, konzentrieren sich viele der heute verfügbaren Tools zur Richtlinienverwaltung auf die Verwaltung, Verteilung und Bescheinigung von Richtlinien. Sie sind nichtSie sind jedoch nicht auf die besonderen Anforderungen bei der Verwaltung von Ausnahmen ausgerichtet.
Die Nachverfolgung und Aufbewahrung aller Mitteilungen und Dokumente im Zusammenhang mit derartigen Ausnahmeregelungen ist der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften und zur Vermeidung von Risiken.
Zusammenführung von Richtlinienmanagement und Prozessautomatisierung
Durch die Kopplung einer erstklassigen Lösung für das Richtlinienmanagement mit einer umfassenden, funktionsreichen Workflow-Automatisierung und Compliance-Überwachung können Compliance-Manager und -Administratoren eine neue, äußerst effektive Methode zur Verfolgung und Verwaltung von Richtlinienausnahmen nutzen. Mit einem weitaus besseren Einblick in Richtlinienausnahmen sind Sie viel besser in der Lage, Risiken aufzudecken und Probleme zu beheben, bevor sie eskalieren können. Darüber hinaus erhalten Sie die nötige Granularität, um die Einhaltung von Richtlinien gegenüber Regulierungsbehörden und anderen Stellen zu dokumentieren.
Für unser Beispielunternehmen, das einen Mitarbeiter mit einem Gehstiefel unterbringen muss? Automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen es den Compliance-Beauftragten, die Ausnahme von der Richtlinie zu vermerken und im Falle eines Vorfalls einen zentralen Datensatz zu führen. Das Workflow-Tool erfasst diese Anfrage, vermerkt die Genehmigung und die Lösung und liefert dann bei Bedarf vollständige Berichte.
Was sind die Vorteile dieses kombinierten Ansatzes?
Die Verknüpfung der Workflow-Automatisierung mit einer Lösung für die Richtlinienverwaltung ist von großem Nutzen (und, wenn man die richtigen Produkte kombiniert, auch sofort umsetzbar):
- Da Sie einen besseren Überblick über die Ausnahmen von Richtlinien haben, sind Sie besser in der Lage, Risiken zu erkennen und Probleme zu beheben , bevor sie eskalieren können.
- Durch die Zentralisierung von Ausnahmeaktivitäten in einem einzigen System erhalten Sie eine verbesserte Berichterstattung an die wichtigsten Interessengruppen im gesamten Unternehmen.
- Die Workflow-Automatisierung sorgt für einen erheblichen ROI, indem sie Prozesse rationalisiert und den manuellen Arbeitsaufwand für die typische Ausnahmeverarbeitung reduziert und gleichzeitig das Potenzial für kostspielige menschliche Fehler verringert.
- Berichts-Dashboard und Analysefunktionen ermöglichen es, risikoreiche Verhaltensweisen, Trends oder problematische Mitarbeiter schnell zu erkennen.
In unseren früheren Beiträgen haben wir uns mit besseren Möglichkeiten der Verwaltung von Geschenke und Unterhaltung und Interessenkonflikt Herausforderungen der Verwaltung von Richtlinien. Nächste Woche werden wir untersuchen, wie die Kombination dieser beiden Softwarelösungen die Verwaltung rechtlicher Fragen verbessern kann die auftreten können, wenn Sie neue Richtlinien veröffentlichen oder wenn Mitarbeiter Klarheit über bestehende Richtlinien benötigen. Wir sehen uns dann!
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