L'automatisation des flux de travail peut résoudre de graves problèmes de communication, de collaboration, de coûts et d'efficacité dans l'ensemble de l'organisation.
Un domaine où elle excelle ? L'automatisation des achats.
Selon le Bulletin des marchés publicsquels sont les cinq obstacles les plus difficiles à surmonter pour les professionnels de l'approvisionnement ?
Manque de communication interne, entraînant une mauvaise collaboration entre les acheteurs et le reste de l'organisation.
Blocage de la communication externe entre les acheteurs et les vendeurs/fournisseurs, ce qui est source d'inefficacité et d'erreurs.
Contrôle des coûts : les acheteurs dépensent sans compter et le processus d'achat lui-même est inefficace.
Une mauvaise focalisation car les acheteurs ne sont pas en phase avec les opérations, ce qui conduit à des opportunités manquées, à des coûts accrus, etc.
L'incapacité à rationaliser le processus, car les achats ne s'intègrent pas dans la stratégie de l'entreprise et ne deviennent pas un acteur clé de la gestion de la demande.
Commander le trouble
Quel est le point commun entre ces cinq obstacles ? Ils sont tous liés au désordre et à la désorganisation - ce que nous avons récemment appelé le problème de la "transparence intérieure et extérieure".transparence intérieure et extérieure."
Les équipes chargées des achats doivent non seulement travailler avec leurs fournisseurs pour éviter les inefficacités et les erreurs, mais elles doivent également faire preuve de transparence avec leur propre organisation, sans parler de leur équipe interne. Chaque point de communication, sans un processus rationalisé et finalement automatisé, devient une opportunité d'erreur.
Correctement mise en œuvre, à l'aide du bon logiciel, l'automatisation du flux de travail peut contribuer à résoudre chacun de ces problèmes.
Un processus d'automatisation des achats bien conçu permettra d'améliorer la communication et la collaboration entre tous les participants et toutes les parties prenantes au processus d'achat.
Les fournisseurs peuvent également être intégrés au processus, de sorte que tout le monde accède et collabore à une tâche commune, ce qui accélère l'exécution tout en réduisant les erreurs et les coûts.
Voici un cas d'utilisation réel où l'une de nos équipes de TAP Workflow Automation a conçu et publié un processus d'approvisionnement plus rapide et plus rationnel.
Un processus de passation de marchés plus intelligent et plus rationnel
Grâce à des formulaires en ligne intelligents et autoguidés, les employés peuvent lancer le processus de passation de marchés sans sans passer par un appel d'offres sur papier. Le formulaire numérique qu'ils utilisent récupère automatiquement des informations sur le fournisseur s'il figure déjà dans la base de données, détermine les personnes à qui le formulaire doit être transmis pour examen (un membre du service juridique ou financier, par exemple) et le transmet automatiquement à ces participants au processus.
Des rappels automatisés maintiennent les personnes impliquées dans le flux de travail, de sorte que les demandes sont rapidement examinées et envoyées à la personne suivante dans la file d'attente. Si quelqu'un est trop en retard dans l'examen d'une demande ? Son supérieur hiérarchique peut être alerté. Comme toutes les demandes sont consultables de manière centralisée à partir d'un tableau de bord unique, les responsables savent ce qui a été demandé et connaissent l'état d'avancement de chaque flux de travail d'approvisionnement.
