La creación y emisión de documentos forma parte integrante de cualquier organización; cada día se preparan y envían contratos con clientes, propuestas de venta, documentación financiera, acuerdos laborales, informes internos y un sinfín de documentos más. Pero, ¿cómo asegurarse de que el contenido de esos documentos es exacto? ¿Cómo se controla el proceso de creación de documentos?
Para las empresas que desean alcanzar la norma ISO 9001, el control de documentos es un requisito clave; sin embargo, cualquier organización puede aplicar los principios del control de documentos para lograr una mayor eficacia.
En la norma ISO 9001, uno de los procesos exigidos es el Procedimiento de Control de Documentos, que especifica los controles necesarios para lograr la acreditación. Entre ellos se incluyen la aprobación, la revisión, las revisiones, el control de versiones, la legibilidad, la calidad y la distribución de los documentos.
El uso de una solución de automatización de documentos como HotDocs cumple muchos de los requisitos de la norma ISO 9001 mencionados anteriormente. La creación de los primeros borradores de documentos a partir de la entrevista inteligente que proporciona HotDocs ofrece más precisión y reduce considerablemente el tiempo necesario para su revisión y aprobación. El uso de plantillas de HotDocs para la producción de documentos garantiza que el contenido sea preciso y tenga el formato correcto, además de proporcionar un control del contenido en cuanto al lenguaje y la legibilidad. La calidad del documento mejora y el control de versiones está integrado en la interfaz de usuario, lo que garantiza que se utiliza la plantilla más actualizada para producir el documento, al tiempo que se mantiene un registro de las versiones anteriores.
La implantación de una solución de automatización de documentos HotDocs es sencilla. Una vez que disponga del software, ya sea en sus instalaciones, en la nube o como un híbrido de ambos, los expertos en la materia de sus documentos simplemente transforman los documentos de uso frecuente en plantillas dinámicas de HotDocs, convirtiendo las piezas de contenido modificables en marcado HotDocs. A continuación, el personal que crea y emite los documentos puede acceder a la plantilla y, en cuestión de segundos, se genera un nuevo documento personalizado completando una entrevista HotDocs. Como alternativa, HotDocs puede extraer datos de cualquier otra aplicación empresarial, como un sistema CRM o una base de datos empresarial, para completar automáticamente los campos necesarios para el documento final.
El control de documentos se ofrece en cada paso del proceso. Se pueden establecer permisos para que solo un grupo selecto de usuarios pueda acceder a la plantilla, las actualizaciones de los documentos se completan de forma centralizada y se emiten automáticamente a los usuarios, se pueden añadir automáticamente referencias o códigos de barras para la identificación de documentos, las respuestas a las entrevistas se pueden almacenar y volver a utilizar para crear documentos adicionales y HotDocs se puede integrar con el flujo de trabajo de aprobación para asegurarse de que todos los que necesiten comprobar el documento puedan hacerlo fácilmente.
Muchas organizaciones también utilizan el control de documentos que proporciona HotDocs para mejorar el cumplimiento y reducir riesgos. Los cambios en la legislación o la política interna pueden aplicarse instantáneamente a la plantilla del documento para garantizar su cumplimiento, y las plantillas pueden publicarse con antelación para que aparezcan a los usuarios en la fecha requerida, lo que elimina el riesgo de publicar una versión antigua e incorrecta del documento.
Tanto si su organización va a obtener la acreditación ISO 9001 como si simplemente desea mejorar el proceso de creación de documentos, el uso de HotDocs para producir documentación ofrece un control mucho mayor que los métodos tradicionales, al tiempo que acelera el proceso para ahorrar tiempo y, por tanto, dinero.
Para obtener más información sobre cómo el software de automatización de documentos HotDocs puede ayudar a su organización a mejorar el control de documentos, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
