La automatización de los flujos de trabajo puede resolver graves problemas de comunicación, colaboración, costes y eficacia en toda la organización.
¿Un área en la que destaca? En la automatización de las compras.
Según el Boletín de Contratación Pública¿cuáles son los cinco obstáculos más difíciles para los profesionales de la contratación?
Falta de comunicación interna, que conduce a una escasa colaboración entre los compradores y el resto de la organización.
Bloqueo de la comunicación externa entre compradores y vendedores/proveedores, lo que genera ineficacia y errores.
Control de costes, para que los compradores gasten mal y el propio proceso de contratación sea ineficaz.
Enfoque inadecuado, ya que los responsables de compras no están en sintonía con las operaciones, lo que hace que se pierdan oportunidades, aumenten los costes, etc.
No se racionaliza el proceso, ya que las compras no se integran en la estrategia corporativa y pierden la oportunidad de convertirse en un actor clave en la gestión de la demanda.
Ordenar el trastorno
¿Qué tienen en común estos cinco obstáculos? Todos tienen que ver con el desorden y la desorganización, lo que hace poco llamamos el problema de la "transparencia interior y exterior."
Los equipos de adquisiciones no sólo deben centrarse en trabajar con sus proveedores para evitar ineficiencias y errores, sino que también deben ser transparentes con sus propias organizaciones, por no hablar de las internas de su equipo. Cada punto de comunicación, sin un proceso racionalizado y en última instancia automatizado, se convierte en una oportunidad para cometer errores.
Si se aplica correctamente, con el software adecuado, la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a resolver cada uno de estos problemas.
Un flujo de trabajo de automatización de compras bien diseñado impulsará una mejor comunicación y colaboración entre todos los participantes y partes interesadas en el proceso de compra.
Las personas que realicen solicitudes de adquisición/abastecimiento enviarán información precisa mediante formularios en línea inteligentes, que luego se pueden enrutar perfectamente para su revisión y aprobación en el momento oportuno; también se puede incluir a los proveedores en el proceso, de modo que todo el mundo acceda y colabore en una tarea común, acelerando la ejecución al tiempo que se reducen los errores y los costes.
Este es un caso de uso real en el que uno de nuestros automatización de flujos de trabajo TAP diseñó y publicó un proceso de adquisición más rápido y ágil.
Un proceso de contratación más inteligente y ágil
Mediante formularios en línea inteligentes y autoguiados, los empleados pueden iniciar el proceso de adquisición sin los trámites tradicionales de una RFX en papel. En su lugar, el formulario digital que utilizan extrae automáticamente información sobre el proveedor si ya está en la base de datos, determina las personas adecuadas a las que enviar el formulario para su revisión (alguien del departamento jurídico o financiero, por ejemplo) y lo dirige automáticamente a los participantes en el proceso.
Los recordatorios automáticos mantienen a las personas involucradas en el flujo de trabajo, de modo que las solicitudes se revisan rápidamente y se envían a la siguiente persona de la cola. ¿Si alguien se retrasa demasiado en la revisión de una solicitud? Se puede avisar a su supervisor. Dado que todas las solicitudes se pueden ver de forma centralizada desde un único panel de control, los gestores saben lo que se ha solicitado y el progreso de cada flujo de trabajo de aprovisionamiento.
