Flujo de trabajo de la semana: Agilizar la revisión y aprobación de conferencias

Aproveche la automatización del flujo de trabajo para simplificar el proceso de revisión de conferencias y finalizar la agenda de eventos de su organización.

Hay mucho que esperar ahora que por fin volvemos a los eventos presenciales. Las conferencias, como la Conferencia Anual de Usuarios de Mitratech, sonuna gran oportunidad para conocer las últimas tendencias de su sector, obtener consejos y trucos para optimizar las plataformas que ya utiliza y establecer contactos con expertos del sector. Pero el proceso para asistir a conferencias no siempre es sencillo: ¿cómo mantenerse dentro del presupuesto, obtener las aprobaciones adecuadas y poner en marcha el proceso de planificación?

Los procesos de aprobación de conferencias no siempre están estandarizados en todos los departamentos, e incluso cuando lo están, sin regulación, las revisiones pueden resultar demasiado ad hoc o subjetivas. Además de tener en cuenta los costes de las conferencias y el número total de conferencias a las que ha asistido el solicitante hasta la fecha, el proceso de selección también debe explorar: 

• Intenciones - ¿Va a asistir a la conferencia algún miembro de su equipo para aprender a sacar partido de su producto, adquirir conocimientos sobre nuevas funciones o informarse sobre las últimas tendencias para asegurarse de que su departamento se mantiene a la vanguardia? Conocer los objetivos clave de su organización para la conferencia es imprescindible para determinar si se trata o no de una inversión estratégica. 
• Oportunidades y preparación:¿tiene entrevistas con clientes o proveedores que se ajusten a la audiencia de esta conferencia? ¿Le han pedido que presente una ponencia sobre sus logros recientes? 

Antes de dar el visto bueno o el no a los posibles asistentes, el proceso de revisión debe dar cabida a todo tipo de información cambiante y nebulosa. Por ejemplo, la aprobación del presupuesto del departamento para la asistencia a la conferencia a veces se ve agravada y complicada por la obtención de las aprobaciones necesarias para las entrevistas o la participación en el liderazgo de pensamiento. La aprobación adicional de contenidos es siempre una buena idea cuando los asistentes planean compartir sus propias historias en un escenario para garantizar que las charlas de los participantes no filtren información competitiva o revelen información sensible. Al fin y al cabo, lo que ocurre en una conferencia no se queda necesariamente en la conferencia, aunque sea en Las Vegas. 

Aunque parece mucha información para que los gestores la manejen por sí solos, la automatización del flujo de trabajo simplifica el proceso al tiempo que reduce la posibilidad de error. Al crear un flujo de trabajo que tenga en cuenta toda la información sobre la función, el coste, la ubicación y el objetivo de la conferencia, las aprobaciones pueden automatizarse para los casos obvios y seguir caminos adicionales para los "quizás".

Aquellos que esperan hablar en una conferencia, por ejemplo, pueden ser dirigidos a un flujo de trabajo que carga automáticamente sus presentaciones de liderazgo de pensamiento al equipo interno de Marketing para su revisión y diseño gráfico. Mientras tanto, aquellos con una visión de networking son dirigidos a un flujo de trabajo que recoge sus objetivos específicos para reuniones y nuevos contactos. Después de la conferencia, pueden establecerse recordatorios automáticos para garantizar que se hace un buen uso de estos objetivos. 

La automatización de flujos de trabajo es una forma excelente de garantizar que asistan a las conferencias las personas adecuadas y que su participación se desarrolle sin problemas. Los flujos de trabajo más complejos pueden incluso activar recordatorios adicionales para garantizar que el sistema interno de la empresa gestione los gastos relacionados de forma rápida y eficaz, incluidos los recordatorios pertinentes para los gastos de hotel y avión. 

La revisión de conferencias implica muchas partes móviles, pero con la automatización del flujo de trabajo, estas partes pueden incorporarse a un marco más amplio que dé prioridad a los objetivos de la empresa y el departamento. 

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