La création et l'émission de documents font partie intégrante de toute organisation ; des contrats avec des clients, des propositions de vente, des documents financiers, des contrats de travail, des rapports internes et d'innombrables autres documents sont préparés et envoyés chaque jour. Mais comment s'assurer que le contenu de ces documents est exact ? Comment contrôler le processus de création des documents ?
Pour les entreprises qui cherchent à atteindre le niveau ISO 9001, le contrôle des documents est une exigence clé. Cependant, toute organisation peut appliquer les principes du contrôle des documents afin d'accroître son efficacité.
Dans la norme ISO 9001, l'un des processus requis est la procédure de maîtrise des documents, qui spécifie les contrôles nécessaires pour obtenir l'accréditation. Il s'agit notamment de l'approbation, de l'examen, des révisions, du contrôle des versions, de la lisibilité, de la qualité et de la distribution des documents.
L'utilisation d'une solution d'automatisation des documents telle que HotDocs répond à de nombreuses exigences de la norme ISO 9001 décrites ci-dessus. La création de premiers projets de documents à partir de l'entretien intelligent fourni par HotDocs offre une plus grande précision et réduit considérablement le temps nécessaire à la révision et à l'approbation. L'utilisation de modèles HotDocs pour la production de documents garantit que le contenu est précis et correctement formaté, et permet de contrôler la langue et la lisibilité du contenu. La qualité des documents est améliorée et le contrôle des versions est intégré à l'interface utilisateur, ce qui garantit que le modèle le plus récent est utilisé pour produire le document, tout en conservant un enregistrement des versions précédentes.
La mise en œuvre d'une solution d'automatisation des documents HotDocs est simple. Une fois que vous disposez du logiciel - soit sur site, soit dans le nuage, soit comme un hybride des deux - les experts en la matière pour vos documents transforment simplement les documents fréquemment utilisés en modèles dynamiques HotDocs en transformant les éléments de contenu modifiables en balisage HotDocs. Le modèle est alors accessible au personnel qui crée et publie les documents et un nouveau document personnalisé est produit en quelques secondes en remplissant un entretien HotDocs. HotDocs peut également extraire des données de toute autre application commerciale, telle qu'un système de gestion de la relation client ou une base de données d'entreprise, afin de compléter automatiquement les champs nécessaires au document final.
Le contrôle des documents est possible à chaque étape du processus. Les autorisations peuvent être définies de manière à ce que seul un groupe d'utilisateurs sélectionnés puisse accéder au modèle, les mises à jour des documents sont effectuées de manière centralisée et transmises automatiquement aux utilisateurs, des références ou des codes-barres pour l'identification des documents peuvent être ajoutés automatiquement, les réponses aux entretiens peuvent être stockées et réutilisées pour créer des documents supplémentaires et HotDocs peut être intégré au flux de travail d'approbation pour s'assurer que toutes les personnes qui ont besoin de vérifier le document peuvent le faire facilement.
Le contrôle des documents assuré par HotDocs est également utilisé par de nombreuses organisations pour améliorer la conformité et réduire les risques. Les modifications apportées à la législation ou à la politique interne peuvent être appliquées instantanément au modèle de document afin de garantir la conformité et les modèles peuvent être publiés à l'avance de sorte qu'ils apparaissent aux utilisateurs à la date requise, ce qui élimine le risque de publier une version ancienne et incorrecte du document.
Que votre organisation vise l'accréditation ISO 9001 ou qu'elle souhaite simplement améliorer le processus de création de documents, l'utilisation de HotDocs pour produire de la documentation offre un contrôle bien plus important que les méthodes traditionnelles, tout en accélérant le processus pour gagner du temps et, par conséquent, de l'argent.
Pour en savoir plus sur la façon dont le logiciel d'automatisation des documents HotDocs peut aider votre organisation à améliorer le contrôle des documents, planifiez une démonstration de 30 minutes.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
