Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann schwerwiegende Probleme in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Kosten und Effizienz in der gesamten Organisation lösen.
Ein Bereich, in dem sie sich auszeichnet? In der Automatisierung der Beschaffung.
Gemäß dem Beschaffungsbulletinwas sind die fünf schwierigsten Hindernisse für Beschaffungsfachleute?
Mangelnde interne Kommunikation, die zu einer schlechten Zusammenarbeit zwischen den Einkäufern und dem Rest des Unternehmens führt.
Externe Kommunikationsblockaden zwischen Einkäufern und Verkäufern/Lieferanten, die zu Ineffizienz und Fehlern führen.
Kostenkontrolle, damit die Einkäufer ihre Ausgaben nicht verschwenden und der Beschaffungsprozess selbst ineffizient ist.
Unzureichender Fokus, da die Beschaffer nicht mit den Abläufen im Einklang stehen, was zu verpassten Chancen, höheren Kosten und mehr führt.
Versäumnis, den Prozess zu rationalisieren, da die Beschaffung nicht in die Unternehmensstrategie integriert wird und es verpasst, ein wichtiger Akteur im Nachfragemanagement zu werden.
Bestellung der Störung
Was haben diese fünf Hindernisse gemeinsam? Sie haben alle mit Unordnung und Desorganisation zu tun - was wir kürzlich als das Problem der "inneren und äußeren Transparenz."
Beschaffungsteams müssen sich nicht nur auf die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten konzentrieren, um Ineffizienzen und Fehler zu vermeiden, sondern sie müssen auch gegenüber ihren eigenen Organisationen transparent sein, ganz zu schweigen von der internen Kommunikation innerhalb ihres Teams. Ohne einen rationalisierten und letztlich automatisierten Prozess im Schlepptau wird jeder Kommunikationspunkt zu einer Gelegenheit für Fehler.
Richtig implementiert und mit der richtigen Software ausgestattet, kann die Workflow-Automatisierung dazu beitragen, jedes dieser Probleme zu lösen.
Ein gut durchdachter Workflow zur Automatisierung der Beschaffung fördert eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen am Beschaffungsprozess Beteiligten und Interessengruppen.
Diejenigen, die Beschaffungs-/Beschaffungsanfragen stellen, übermitteln präzise Informationen über intelligente Online-Formulare, die dann zur Überprüfung und Genehmigung rechtzeitig weitergeleitet werden können; auch die Lieferanten können in den Prozess eingebunden werden, so dass alle auf eine gemeinsame Aufgabe zugreifen und zusammenarbeiten können, was die Ausführung beschleunigt und gleichzeitig Fehler und Kosten reduziert.
Hier ist ein aktueller Anwendungsfall, bei dem eine unserer TAP-Workflow-Automatisierung Kunden einen schnelleren und effizienteren Beschaffungsprozess entwickelt und veröffentlicht hat.
Ein intelligenterer, strafferer Beschaffungsprozess
Mit intelligenten, selbsterklärenden Online-Formularen können die Mitarbeiter den Beschaffungsprozess einleiten ohne den Beschaffungsprozess einzuleiten, ohne dass sie sich durch eine papiergestützte Ausschreibung quälen müssen. Stattdessen zieht das digitale Formular, das sie verwenden, automatisch Informationen über den Lieferanten, wenn dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist, bestimmt die richtigen Personen, an die das Formular zur Überprüfung weitergeleitet werden soll (z. B. jemanden in der Rechtsabteilung oder der Finanzabteilung), und leitet es automatisch an diese Prozessbeteiligten weiter.
Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter in den Arbeitsablauf eingebunden sind, so dass die Anfragen umgehend geprüft und an die nächste Person in der Warteschlange weitergeleitet werden. Wenn jemand mit der Prüfung einer Anfrage zu spät dran ist? Der Vorgesetzte kann benachrichtigt werden. Da alle Anfragen zentral über ein einziges Dashboard einsehbar sind, wissen die Manager, was angefordert wurde und wie weit die einzelnen Beschaffungsprozesse fortgeschritten sind.
