Cómo la automatización del flujo de trabajo aceleró los procesos de Family Building Society, Parte 3

Taller de dos días

¿La siguiente etapa? Un taller de dos días celebrado in situ en la Sociedad. El primer día se dedicó a identificar los elementos iniciales que deben crearse antes de que un usuario pueda empezar a trabajar en cualquier funcionalidad de automatización. Esto incluía la creación de objetos básicos, como particiones, que uno necesitaría para automatizar un proceso.

Tras esta parte del taller, empezaron a profundizar en el proceso real de amortización de hipotecas. Los participantes en el taller, con la orientación de Mitratech, empezaron a partir de una lista de comprobación paso a paso.

"Empezamos creando un formulario electrónico en la automatización del flujo de trabajo de Datastore con todos los campos necesarios para la lista de comprobación", dijo Ben Motteram, Director de Servicios al Cliente de Mitratech. "El equipo de Mitratech creó sólo unos pocos campos en el formulario para mostrarles cómo se hacía". A continuación, el equipo de Family Building Society empezó a desarrollar el formulario. Era una forma de formar al equipo al tiempo que se creaban los flujos de trabajo reales que emplearían.

¿Los resultados?

El equipo de Family Building Society se seleccionó estratégicamente para representar una amplia gama de competencias y experiencia. Dan Condon, Director de Transformación Empresarial de Family Building Society, afirmó que "elegimos una mezcla tan amplia de personas para ver qué tipo de conocimientos de programación podrían ser necesarios para esto."

Lo que encontraron les sorprendió. "Todo el mundo se familiarizó con la automatización del flujo de trabajo de DataStore en uno o dos días. Es muy intuitivo y no requiere formación", afirma.

Al final del taller de dos días, Family Building Society había creado una integración en su sistema bancario, un sencillo formulario en línea que podían ampliar a su gusto y un proceso básico de principio a fin por el que podía fluir el formulario. En esencia, disponían de los elementos básicos para crear sus propios flujos de trabajo.

En la actualidad, la Sociedad está creando y perfeccionando un flujo de trabajo capaz de acortar el proceso de devolución al cliente de la cifra de amortización de una hipoteca en más de un 95%, de dos o tres días a sólo dos horas. a sólo dos horasEn otras palabras.

"Estas cifras son tan grandes que pueden resultar difíciles de creer", dijo Dan Condon. "Pero estoy convencido de que, con la ayuda de Mitratech, ese objetivo es alcanzable".

Más que un único proceso

En el caso de Family Building Society, nunca se trató de crear un único flujo de trabajo para sustituir un único proceso. Por el contrario, era el primer paso para transformar su forma de hacer negocios en general. "Queríamos elegir un único proceso, realizar una prueba piloto y utilizar los resultados para demostrar que era posible", explica Dan Condon. Ese es el objetivo clave de la automatización de este primer proceso; una vez hecho, el siguiente, y el siguiente después de ese, sería aún más fácil.

Ben Motteram dice que "con la finalización de ese primer proceso, tendrán colas de trabajo genéricas y notificaciones genéricas que podrán reutilizar, así como una biblioteca de objetos".

El primer paso hacia un futuro sin papeles (pero centrado en las personas)

¿Automatizar el proceso de amortización de hipotecas? Esa es sólo la primera fase de un plan a más largo plazo que tiene previsto la Family Building Society. "Vamos a automatizar el proceso de solicitud de préstamos y a prescindir por completo del papel", explica Dan Condon. Ahora mismo, el proceso de solicitud de un préstamo puede superar las 100 páginas. "Introducir todo ese papel y esa información en DataStore es un trabajo ingente, pero las ventajas son enormes", añade.

En última instancia, sin embargo, Family Building Society pretende transformar por completo el back office, automatizando tantas tareas como sea posible. El potencial para reducir los acuerdos de nivel de servicio y cambiar por completo su forma de hacer negocios es enorme, lo que les permitirá estar en igualdad de condiciones con los grandes bancos.

Pero una cosa es la automatización no es no es Reducir el número de empleados o ETC. "Tenemos que hacer más con el mismo número de personas, y los flujos de trabajo sin papel nos permiten hacer precisamente eso", subraya Dan Condon. "Lo que la automatización significa para nosotros es menos tiempo en la parte administrativa y más tiempo en el toque humano, el elemento por el que somos conocidos".

Para leer la Parte 1 de esta serie, mire aquí. Para leer la Parte 2, vaya aquí.