Die Erstellung und Ausgabe von Dokumenten ist für jedes Unternehmen unverzichtbar: Kundenverträge, Verkaufsangebote, Finanzunterlagen, Arbeitsverträge, interne Berichte und unzählige andere Dokumente werden täglich erstellt und versandt. Aber wie können Sie sicherstellen, dass der Inhalt dieser Dokumente korrekt ist? Wie kontrollieren Sie den Prozess der Dokumentenerstellung?
Für Unternehmen, die die Zertifizierung nach ISO 9001 anstreben, ist die Dokumentenkontrolle eine wichtige Anforderung. Allerdings kann jedes Unternehmen die Grundsätze der Dokumentenkontrolle anwenden, um seine Effizienz zu steigern.
In ISO 9001 ist einer der erforderlichen Prozesse das Dokumentenkontrollverfahren, das die zur Erlangung der Akkreditierung erforderlichen Kontrollen festlegt. Dazu gehören die Genehmigung, Überprüfung, Überarbeitung, Versionskontrolle, Lesbarkeit, Qualität und Verteilung von Dokumenten.
Der Einsatz einer Lösung zur Dokumentenautomatisierung wie HotDocs erfüllt viele der oben genannten Anforderungen der ISO 9001. Die Erstellung von ersten Dokumententwürfen auf Basis der intelligenten Befragung durch HotDocs sorgt für mehr Genauigkeit und reduziert den Zeitaufwand für die Überprüfung und Genehmigung erheblich. Die Verwendung von HotDocs-Vorlagen für die Dokumentenerstellung gewährleistet, dass die Inhalte korrekt und richtig formatiert sind, und ermöglicht die Kontrolle der Sprache und Lesbarkeit. Die Dokumentqualität wird verbessert und die Versionskontrolle ist in die Benutzeroberfläche integriert – so wird sichergestellt, dass für die Erstellung des Dokuments die aktuellste Vorlage verwendet wird, während frühere Versionen gespeichert bleiben.
Die Implementierung einer HotDocs-Lösung zur Dokumentenautomatisierung ist ganz einfach. Sobald Sie über die Software verfügen – entweder vor Ort, in der Cloud oder als Hybrid aus beidem –, wandeln die Fachexperten für Ihre Dokumente häufig verwendete Dokumente einfach in dynamische HotDocs-Vorlagen um, indem sie die veränderbaren Inhaltselemente in HotDocs-Markups umwandeln. Die Vorlage wird dann den Mitarbeitern zugänglich gemacht, die die Dokumente erstellen und ausgeben, und innerhalb von Sekunden wird durch Ausfüllen eines HotDocs-Fragebogens ein neues, individuelles Dokument erstellt. Alternativ kann HotDocs Daten aus jeder anderen Geschäftsanwendung, wie z. B. einem CRM-System oder einer Unternehmensdatenbank, abrufen, um die für das endgültige Dokument erforderlichen Felder automatisch auszufüllen.
Die Dokumentenkontrolle wird in jedem Schritt angeboten. Es können Berechtigungen festgelegt werden, sodass nur eine ausgewählte Gruppe von Benutzern auf die Vorlage zugreifen kann, Aktualisierungen von Dokumenten werden zentral vorgenommen und automatisch an die Benutzer ausgegeben, Referenzen oder Barcodes zur Dokumentenkennzeichnung können automatisch hinzugefügt werden, Interviewantworten können gespeichert und zur Erstellung weiterer Dokumente wiederverwendet werden, und HotDocs kann in den Genehmigungsworkflow integriert werden, um sicherzustellen, dass jeder, der das Dokument überprüfen muss, dies problemlos tun kann.
Die Dokumentenkontrolle, die HotDocs bietet, wird auch von vielen Organisationen genutzt, um die Compliance zu verbessern und Risiken zu reduzieren. Änderungen an Gesetzen oder internen Richtlinien können sofort auf die Dokumentvorlage angewendet werden, um die Compliance sicherzustellen. Vorlagen können vorab veröffentlicht werden, sodass sie den Benutzern zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt werden – wodurch das Risiko ausgeschlossen wird, dass eine alte, fehlerhafte Version des Dokuments ausgegeben wird.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine ISO 9001-Zertifizierung anstrebt oder einfach nur den Prozess der Dokumentenerstellung verbessern möchte, bietet die Verwendung von HotDocs zur Erstellung von Dokumenten eine weitaus größere Kontrolle als herkömmliche Methoden und beschleunigt gleichzeitig den Prozess, wodurch Zeit und somit Geld gespart wird.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Dokumentenautomatisierungssoftware HotDocs Ihrem Unternehmen helfen kann, die Dokumentenkontrolle zu verbessern, vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
