Nutzen Sie die Workflow-Automatisierung, um den Prozess der Konferenzüberprüfung zu vereinfachen und die Veranstaltungsagenda Ihrer Organisation zu finalisieren.
Es gibt viel, worauf wir uns freuen können, wenn wir endlich wieder zu persönlichen Veranstaltungen gehen. Konferenzen - wie die jährliche Anwenderkonferenz von Mitratech - sind einegroßartige Gelegenheit, sich über die neuesten Trends in Ihrer Branche zu informieren, Tipps und Tricks zur Optimierung der von Ihnen bereits genutzten Plattformen zu erhalten und sich mit Branchenexperten auszutauschen. Aber die Teilnahme an Konferenzen ist nicht immer einfach - wie können Sie Ihr Budget einhalten, die richtigen Genehmigungen einholen und den Planungsprozess in Gang bringen?
Was sollte bei der Prüfung und Auswahl von Konferenzen berücksichtigt werden?
Die Verfahren zur Genehmigung von Konferenzen sind nicht immer abteilungsübergreifend standardisiert, und selbst wenn dies der Fall ist, können die Prüfungen ohne Regelung zu ad hoc oder subjektiv werden. Neben den Konferenzkosten und der Gesamtzahl der Konferenzen, an denen der Antragsteller bisher teilgenommen hat, muss das Auswahlverfahren auch untersuchen:
- Absichten - Nimmt Ihr Teammitglied an der Konferenz teil, um zu lernen, wie Sie Ihr Produkt nutzen können, um Fachwissen über neue Funktionen zu erwerben oder um die neuesten Trends zu erfahren, damit Ihre Abteilung auf dem neuesten Stand bleibt? Die Kenntnis der Hauptziele Ihres Unternehmens für die Konferenz ist ein Muss, um zu entscheiden, ob es sich um eine strategische Investition handelt oder nicht.
- Gelegenheiten und Vorbereitung -Haben Sie Kunden- oder Lieferantengespräche, die auf das Publikum dieser Konferenz abgestimmt sind? Wurden Sie gebeten, einen Vortrag über Ihre jüngsten Erfolge zu halten?
Bevor ein potenzieller Teilnehmer sein Ja oder Nein geben kann, muss der Überprüfungsprozess alle Arten von wechselnden, nebulösen Informationen berücksichtigen. So wird beispielsweise die Genehmigung des Abteilungsbudgets für die Konferenzteilnahme manchmal dadurch erschwert und verkompliziert, dass die erforderlichen Genehmigungen für Interviews oder die Teilnahme von Vordenkern eingeholt werden müssen. Eine zusätzliche Genehmigung von Inhalten ist immer dann sinnvoll, wenn Teilnehmer planen, ihre eigenen Geschichten auf einer Bühne vorzutragen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer in ihren Vorträgen keine Wettbewerbsinformationen preisgeben oder sensible Informationen preisgeben. Denn was auf einer Konferenz passiert, muss nicht unbedingt auf der Konferenz bleiben - selbst wenn sie in Las Vegas stattfindet.
Rationalisierung der Konferenzüberprüfung durch Automatisierung des Arbeitsablaufs
Auch wenn dies für Manager eine Menge an Informationen zu sein scheint, die sie allein bewältigen müssen, vereinfacht die Workflow-Automatisierung den Prozess und verringert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Durch die Erstellung eines Workflows, der alle Informationen über die Rolle, die Kosten, den Ort und den Zweck der Konferenz enthält, können Genehmigungen für die "No-Brainers" automatisiert werden und für die "Maybe's" zusätzliche Wege beschritten werden.
Diejenigen, die auf einer Konferenz einen Vortrag halten möchten, können beispielsweise zu einem Workflow weitergeleitet werden, der ihre Thought-Leadership-Decks automatisch zur Überprüfung und grafischen Gestaltung an das interne Marketingteam hochlädt. Diejenigen, die Kontakte knüpfen möchten, werden an einen Workflow weitergeleitet, der ihre spezifischen Ziele für Meetings und neue Kontakte erfasst. Nach der Konferenz können dann automatische Erinnerungen eingestellt werden, um sicherzustellen, dass diese Ziele auch wirklich umgesetzt werden.
Die Workflow-Automatisierung ist ein hervorragendes Mittel, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen an Konferenzen teilnehmen und dass ihre Teilnahme reibungslos verläuft. Komplexere Workflows können sogar zusätzliche Erinnerungen auslösen, um sicherzustellen, dass die damit verbundenen Ausgaben schnell und effizient über das interne System des Unternehmens abgewickelt werden, einschließlich entsprechender Erinnerungen für Hotel- und Flugkosten.
Die Überprüfung von Konferenzen umfasst viele sich bewegende Teile, aber mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen können diese Teile in einen größeren Rahmen integriert werden, der die Ziele des Unternehmens und der Abteilung priorisiert.
